军工科研院所电子档案管理系统中档案利用模块设计的思考

摘 要：电子档案管理系统的使用是当下档案管理发展的必然趋势，电子文件的管理是一项全新的系统性工作，需要可操作性的文件去指导建设，本文简要介绍军工科研院所电子档案管理系统中档案利用模块建设的大致思路，以及档案利用所涉及的几种利用方式下台账元数据的设计和意义。

关键词：电子档案管理系统;档案利用;元数据;设计;意义

随着信息化水平的不断发展，企业的档案更多以电子文件的形式流转于各部门之间，有价值的电子文件可能无法得到及时归档，会导致企业失去重要的档案资源。为保证有价值的档案得到安全的保管并能随时提供利用，实现文件到档案的全过程控制，保障档案的系统性、完整性和真实性，需要精心设计一个安全可靠的电子档案管理系统。其中，档案利用模块是系统的最终目的，也是体现档案价值的主要手段，以下将介绍档案利用模块在系统中是如何实现的。

一、档案利用模块的初步建立

企业档案一般包括文书档案、科技档案、基建档案、设备档案、合同档案、知识产权档案、科技成果档案、声像档案和管理类档案等类型，各企业可以根据实际情况将档案进行分类，以多维度的检索方式提供利用，比如：按檔案类别、项目令号等进行检索。用超链接呈现在档案利用的检索栏中，使档案的使用者可以快速定位需要使用的档案，不用在总览中盲目搜索，节省时间成本，在某一类型中检索也有利于系统不易出现卡死的现象。

档案的利用方式主要包括借阅和制作，档案的使用者在检索界面中勾选需要的档案后点击选择的利用方式启动流程，使其在系统的同一界面完成档案利用流程的启动，不用多余的操作和等待，更为方便快捷。步骤如图1。

二、档案利用开放的接口

档案利用检索栏中各类型档案的归档数据可以直接录入电子档案管理系统，已有归档文件管理系统的也可以让厂家将其与电子档案管理系统做接口，把归档数据同步至电子档案管理系统。同理，电子档案管理系统需要与OA系统做接口，使档案利用的详细信息直接带入OA流程中，让审批者一目了然。

三、档案利用台账元数据的设计和意义

1.档案制作台账

（1）元数据的设计

为确保档案的完整性、可靠性和真实性，便于档案的统计、整理，以及任务流程结束后及时闭环，需建立档案制作的详细台账，元数据的设计尤为关键。根据本单位的实际情况，元数据设计思考如下：

表单号：给每一个流程赋予唯一的编号，以防档案丢失，可在此元数据上做超链接直接链接到OA流程，便于及时跟踪制作进程;

制作方式：复印、打印、晒蓝图、电子文件下载和刻盘;

去向及用途：评审、投产、定型鉴定、审价审计、军检、招标、投标、外发、部门内部使用、档案组卷和其它;

申请人：本着“谁使用、谁负责”的原则，设定申请人即为流程发起人;

档案类别：合同、技术文件、设备文件、基建文件、管理文件、公文、知识产权和其它;

签收人和签收日期：为防止档案资料被他人误领，故设定前往档案室取走档案的人和日期。

除上述元数据，还包括申请部门、制作人、项目名称、工作令号、总份数、总页数、涉密份数、涉密页数、申请日期、要求完成日期和申请状态。

（2）元数据设计的意义

第一，档案员可随时查看制作流程所处节点，便于管理。档案员可随时审查电子档案利用的审批、密级、内容等是否符合要求，且不易丢失档案，可及时督促节点办理人员完成制作，不会产生流程滞留，提高了工作效率;

第二，有利于档案利用者跟踪制作进度。若流程已被退回，则将出错退回的流程及时进行修改，若出现某个制作节点滞留时间过长，则及时与节点办理人员沟通解决问题，避免工作的耽误;

第三，便于档案数据的统计和分析。可根据制作方式、档案类别、制作部门、分管档案员、密级等多维度来统计数据，做数据之间的比较和计算，是各类工作开展的有效数据支撑和来源;

第四，有效的保证了档案利用的安全和保密。台账内设计了唯一的表单号且有一定的规律性，一旦出现缺号、跳号，可以及时发现;台账内每一条记录都可链接至流程，便于查看流程状态，打开流程可以跟踪涉密文件的销毁情况，便于保密自查;台账中将涉密文件的份数和页数单独统计，可以利用各流程中其他元数据的联系多维度的管理涉密人员、涉密范围等，提高保密管理效率，错误率也会大大降低。

建立一张详细的档案制作台账，使得档案利用模块的元数据覆盖较为全面，不管从哪一个维度查询，都能快速获得数据，不仅利于档案管理工作的统计和分析，还使档案利用的每一个环节得到检查和监督，提高了档案的安全性和保密性，同时也可成为工作考核的一个衡量标准。

2.档案借阅台账

（1）元数据的设计

对于科研院所而言，特别是科技档案，是单位重要的研究成果。为确保档案的安全和可靠，需规范档案使用人的借阅，督促其按时归还档案，应建立一个较为完备的档案借阅台账，根据本单位的实际情况，元数据设计思考如下：

表单号：形式类似于档案制作台账中“表单号”的设计，为加以区别，编号组成规则为：年份-借阅-流水号;

借出日期、归还日期：借阅时间的衡量标准，两个日期相减为档案使用人实际借阅天数，系统中可以规定最大借阅天数，一旦超过时间，系统可以自动发信息提醒借阅人及时归还;

借阅份数：用以统计每一个任务流程借阅文件数量，归还时便于核对检查;

档案类别：此元数据设计与档案制作台账相同;

借阅状态：为方便查看借阅档案的状态，无需打开流程即可跟踪借阅档案的进度，具体包括在借、续借、注销等状态。

除上述元数据，还包括申请部门、借阅人、借出人和注销人等。

（2）元数据设计的意义

第一，设计的元数据使得借阅信息较为完备、明确，不管是借阅人还是档案员，都可以很快找到有效信息，确认档案借阅状态，便于搜索和核查;

第二，日期的设计便于追溯历史借阅情况和归还时间，对问题的追踪有很大帮助;有利于后续系统“超期提醒”功能的设置，提示借阅人及时归还，大大降低了档案遗失的可能性;

第三，便于档案年报等信息的统计和分析，可提供各类型档案借阅的数量，分析档案借阅的规律，对往后的档案管理工作改进具有积极的启示;

第四，有助于档案的安全和保密的检查，可随时查看借阅流程闭环情况，使每一份档案、每一个环节都在控制范围之内，直接定位责任人，保证了档案的安全可靠。

四、结语

当前信息化建设的大环境下，电子档案管理系统的建设是企业档案工作的重要任务，系统的建成不仅有利于降低企业经营成本，且有助于提高全员工作效率。档案利用模块除了整体框架和元数据的实现，还有统计、查询等功能细节的优化设计需要不断去学习、探索。通过后续初步的试用测试，将继续对各项功能进行调整和完善。对于档案工作者而言，应不断学习档案信息化建设知识，研读国家档案局出台的各项相关法规，结合单位实际，设计出一套“量身定制”的电子档案管理系统。

参考文献：

[1]聂丹萍.大数据时代企业档案信息化建设研究[J].城建档案，2018

[2]孙锡铭.浅析信息化建设项目中的档案管理系统建设[J].中国管理信息化，2018

（作者单位：中国电子科技集团公司第二十八研究所）

作者简介：王震亚，业务分工：档案管理，研究方向：电子档案管理、数字档案馆建设研究。