浅谈高校学籍档案的远程利用问题

王晓慧 李国红 李青照

摘 要：高校学籍档案对学生、学校、社会具有重要意义。为进一步创新服务方式，提高档案利用效率，以档案信息化建设为基础的高校学籍档案远程利用服务应运而生。本文通过阐述高校学籍档案的概念作用，分析国内高校提供利用学籍档案的方式现状，以云南大学档案馆为例，浅谈开展高校学籍档案的远程利用工作的问题与对策，以期起到抛砖引玉的作用。

关键字：高校学籍档案;远程利用;对策

近年来，高校学籍档案在学历认证、政治审查、人事档案材料补充等工作中发挥着越来越重要的凭证作用，利用率明显提高。随着互联网和计算机技术在档案管理领域的广泛应用，国内大多数高校已建立档案管理系统，大大提高了工作效率。为维护高校学籍档案内容安全，绝大多数高校档案馆采取本人或委托他人到现场查询的方式提供利用学籍档案。然而，高校毕业生在就业、升学、留学的区域选择上具有较大的灵活性，产生了大量异地查询、利用学籍档案的需求，异地查询需求与现场提供利用的矛盾开始显现。

为进一步做好新形势下高校学籍档案管理服务工作，高校档案馆应适时转变服务观念，创新服务方式，在确保学籍档案内容安全的情况下，充分依托档案管理系统和档案信息化工作，结合自身情况开展远程查询业务，以便为档案利用者提供更加方便快捷高效的服务。

一、高校学籍档案概述

高校学籍档案是指高校从事各学历层次的学籍管理活动直接形成的，对学生、学校和社会有保存价值的历史记录，是真实反映学校学籍管理活动和学生学习经历的重要依据，是学历认证、干部政审的重要凭证。参考云南大学学籍档案管理工作实践，将其分为以生源地、学院、专业等属性为单位集中保存的综合学籍档案，如新生录取简明登记表、毕业资格审查表、毕业生领证签名册、毕业生转档名册等反映多名学生学籍情况的文件材料，以及反映某个学生学籍情况的个人学籍档案，如报考登记表、学生登记表、毕业生登记表、成绩单、个人奖惩材料，及以个人为单位集中归档的研究生学籍档案等。

高校学籍档案是高校教学档案的核心内容，也是干部人事档案的重要组成部分，三者之间存在着一定的包含、交叉与转化的关系。学生毕业前，其综合学籍档案和个人学籍档案属于高校教学档案的内容。学生毕业后，其综合学籍档案和研究生学籍档案仍属于高校教学档案，而学生的个人学籍档案则根据学生毕业后入职、升学、待业等情况，归入其学生档案，分别转递至用人单位、高校或各省大中专就业指导中心。随着高校学籍档案凭证作用的进一步凸显，引入远程利用服务新模式，有利于提高高校学籍档案的利用效率。

二、高校学籍档案提供利用服务现状分析

作者对北京大学等10家高校档案馆作了调查。我国高校档案馆提供学籍档案查询利用服务包括到馆查询、自助查询、在线预约、在线查询、远程办理几种方式。基于档案的特殊性和保密性，到馆查询依然是利用的主要方式。近年来，为方便毕业生查询档案转递情况，中国人民大学、四川大学、重庆大学、西北工业大学、暨南大学等高校开通了档案去向在线查询服务;为实现用户分流，减少用户等待时间，北京大学、四川大学、重庆大学、暨南大学等高校开通了在线预约服务;同济大学、燕山大学开启远程服务，在线受理用户查档需求，并通过现场自取或快递到付的方式为用户提供部分学籍档案的查询利用;燕山大学还提供认证回复服务，在线处理查档申请。随着信息、网络技术的成熟和进步，诸多高校已就远程查档工作进行了卓有成效的探索和实践，使得远程查询利用档案服务成为可能。但目前提供远程利用服务的高校数量较少，且远程利用服务的水平还有待提高，尚不能满足高校学籍档案利用工作的需要。

三、云南大学档案馆提供学籍档案远程利用问题的思考

1.学籍档案提供利用工作现状

以当前云南大学档案馆为例，教学档案是利用率最高的一类档案，而教学档案利用的重心则是学籍档案。据统计， 2017年、2018年云南大学档案馆分别提供利用学籍档案1117人次和1407人次，分别占提供利用各类档案总人次的65.60%和74.10%，近一半为委托代办。其中，利用率最高的档案材料是新生录取简明登记表、毕业生领证签名册、成绩单、转档名册等，利用目的主要在于学历认证、升学、求职等方面查询。在咨询工作中，有些人无法到馆办理且不便委托他人到馆办理，造成档案利用者与工作人员在沟通交流中存在一些障碍，不利于档案馆管理和服务水平的提高，有必要研究学籍档案远程查询利用问题。

