信息化时代教学档案的价值及利用

摘 要：信息化时代，教学档案参考、凭证和传承价值得以拓展和延伸。本课题以教学档案的价值为出发点，探讨信息化时代教学档案利用的现状和问题，并从加强数字化资源建设、丰富教学档案利用方式、完善档案资源整合的角度提出教学档案利用的对策，以供同仁参考。

关键词：信息化;教学档案;价值;利用

教学档案是高校长期以来在教学实践、教学研究、教学管理等教学活动中积累和形成的真实记录，体现了高校教学活动的经验和智慧，对学校教学活动的开展具有多元化的价值。信息化时代，教学档案的收集、管理和利用方式都发生了巨大的变化，随着高校教学理念、档案管理理念的不断更新，教学档案的价值也得以在其传统的参考价值、凭证价值上不断延伸。

一、信息化时代教学档案的价值

1.参考价值。从管理层面来说，教学档案的参考价值主要体现在对教学活动及相关决策的借鉴方面。学校在针对教学制定或出台规章制度时，首先要做前期的调查和研究，以对过去和现在的教学情况进行全面的了解。教学档案作为各项教学活动的真实记录，有着详实的材料作为领导决策的直接来源。一方面能够提高调查研究的效率，直接提供参考。另一方面还能够针对不同时期的教学档案进行对比，发现各个阶段的经验教训，从而为领导的决策、教学计划的制定提供有力的参考。

从教学层面来说，教学档案又给专任教师提供了参考。教学档案体现了学校各个阶段的教学风格、教学特点、教学模式，能够为教师提供全面的参考。对新进教师来说，想要快速的提高教学水平、掌握学校教学特色，首先就要学习和参考教学档案。

此外，教学档案还是开展教学评估的重要参考依据。而且，数字化和信息化更易于管理者和教师对教学档案进行可视化分析，更能发挥其参考价值。

2.传承价值。教学档案是档案的一种，具备普遍性的档案功能，即文化传承功能。教学是学校的本职任务，可以说，自学校创立起，教学档案产生并保存下来。因此教学档案无论是在内容的丰富度上还是时间的跨度上都保持着较高的水准。在过去，教学档案通常是以文字的形式记录和保存学校的教学活动，这些档案资源具有传承的功能，体现了学校在各个历史阶段的教学经验和教学成就，是校园精神和校园文化的重要载体。校园文化一脉相承，教学档案的连续性是对校园文化的传承和延续。在信息化时代，教学档案的收集、保存和管理更加便利，数字档案的载体可分离性、网络传输性特点进一步延长了信息保存的时效和信息传播的效率。在信息化背景下，学校可以通过收集更多的教学档案来延续和传承丰富的校园文化，同时借助现代化的多媒体技术，加强校园文化氛围的营造，强化教学档案的传承价值。

3.凭证价值。教学档案的内容较为丰富，它既包括教师层面的教师业务档案，同时也包括了学生层面的学生档案。这些档案共同反映了不同主体的客观教学活动，具有凭证价值。从教师业务档案来看，教学档案记录了教师的教学内容、教学过程、教学成就、科研情况等等，这些都是教师教学能力的真实凭证。因此学校在进行教师职称评定、干部任免时会对教师教学档案进行调阅，将其作为凭证之一。而从学生的角度来说，教学档案反映了学生在校期间内的各项课程学习和考核的情況，而在教务管理中，学生学籍档案更是学生身份的真实凭证。与其他后期记录和收集的档案不同的是，学籍等原始性的档案资料在学生毕业、求职、深造活动中发挥着极其重要的凭证价值。在信息化时代，传输网络化和资源数字化让教学档案的服务与利用更加便利和丰富，一些学校已开发了在线学籍认证、成绩认证等教学档案服务新模式，这些都是教学档案凭证价值的体现。

二、教学档案利用现状及问题

1.对教学档案利用主体限制多，数字化资源建设不完善。档案本身就具备真实性和保密性的特点，特别是教学档案中还包含了学生的各种个人信息，因此在教学档案的利用上无法做到全面的开发，同时还要对使用的身份和目的进行限制。

当前，我国学校大部分档案馆会对查阅者的相关信息进行登记，一般包括登记使用人或单位的信息、利用目的、时间、内容等。这就一定程度上限制了档案使用人的积极性，而从利用主体的身份上来看，主要包括学校、学生、教职工、校外企事业单位和政府机关等等。可以看出，教学档案的利用主体较多，同时利用主体的年龄跨度、知识层次、行业都有所不同，对于档案利用服务方式、内容的需求都不同，这就给教学档案的利用提出了很高的要求。另一方面，由于利用的主体多，也需要有足够的档案资源予以支撑，但当前我国大多数学校档案信息资源整合力度较弱，很多教学档案尚未完成数字化，且数字化的标准、规范也不统一，一定程度上影响了教学档案的利用。

