谈档案管理在大学生就业中的应用

谷惠敏

摘 要：大学生的档案是企业快速了解大学生基本情况的材料，里面包含了大学生的升学信息、考试信息、修学信息以及在学校活动中的表现和获奖情况等，是大学生综合信息的表现，因此高校档案管理工作对大学生的就业有重大的影响。   大学的档案管理工作随着双向择业和自主选择制度的确立和完善，其单一性和固定化的模式与现代企业用人的标准存在着诸多矛盾，造成了高校档案管理工作与社会的脱节。而高校对人才的培养能力反映在社会上，就是高校毕业生的素质和就业率，以及企业对本校毕业生的认可度，所以，高校应该加强大学生的档案管理工作，以发挥其在大学生就业中的作用。

关键词：档案管理;高等教育;大学生就业;应用

大学生的档案是学生个人信息的综合载体，涵盖了学生的思想品德、学习情况、获奖情况以及在校期间的表现和个人特点等。这些信息的准确性以及代表性是面向阅档者立体了解该生情况的基本要素，企业可运用这些信息对其进行职业规划和重点方向培養以及确定人才的运用和考核等。当前，高校对大学生的档案管理工作应该从简单的记录转向全面的记载，突出重点、全面展示、个性创造以及创新管理的方式，以适应当前企业对大学生的信息需求，准确定位大学生的才能和职业发展。

一、高校档案管理规范化的重要性

高校应该选择适合本校实际情况的档案管理方法，以强化档案在学生中的重要作用，做到档案信息全面详细、真实有效。

1.有利于大学生的在校管理工作

档案记录了人们的生活轨迹。高校学生档案指标体系规范了学生在校的行为准则，明确了学生必须遵纪守法、明礼诚信，让学生自我规范自己的行为。档案的规范化管理可以让学生自我教育、自我规范和自我管理，锻炼学生的意志和独立性。档案记录了学生的方方面面，对学生的发展和就业具有重要的意义，这样会让学生不断地严格要求自己，根据学校的规则自我评价学校中的表现，及时做出正确的判断，在面对诱惑时首先想到行为是否合理，从而坚强自己的意志。

2.学校管理水平提升的标志

一方面学生的档案管理工作是学生大学生活的缩影，通过对档案的查阅可以全面反映高校的档案管理工是否严谨和规范。同时，通过对档案内容以及记载的准确性，也反映出了高校对学生管理工作的情况。另一方面，通过档案管理工作也可以综合反应学校学生管理工作的变化和进步，通过以时间轴为单位不同时期的学生档案管理可以反映出学校档案管理工作的变化，能够辅助当下的档案管理。学校档案管理工作的完善有利于增加学校在社会中的关注度，因为严格的档案管理规范了学生的行为，让其在社会中的表现也依照标准进行，学生在社会中的口碑不断地变好，相应的学校的知名度不断地提升。

3.有利于对大学的全面评价

大学生的档案记录了其在校表现、学习情况、奖惩情况、获取荣誉等信息，动态反应了学生在校期间的综合表现。大学生的档案管理工作越细致，内容越丰富，越能全面的反映出学生的情况，并且真实性和可行度越高。所以通过档案就能给大学生进行全面综合的评价，从中认识到其个人特长以及爱好等。档案内容的完整性和全面性是全面评价学生的基础，对档案的内容和涉及到的信息都应该进行有效的核验，其中奖、惩严明，好、坏都要涉及，对其缺点不隐瞒、优点特长不虚夸，做到信息反馈的真实性。

二、大学生档案管理现状

毕业生的数量逐年的增加，再加上最近几年就业形势不乐观，企业对毕业生的要求也更加严格。因为企业通过档案信息对学生进行了解，所以档案信息的全面和准确是目前高校档案管理的首要目标，但是，高校对此不够重视，经常是千篇一律和复制粘贴，高校档案工作仍存在不少的问题，档案管理形式不容乐观。

1.内容单一，模式固化

高校学生的档案内容许多是固定模式，在制作档案时，档案管理员会选出一个模板，进行复制粘贴，无法体现学生的个性和特点，其内容也显得单调，记录的信息只是学生的基本信息。现在大学生的档案较之前已经丰富了许多，但是距离社会的需求还有很大的进步空间，大数据时代下，对信息挖掘的主动性决定了信息的价值，因此大学生的档案就是大学生个体的大数据资料，过度单一和固化的模式不利于与信息化时代的需求接轨，弱化了档案的作用。

