电子档案安全保障管理机制的构建问题研究

杨志强

摘 要：近年来，随着数字技术与互联网科技的不断发展，对档案管理起到了良好的促进作用，电子档案的快速发展极大的提高了档案的查阅效率，提高了档案管理的规范性，但是，电子档案安全保障问题为档案管理工作带来了新的挑战，需要得到足够的重视。基于此，本文主要对电子档案安全保障管理机制的构建问题进行了全面的研究，希望进一步提高电子档案的安全性与管理高效性，以供参考。

关键词：电子档案;安全保障管理机制;问题;措施

引言

目前，电子档案受到社会各界人士的一致好评，其具有收集简单、查阅方便、管理容易等优点，但也存在安全方面的问题。为此，构建完善的电子档案安全保障管理机制尤为重要，档案管理部门应该全面建设电子档案管理标准，加强基础设施建设，加强电子档案管理组织建设，进而推动电子档案安全保障管理机制的构建，营造稳定、安全的电子档案管理环境，保证电子档案的安全。

一、电子档案的特点

1. 电子档案的存储性

电子档案主要以光盘、磁盘等作为存储载体，将大量的档案信息进行收集、整理并有序的存储起来，具有速度快、效率高等优点，光盘的存储量大，节约了大量的纸质档案占用空间，实现了办公空间的释放，也降低了纸质档案损毁或者丢失的风险，同时也节约了大量的档案管理成本。电子档案的查阅和管理操作都比较简单，可以提供多次重复利用而不会造成档案损坏，还可以同时提供多人次的使用，档案管理相比于纸质管理更为高效。但是，因为会受到环境的影响，电子档案在管理方面依然存在着档案丢失和损坏的风险。

2.电子档案的灵活性

与纸质档案相比，电子档案具有很高的灵活性，电子档案的录入、查阅、复制、修改以及删除等都可以在电脑上随时进行，操作灵活，还可以同时存储在不同的载体之上，实现电子档案的备份，降低档案丢失或者损毁的几率，实现电子档案的高效管理。但是，电子档案的弊端也比较明显，无法提供其档案内容的原始数据，如果电子档案被篡改或误操作，极容易出现档案变更的问题，而且不会留下任何人为操作的痕迹，无法确定档案更改的目的，档案管理人员也无从考究档案的真实性。

3.电子档案的安全性

电子档案需要借助一定的载体进行存储，这些载体具备一定的安全保障功能，可以保护电子档案的安全，例如，电脑密码、加密文件等。电子档案中的信息可以去载体进行自由组合与分离，可以通过互联网或者移动存储设备实现电子档案的实时传输与下载，提高了查阅效率。但是，由于人为因素或者其它安全因素，使得电子档案在存储和传输过程中存在损坏、丢失、篡改等风险;电子档案还面临着存储载体和电脑系统的制约，出现软硬件不兼容等问题，影响电子档案的存储和读取，为此，电子档案的安全保障管理要在保证其安全性的前提下，不断对存储载体和系统进行升级，以便电子档案的长期存储。

二、电子档案安全保障管理机制的构建现状分析

1.标准不完善

现阶段，针对于电子档案安全保障管理没有形成一套完善的安全保障管理体系，缺少针对性的立法，落实力度不够，缺少足够的执行力，缺少严谨的管理方法，没有形成有效的管理制度。我国的电子档案安全保障管理工作起步较晚，管理经验不足，缺乏管理的完整性，管理人员业务能力有限，都影响着电子档案安全保障管理工作的开展，不利于构建先进的电子档案安全保障管理机制。

2.基础设施建设不到位

电子档案安全保障管理机制的构建需要有一定的基础设施进行支撑，主要包括硬件设施及软件系统等。但是，由于档案管理部门对电子档案的安全保障管理的重视程度不高，在基础设施上的投入比较少，从而导致电子档案安全保障管理基础设施的建设不到位，无法提供良好的管理环境以及技术支持，制约着电子档案安全保障管理机制的构建与发展。