2.教学档案利用方式单一。信息化背景下教学档案的数字化、网络化趋势给其利用带来了多种便利，但从现有的教学档案利用形式来看，还大多聚焦于信息资源服务，没有充分发挥出教学档案的多重价值。这主要是两方面原因造成的：一是资源支撑不足。当前，受人力、资金、技术等多方面的原因，很多教学档案的利用无法开展。以学生个性化档案为例，在硬件上需要服务器配置、基础网络设施;软件上需要深度的内容分析、高效的管理软件、用户反馈系统、前端系统、后端系统等各个方面，这对于很多档案管理部门来说无法实现。大多数的档案管理部门仅能从现有的馆藏资源出发，开展较为基础的在线查询和数字展览服务，导致了档案服务与利用覆盖面窄，无法满足用户更广、更多的需求。

3.档案资源整合不足。一般情况下，教学档案是对教学相关档案的统称，从具体的内容上包括教学管理、教学实践、教学评估等多个方面，从对象上又包括学生、教师、教务管理部门等等。在内容上十分复杂，也给档案管理部门提出了较高的要求。因此，教学档案范围、种类、体量都十分庞大，而想要将这些有价值的信息利用起来，就需要对其进行有机整合。但目前我国大多数学校档案管理还较为分散，没有形成集中统一的管理，无专职人员。教学档案的上下流通部门还存在较为明显的信息壁垒，在教务相关活动产生的档案无法高效地与其他部门共享，学生、教师、教务管理几大主体缺乏有机的整合。同时，由于管理对象和档案收集对象的不同，对于教学档案的认识以及档案管理工作水平有着明显差异。档案收集与管理有待规范化、标准化。

三、信息化时代加强教学档案利用的途径

1.加强教学档案知识与政策宣传，完善数字化资源库建设。针对教学档案利用主体多元、数字化资源建设不完善的问题，首先学校档案和教务管理部门应借助信息化手段，通过多种方式、多元渠道开展教学档案宣传工作，以引起各利用主体的重视。做好教学档案价值宣传，针对教学档案参考、凭证、传承价值进行专门的宣传，一方面通过举办讲座、交流会、研讨会开展线下的知识普及工作;另一方面借助微博、微信等新媒体，在档案的门户网站和自有新媒体频道开设档案知识的宣传，尤其是在新媒体平台建设上，可以通过设置相关的关键字自动回复让用户主动地去了解档案的政策法规，同时还可以通过分类说明和知识问答等方式增强知识和政策宣传的趣味性。其次，针对过去的老旧档案开展数字化工作，通过扫描的方式将老旧资料进行电子化转换，延长其寿命，提高其利用率，实现数字化和纸质文档双轨制并行，以不断丰富数字化教学档案资源库，为档案利用提供支撑。

2.借助信息化手段，丰富教学档案利用方式。在教学档案数字化资源建设的基础上，档案管理部门应敢于突破自我，不断探索档案利用的新模式和新方法，为师生、社会提供丰富多元的档案利用服务。为了更好的发挥教学档案的参考价值和凭证价值：第一，要编制较为科学的信息化检索工具，包括档案全引目录、案卷目录等，以基本满足利用者的需求。第二，借助新媒体传播范围广、速度快、中心化的特点，开通在线咨询服务，进一步突破时空的限制，拓宽了档案利用的渠道，实现线上线下两轨并行的工作格局。第三，结合工作实际和教学档案资源的特点，從优化用户体验的角度丰富教学档案服务，除基础性的档案查询、档案调阅外，顺应教学档案需求多元化，开发个性服务、可视化服务等用户层面的教学档案信息服务，方便用户查看和调阅教学档案，更好地发挥教学档案的价值。

3.加强上下游沟通，整合教学档案资源。信息化背景下，教学档案的利用对学校各部门之间的协调合作提出了更高的要求。一方面，作为档案管理部门，应准确把握档案利用的趋势，了解档案利用者的需求，着力搭建系统化的服务平台，推动教学档案利用的协调发展。另一方面，教务管理部门也应提高认识，明确教学档案的多元价值，在资源上予以支持。针对档案信息资源整合不足的情况，首先应从学校的层面规范教学档案的收集与整理，分别从教师、学生和教务管理部门三个主体强化档案的收集工作，打通各个主体间的信息壁垒。其次，二级学院要加强各部门之间的配合。教务与学工处应共同开展教学档案的收集与管理工作，按照学校的要求整理汇编，以推动各学院教学档案的整齐划一，以完整的资源体系支撑教学档案利用的开发。

参考文献：

[1]吕滋建.高校教学档案管理信息化建设的探索与实践[J].中国管理信息化，2011

[2]蔡亚琼.高职院校教学档案利用服务实践中的问题反思[J].办公室业务，2015

（作者单位：西北民族大学藏语言文化学院）

作者简介：昂秀措（1987-），女，西北民族大学藏语言文化学院教学管理办公室主任、馆员。