交通设计企业档案信息化建设的思考与展望

吴珊 王敏

摘 要：随着我国现代化建设进程的不断深入推进，我国的交通体系也变得越来越复杂，如何有效的加强交通设计企业档案信息化管理，从而应对交通行业信息化以及数据化的发展要求成为了当前人们需要关注的热点问题之一。作为交通行业发展中的重要信息资源之一，交通档案的信息化程度不仅对我国交通事业的发展产生直接的影响，还对交通设计企业的可持续发展提供明确的发展建议。本文从当前我国交通设计企业档案开展信息化建设工作的重要性出发，论述了当前我国交通设计企业档案在开展信息化建设工作时存在的问题以及应对策略，希望能够在明确交通设计企业档案信息化建设思路的基础上，优化交通设计企业档案信息化管理模式。

关键词：交通设计企业;档案信息化建设;思考与展望

所谓的交通设计企业档案信息化指的是通过设立文字资源数据库的形式以数据化、信息化的方式记录交通体系中的与交通有关的数据信息资料。大数据时代的到来，使得档案管理的方式也发生相应的调整，为了能够满足日益庞大的交通体系，交通设计企业应当积极主动的开展业务档案数据信息库的建设工作，实现交通设计企业内部业务数据信息的输送以及共享，确保相关工作人员在开展交通设计方面的相关业务时能够通过该数据库来查找相关资料，甚至是轻松快捷地调用历史业务的相关资料，提升交通设计企业整体工作效率的同时，还能够充分的挖掘交通设计企业档案资源，提升档案信息资源的运用率。

一、当前我国交通设计企业档案开展信息化建设工作的重要性

1.有利于满足信息化社会对于交通设计企业发展的要求。交通设计企业档案信息化建设工作的开展不仅能够有利于满足信息化社会对于交通设计企业发展的要求，还能够提升档案科技水平，从而提升交通设计企业业务管理的整体工作质量。作为提高交通设计企业业务管理能力的主要手段之一，档案信息化建设工作能够帮助相关工作人员梳理交通设计企业相关的业务流程，确保交通设计企业业务管理能够顺利有序的开展，从而提升交通设计企业业务管理流程整体的工作效率。与交通设计企业信息化档案的形式相比，传统的交通设计企业的档案管理工作主要以纸质的形式来保存相关的交通设计资料，如果相关工作人员因为业务的需要而查找某些资料时，需要浪费大量的时间用于查找资料，从而降低整个业务工作的推进效率。借助于信息化档案的形式能够降低资料查找的难度，确保相关工作人员能够在短时间内以最快的效率查找到想要的资料，从而提升交通设计企业业务管理工作效率。

2.有利于实现交通设计企业档案管理方式改革工作的需求。交通设计企业档案信息化建设工作的开展有利于实现交通设计企业档案管理方式改革工作的需求，大幅度的提升交通设计企业档案管理的效率，实现交通设计企业档案管理模式的优化。随着我国交通系统的不断完善，交通设计企业档案更新的频率也变得越来越高，再加上交通档案类型的不断增加，如果采取了传统的档案管理方式，不仅会增加档案管理工作人员的工作压力，还会浪费大量的物力以及财力资源，无形中降低了交通设计企业市场竞争软实力。交通设计企业档案信息化建设工作不仅能够以最低的成本实现企业档案的有效归档，提升档案归档的正确性，还能够为交通设计企业业务的正常开展奠定工作基础。

3.有利于提升交通设计企业工作管理水平。作为交通设计企业工作开展过程中不可或缺的重要业务资料之一，交通设计企业档案具有十分重要的参考价值，交通设计企业档案不仅能够为相关工作人员优化交通设计提供资料的参考，还能够真实记录交通设计企业所提交的各项交通设计方案。交通设计企业档案信息化建设能够为工作人员在获取相关的业务资料信息时提供便利的查阅和储存方式，切实有效的提升了交通设计企业市场竞争软实力，扩大了交通设计企业在市场中的份额，实现交通设计企业的可持续发展。

二、当前我国交通设计企业档案在开展信息化建设工作时存在的问题

1.档案信息化建设进程推进缓慢。档案信息化建设进程情况与交通设计企业关于档案管理信息化建设重视程度有着直接的联系。一方面，作为辅助性的管理部门之一，档案管理部门长期处于管理边缘化的地位，虽然交通设计企业日常的业务工作开展对于相关业务档案资料的依赖程度较高，但是由于具体从事人员较少，使得交通设计企业档案整合的工作难以得到充分的推進，现有的专业型人才缺失，以至于交通设计企业档案信息化建设工作在开展过程中缺乏相应的技术支持，一人多岗的情况使得档案管理工作缺乏系统化思路。另一方面，大部分的档案相关工作人员对于交通设计企业档案信息化建设缺乏正确的认知，在日常的档案管理工作开展过程中无论是档案管理工作思路，还是档案管理工作模式仍然沿用传统的手段，限制了企业信息化档案作用的充分发挥。

