浅谈城建档案管理工作的重要环节

张艳丽

摘 要：本文从城建档案管理工作的重要性入手，讨论城建档案管理存在的问题，并分析如何提升城建档案管理工作实效性，希望可以进一步发挥出城建部门的作用，实现城市的良好发展。

关键词：城建;档案管理工作;重要环节

在城建档案中记录的文字、图片内容体现着城市的变迁与发展，是进行工程建设、运营养护等社会管理的重要依据，通过档案可以发现以往城市建设中的不足，进而不断总结经验，所以具有重要的价值。当前，我国的城市化进程不断推进，随之出现了大量的资料，然而目前城建档案的管理工作还存在一些问题。随着信息技术的飞速发展，在开展城建档案工作中，需要注重对网络信息技术的利用，重视网络安全，这样才能显著的提升管理效率。

一、城建档案管理工作的重要性

城建档案对工程建设、城市改造等硬件建设内容进行了记录，同时也体现着城乡面貌、居民生活变化，与城市文化的形成密切相关，所以城建档案有着极高的社会效益和经济效益。管理和利用好城建档案是功在当代、利在千秋的大业，尤其在新常态下，我国建设工程质量采用了终身责任制，使得城建档案的价值更加凸显出来，其重要性主要体现在以下几个方面：

首先，建设工程档案是工程建设的真实写照。城建档案中详细记载了工程建设各项活动，所以真实的、全面的反映了工程建设情况，如果建设工程出现质量问题，通过城建档案中相关内容可以追究相关企业和责任人的法律责任。其次，加强建设工程档案管理有利于提升工程管理质量。建设工程档案管理作为工程质量控制的重要手段，需要对整个施工和建设环节进行监管，而工程档案可以详细记录工程的开展情况。从另一个角度讲，工程档案的文字内容也是加强工程质量的关键手段，在档案管理的实际工作中，每一份档案资料都可以起到质量检测的作用。

最后，城建档案是避免出现贪腐的有效途径。不论是工程维修、改建、扩建，还是灾后重建、违章建筑查处，借助城建档案资料可以起到监管作用，让资金动向得到监控，所以人们要对城建档案的价值充分了解，进而对这项工作的开展提供支持。

二、城建档案管理存在的问题

首先，档案管理意识不足。部分单位对档案信息管理缺乏应有的关注程度，这对于城市的建设和发展十分不利。在城市规划与建设期间，会产生图纸、文字、图表、声像的资料，都具有重要的价值。部分建设单位对档案管理不够重视，认为通过各项工程开展实现城市的现代化发展才是主要任务，这种错误的思想也导致了城建管理人员把关注重点放在建设投资、工程质量等方面，对于人才培养、信息化建设缺乏必要的关注，也容易导致城建工作档案不完整。

其次，档案管理人员的工作能力不足。在部分城建单位中，由于缺乏对档案管理关注的重视程度，存在着人员素质不高的情况。比如，档案收集不仔细，不会利用计算机进行查阅和存档，甚至一些城建单位把资料交给施工单位管理，这就造成了对档案信息管理能力不足，档案资料不完整，甚至容易出现遗漏等现象，严重影响档案资料的真实性，对城建档案管理工作的开展十分不利。

最后，缺乏对城建档案的安全保障。从目前情况看，城建档案目前存在的安全问题关键在于管理体制不健全，使得部分城建资料出现流失的情况。同时，对于档案的保存环境也没有做好相关管理，比如，部分纸质档案没有做好防火、防潮、防盗，而信息档案也没有进行病毒查杀和网络安全保护，使得城建档案存在一些安全隐患。在城建档案的搜集工作中，部分工作人员也没有做好信息的核实，也会对档案管理工作的开展带来困难。当前信息技术高度发达，所以档案管理工作可以充分对其利用，进而提升服务质量，在今后的工作中需要借助信息化手段对资源收集，这对于城市建设部门发挥其职能作用很有帮助。