3.管理人员业务水平有待提高

电子档案的安全保障管理对管理人员的业务能力提出了更高的要求。然而，大多数的档案管理人员都没有经过系统的电子档案管理培训，综合业务能力十分有限，再加上管理理念相对落后，容易造成管理不认真、效果差等问题。电子档案的安全保障无法得到有效的管理，管理工作不符合实际，无法满足电子档案管理的要求，造成大量的人力资源浪费，而且容易出现档案混乱、档案丢失或者损坏问题。

三、电子档案安全保障管理机制的构建策略

1. 完善管理制度

《加强信息安全保障工作意见》中提出了对电子档案安全保障管理的指导意见，并且明确了电子档案安全保障管理机制的构建内容。该意见还指出，在电子档案安全保障管理机制的构建过程中，工作人员可以借助密码技术，实现对其安全应急处理、监控信息安全、研发安全保障相关技术以及实施信息化规范管理等。此外，还应该制定合理的安全保障管理质量标准，用来严格要求管理人员的工作行为，保证安全保障管理工作能够切实落在实处，得到有效的开展。所以，电子檔案安全保障管理部门应该根据《电子文件归档与管理规范》《电子档案移交与接受办法》以及《电子档案馆评估指标体系》等规范性文件，结合自身工作的现状，制订符合自身发展方向和管理需求的电子档案安全保障管理质量标准，进而提高安全保障管理效率，加快电子档案安全保障管理机制的构建。

2. 强化管理人员的安全意识及业务能力

电子档案管理部门要定期向参与管理工作的人员宣传相关的安全意识，不断提升其责任意识和保密意识，加强对管理工作的重视程度，并且不断加大对电子档案安全保障管理工作的投入力度，及时更换老旧的电子档案存储设备。另外，电子档案管理部门要不断加强对管理人员的素质和道德教育，督促管理人员养成良好的工作习惯，树立正确的工作态度，自觉遵守工作中的各种规范要求以及制度，自觉维护电子档案的内容安全和存储安全，不受外界因素的影响和干扰，不随意更改电子档案内容，不恶意破坏电子档案的完整性与安全性，减少损坏和丢失的情况发生。

同时，电子档案管理部门还应该组织相关人员参加电子档案安全保障管理学习，聘请电子档案安全管理方面的专家为工作人员介绍最新的电子档案管理模式，并且传授工作人员相关的管理技术，比如，密码技术、网络安全技术、数据传输技术等，全面提高管理人员的业务能力，推动电子档案安全保障管理工作的进一步发展。

3. 加大对电子档案的安全保障管理投入

电子档案安全保障管理机制的构建，除了要考虑到制度的完善，人员的培养以外，还应该注重电子档案安全保障基础设施的建设问题，尤其是电子档案的存储环境和数据安全保障方面。第一，在选用电子档案存储载体方面，必须要选用高质量、性能良好的存储载体，减少存储载体损坏的几率，延长存储载体的使用寿命，保证电子档案储存安全性;第二，电子档案管理人员要定期对存储设备内的电子档案进行重新拷贝，必要的情况下可以转移到新的存储载体上，以此保证电子档案信息的可持续应用。

4.加强电子档案数据安全保障

电子档案的安全保障管理问题一般都出现在网络安全上面，尤其是电子档案泄漏、数据丢失、电脑病毒入侵等。为此，电子档案安全保障管理部门要不断加强数据安全保障，建立一套完整的电子档案数据安全保障体系。首先，应该研发一套针对电子档案收发的系统，实现对电子档案数据的收集、归档、存储、备份以及元数据的采集等，并设置专门的监督机构对电子档案的安全保障管理进行统一监督;其次，要在电子档案管理部门建立标准的保密制度，借助防火墙技术、数字签名技术、人脸识别技术以及密码技术等，加强对电子档案的安全保障管理，减少电子档案被随意利用、恶意篡改、或者误操作的事件发生，保证电子档案数据安全与数据完整;最后，要对电子档案的元数据进行有效的归档与整理，保证元数据的真实性与可利用性。

四、结论

电子档案安全保障管理机制的构建要从电子档案基础设施的建设，管理人员的意识培养，业务能力的提升以及安全保障制度的建立等方面入手，不断改善电子档案存储环境，提高电子档案安全保障管理水平，提高电子档案存储的安全性与可靠性，为电子档案的信息化发展提供安全保障。

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（作者单位：山西大同大学档案館）