2.交通设计企业档案信息化建设缺乏相应的设计思路。虽然我国信息化建设进程不断推进，但是在档案信息化建设方面仍处于发展的初级阶段，由于交通设计企业档案信息化建设缺乏相应的设计思路，使得专业技术人员配置方面存在诸多的问题，职责交叉以及分工模糊等问题难以采取有效的解决措施，降低了档案信息化建设工作的整体效率。与此同时，虽然一部分的档案资料已经实现了信息化，但是由于各个业务部门之间在使用以及管理的过程中出现了各自为政的情况，难以深度挖掘交通设计企业档案资料的内部数据信息，信息化技术应用较为表面，无法切实有效的提升交通设计企业档案管理水平。此外，交通设计企业在录入档案管理资料时由于所使用的格式不够规范，再加上全行业对于档案信息管理使用软件缺乏统一的标准，使得数据不兼容的问题频频发生，导致交通档案管理工作出现混乱的尴尬问题。

3.交通设计企业档案信息化建设专业人才缺乏。一方面，由于交通设计企业对于档案管理人才缺乏重视，普遍存在非科班出身的工作人员负责日常的档案管理工作，虽然交通设计企业在日常的管理工作中也意识到档案管理工作人员培训的重要性，但是由于受到一人多岗等问题的影响，使得档案管理工作人员长期面临着巨大的工作压力，难以有效的激发工作人员业务能力提升的意识。与此同时，有的档案管理工作人员认为档案管理部门就是“养老部门”，没必要提升自身的业务技能，使其无法及时跟上档案信息化建设工作的脚步。另一方面，由于交通设计企业档案信息化建设专业人才缺乏，特别是信息化技术水平较为突出的人才的缺失，使得档案资料信息化转换工作难以得到有效的推进。

三、当前我国交通设计企业档案开展信息化建设的策略

1.明确交通设计企业档案信息化建设具体途径。交通设计企业应当构建完善的交通档案管理信息化数据库，数据转换的过程中应当避免出现数据不兼容的问题。档案管理人员在进行业务数据归档工作的过程中对所用的电子文件进行分项检查，重点检查所采集的信息是否与纸质原件保持高度的一致，避免所收集数据信息的真实性以及完整性受到破坏。

2.明确交通设计企业档案信息化建设设计思路。首先，交通设计企业应当明确档案信息化建设设计思路，对于交通设计企业整体的业务流程进行全方面的分析，以此为基础整理现有的档案资料，从而明确档案信息化建设的需求。其次，为了能够深度的挖掘档案的内部价值，交通设计企业需要采取动态性的调整策略，积极主动的邀请相关专业的专家结合交通设计企业现有的业务开展情况以及档案信息化建设进程给予专业性的指导，从而优化档案信息化建设整体流程。最后，交通设计企业应当正确的认识到档案信息化建设工作的重要性，从而提升档案信息化建设工作的紧迫性，采取统一协调管理的模式开展专项工作，确保档案信息化进程中所面临的难题能够得到有效的解决。

3.加强交通设计企业档案信息化建设专业人才培养力度。首先，交通设计企业应当从招聘环节入手，结合行业内其他企业以及其他行业关于档案管理岗位的招聘要求，重新调整本单位的档案管理人才的招聘标准，在招聘时应当优先考虑具有计算机基础的人才，采取高待遇的方式，從而吸引优秀的人才。其次，交通设计企业需要结合企业档案信息化建设设计思路来制定完善的人才在职培训策略，虽然交通设计企业档案信息化建设工作的不断开展，使得档案管理业务知识的更新速度也随之提升，为了能够确保档案管理人员的信息化技术水平得到有效提升，要求档案管理人员加入到档案信息化建设工作中，以学带练，从而提升自身的专业技能。最后，为了摆脱档案管理部门就是“养老部门”的错误认知，交通设计企业应当建立合适的考核机制，将考核结果与薪酬等进行挂钩，有效地激励档案管理工作人员的工作积极性。

四、结束语

首先，交通设计企业应当明确交通设计企业档案信息化建设具体途径，构建完善的档案管理信息化数据库。其次，交通设计企业应当明确交通设计企业档案信息化建设设计思路，以此为基础整理现有的档案资料，从而明确档案信息化建设的需求。最后，交通设计企业应当加强企业档案信息化建设专业人才培养力度。

参考文献：

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[2]胡琼秀.交通建设项目档案管理信息化分析研究[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2017

[3]丛春妍.对交通档案管理信息化建设的重要性与途径探讨[J].城市建设理论研究（电子版），2017

[4]翁韶琼.浅析交通档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].福建建设科技，2017

（作者单位：贵州省交通规划勘察设计研究院股份有限公司）