三、如何提升城建档案管理工作实效性

首先，建设一支高素质的档案管理队伍。档案管理人员在工作中具有的职业素养和专业能力是保证工作质量的关键，随着信息技术和城建档案管理工作的深入结合，需要城建档案管理部门加强信息化建设，保证网络覆盖，同时要全面提升档案管理人员的素质。具体说来，参与城建的单位必须对档案管理工作高度重视，不断加强管理水平，这样才能更好的为城建工作提供支持。在开展档案管理工作的过程中，还要对档案管理创新，这就需要城建档案管理人员加强学习能力，不单单依靠人工管理方法，更多的利用信息技术，实现对档案的采集、录入、查阅、调取、存档等，这样不仅可以提升档案管理工作的质量，同时也可以提升档案的安全性。在今后的城建档案管理工作中，还需要树立市场意识，进而对档案信息深入开发与利用，进一步推动城市的健康发展。其一，城建档案管理部门要加快档案管理人员的素质建设，档案管理部门需要通过思想教育和培训等多方面提升档案管理人员的思想，引导其树立正确的价值观念，增强责任心，进而保证档案的及时收集和利用，满足城建工作的需要。其二，需要提升档案管理人员的工作能力，城建档案管理工作涉及到编目、编研、信息服務，还需要熟悉馆藏、发现社会需求，这些能力和素质对城建工作的顺利开展很有帮助。为了提升其专业能力，需要加强业务培训，其中包括法律法规、业务理论等，城建档案管理单位需要制定出系统的工作流程规定，以此对档案管理人员进行规范，这样不仅可以明确城建档案管理的内容，还可以进一步明确工作职责，使其对业务流程熟悉，避免出现工作失误，提高档案管理水平。其三，要重视档案的信息安全问题。在利用信息技术的过程中，主要是把设计图纸、文字信息、音频和视频等资料进行保存，然后利用多媒体、通讯技术呈现出来，这就需要高度关注网络安全，避免病毒入侵系统，部分有价值的信息一旦泄露，后果不堪设想。

其次，推进档案管理数字化发展。数字化技术是对信息技术更深层次的利用，可以更好的保护档案信息的安全。档案信息包括了大量的机密信息，需要在保管方面对其加强安全管理。其一，虽然档案管理在加快信息化建设的步伐，不过纸质档案管理工作同样需要得到重视。保证其能够在自然环境下进行更好的存放，防止出现发霉、虫蛀、腐烂的情况。其二，是在进行信息化建设的过程中，也要切实做好档案信息被盗和非法更改等预防工作，虽然网络安全技术在不断加强，但是黑客的技术也在更新，一些不法分子处于政治目的或者为经济利益会对档案管理系统进行攻击，使得档案信息被非法窃取，这对于城市发展十分不利。在今后的城建中，档案信息数字化发展是大势所趋，所以物理实体保存会越来越少，这样就凸显出网络安全管理的价值，使得档案信息存储在资源管理库中，之后通过对档案编制检索、分类、归档、编号等管理，使查阅的速度得到显著提升，档案管理工作的实效性也大大提升。在推进数字化建设的过程中，还要对扫描仪、识别仪、数字仪等硬件结合数据库，打造出高速入库系统，然后由档案工作人员对馆藏档案分类组合，实现档案专题信息库的建立。在数字化系统中，城建档案部门也可以开设平台，为人们进行电子检索提供服务，进而在互传和互换信息中深入了解城市的发展。

最后，加强对重要数据的收集。在信息资料的采集中，一些重要信息必须做好采集和管理工作，同时档案行政管理部门需要对城建档案工作加强监督指导，不仅要在理论上深入分析，还要在实践上加强研究，确保数据采集的及时性、准确性，并且要对城建档案工作的问题进行讨论。通常来说，城建档案资料主要是在工程建设单位、施工单位、监理单位中形成，这些档案的形成时间较长，并且还会涉及诸多单位，同时归档范围也很广，因此，城建档案管理机构需要加强业务指导，对相关人员定期培训，使得城建档案资料在形成阶段更加规范、完整，让档案资料的价值有所保障。进行数据的收集主要体现在以下两个方面：一方面是做好重要工程的建设、人防工程、防洪工程、地下管线等档案的收集。另一方面要加强与政府的配合，做好对公共安全的处理和应对突发事件的合作，这些重点档案需要备份和安全保管。

四、结束语

综上所述，在城市化进程不断推进的今天，加强城建档案管理可以对城市的建设起到重要的促进作用。因此，需要政策研究部门对城建工作的开展高度关注，尤其是对现代城市建设管理中的城建档案工作提供建设性意见，加强城建档案馆的建设，今后要想开展好相关工作还需要建设一支高素质的档案管理队伍，推进档案管理数字化发展，并且加强对重要数据的收集，从而有效提升城建档案工作的质量，全力助推城市的现代化发展。

参考文献：

[1]李 睿. 浅谈城建档案管理及开发利用[C]// 决策论坛——管理科学与工程研究学术研讨会

[2]施琦敏. 浅谈“前端控制”思想在城建档案管理中的意义——以“广州市城乡建设档案监督、指导及验收业务管理系统”为例[J]. 办公室业务，2017

（作者单位：陕西省西安市高陵区住房和城乡建设局）