2.开展学籍档案远程利用服务的设想

开展学籍档案远程利用服务的初衷就是为了解决异地查询需求与现场提供利用之间的矛盾，使利用者可以不受时间、空間的限制，依托互联网、计算机、手机平台，就可以实现利用档案的目的。远程服务开通后，利用者可以根据需要，通过认证下载、自取或邮寄的方式获取学籍档案的复制件或证明材料，大大提高学籍档案利用效率。

首先，可通过校内、校外两个入口分别为在校师生和广大校友、用人单位提供相应的远程利用服务，针对不同的利用者设计身份认证方式，如一卡通和密码认证、上传身份证、人脸识别等。根据云南大学档案馆统计，利用者查询利用的学籍档案主要是新生录简表、毕业生领证签名册、本硕博成绩单、转档名册等。其中转档名册、成绩单可由利用者自行查询或下载;新生录简表、毕业生领证签名册需要对原件进行遮盖处理，可由管理员根据查档申请处理后，将查档结果的扫描件上传至平台供利用者下载。技术允许的情况下，甚至可以通过文字识别抓取技术自动遮盖相关内容，直接生成查档结果;学位申请书、论文评阅书、论文答辩会议记录等相关学籍材料可由利用者提出申请，待档案管理员根据查档申请进行授权后，由利用者自行下载打印。

其次，高校档案馆不一定是利用者查阅利用学籍档案的最终环节，以云南大学为例，本科成绩单需持查档结果到教务处加盖公章，学历学位证明需持相关查档结果到教务处开具，英文成绩单需持查档结果到学校或其他相应机构翻译后加盖教务处公章等。因此，高校档案馆在开放远程查询利用服务时，应与学校教务、研究生管理、学生就业指导等相关部门加强合作，在远程平台系统中增设相关部门审核办理的权限，解决查档后需要教务处等单位出具证明的事宜，真正发挥远程服务的作用。

最后，实现高校学籍档案的远程利用固然有诸多重要意义，但安全问题不容忽视，系统开发和平台运行必须以档案系统数据信息的安全为前提。要采用先进的安全措施，可对档案内容进行鉴定，有选择的上传至远程服务平台。另外，远程服务还涉及电子签章的问题，如何对电子查档件的真实性进行鉴定，也需要高校档案馆认真考虑。作者认为，可在官方网站、微信、微博等平台公布远程服务说明，根据在线生成的查档结果编号对电子查档件进行有效管理，接受电话、传真、来函查询真伪等。

3.开展学籍档案远程利用服务面临的困难

根据云南大学档案馆提供利用学籍档案查询利用服务工作实际，开展学籍档案远程查询利用工作主要存在以下困难：一是学籍档案数字化工作未实现全覆盖。由于学籍档案数量庞大，短时间内无法及时完成全部学籍档案的全文扫描工作;二是一定数量的学籍档案材料（新生录取名册、毕业生名册）为手工填写，字迹不够清晰，填写内容多用省略符号，在技术上很难实现文字的识别和筛选;三是现场查档任务重，工作人员配备不足。目前，云南大学档案馆利用部仅有2名在职人员，负责接待教学、党群、行政、财会等12个类别档案的查询利用工作，难以及时处理远程查询利用服务开启后的用户注册审核、授权等附加工作。

4.开展学籍档案远程利用服务的对策

要顺利开展学籍档案远程利用服务，档案系统建设和档案资源的数字化建设是基础。针对上述困难，提出如下对策建议：一是深入调研，充分借鉴好的经验。可组织相关人员到远程查询利用服务起步较早的高校进行调研，实地考察其建设和使用情况，学习借鉴先进的管理理念;二是加快学籍档案全文扫描的进度，尽快消化已入库学籍档案的扫描，积极实现档案存量数字化，增量电子化，为远程查询利用服务提供基础数据支撑;三是针对手工填写、无法实现自动遮盖内容的学籍档案，由工作人员线下处理后，再提供给利用者;四是增设学籍档案预约查询功能，合理分配查档接待量。增加工作人员数量，明确分工，做好远程查询利用相关工作。

此外，档案馆在推进学籍档案远程查询利用工作中，还要做好与相关单位的沟通对接，明确职责权限，做好查档与认证等相关工作的衔接，切实通过开展远程服务为档案利用者提供便利，提高学籍档案利用效率。

（作者单位：云南大学档案馆）