2.档案管理意识薄弱

随着高校的不断扩招，学校的档案管理工作也越来越繁重，平时不注重档案的管理，临近毕业时才快马加鞭的准备毕业材料，往往会造成档案管理的失真和缺失。另外，高校的档案工作是由学生处负责，没有专门的档案管理部门，档案管理员也是兼职，而这些人员通常都没有受到系统的培训，对档案管理一知半解，再加上还要负责其他的工作，也造成了专业培训和系统化管理缺失。

3.档案管理存在弄虚作假的现象

毕业生逐年的增加，致使就业难度加大，再加上高校的扩招，就业率明显的降低。一些知名度较差的院校就在学生的毕业档案上做手脚，对学生的处分消除、修改学生的成绩、夸大学生的能力等，而不是将这些心思花到人才的培养上，不注重学生能力的提升。通过这些操作之后，虽然就业率提高了，一旦到了用人单位，表现不佳最终还会被企业辞退，从而导致学校的信誉度降低。档案的管理缺乏有效的监管，造成了大量的假资料被填写进学生的档案中，学校内部的监管不力，以及社会和教育部门的监管缺失，在很大程度上造成了这一现象，从而使学校的信誉度有所下降。

三、加强档案管理工作的有效措施

高校完善的档案管理工作不仅能增加就业率，而且对学校的公信力和教育能力也有一定的提高。在素质教育的大环境下，全面培养学生的教育观、素质观、就业观是高校当下的任务，档案管理工作也是以上任务的基础和结果，因此高校应该加强大学生的档案管理工作。

1.设立专兼职档案管理人员

对大学生在校期间的表现和行为形成的档案材料，进行动态的跟踪管理，是一个非常巨大的信息搜集和管理工作，这就要求档案管理人员需要的专业化程度较高、信息搜集和处理能力较强、熟悉运用现代化操作软件和网络，高校必须建立一支专业化的档案管理工作者。将学生的档案按院（系）、专业、年级、班级进行分类整理，定期进行材料的更新和档案的写入工作。在进行毕业生档案处理的时候由于工作量大，加重档案管理员的工作，学校可以从各院系协调兼职档案管理员进行档案的处理工作，同时引入学生作为兼职档案管理员。这样建立起横向交流和纵向管理队伍的建设既能快速高效的反应学生的信息，又能加强档案管理工作，确保档案的真实性和有效性。

2.制定归档的范围，完善档案管理制度

造成现在档案管理现状的一方面原因是对学生归档材料的要求不一致，没有具体的档案收集大纲。教育主管部门应该出台一系列的学生入档材料范围，结合时代发展的需要，以及社会对人才的要求，对学生的档案管理进行严格的要求。尤其是针对学生的特点、奖惩、获奖情况等，将这些材料进行详细的搜集，例如，获奖的时间、项目、参加的赛事等。特别是学生的处分和奖励，是学生行为的关键所在，对这些一定更加的详细。同时要完善工作制度，确定责任人，明确部门职责。制定完善学生材料的归档制度和审核制度、学生档案的调阅和传递制度、档案的监督和管理制度等。严查档案材料的弄虚作假、虚假评价，对个人评价纳入教职工和档案管理员的工作考核，使其对材料的真实性负责。

3.加大宣传力度提高学生档案就业意识

人事档案与社会福利和户籍有密切的联系，这一关系严重的影响了大学生的就业和发展。而大学生对人事档案的重视度不够高，认为自己只要不去事业单位和政府机关上班，就不需要人事档案，这一观念是大错特错。针对这一现象高校也是只强调其重要性，没有实质性的进展，所以高校应该组织大学生进行档案作用的宣传和讲解，利用其与社会生活的联系结合实例进行档案重要性教育。与此同时，在班会和课堂上也要渗透这一意识，教师结合自身实际讲解档案的重要性，作为兼职的学生档案管理员也应该积极发挥自己的作用，将档案意识继续深化，努力实现班级档案管理的提升。档案管理员也要加强自身能力的提升，随着现代化程度的提高和办公自动化的推广，计算机知识和网络运用是不可或缺的，积极参加各种培训工作，接受新的档案管理方式，创造独具特色的学校档案管理工作体系。

四、档案管理在大学生就业中的应用

档案是大学生的信息综合体，正确的记录档案信息是档案的基本原则，全面反映学生的信息是档案的本质要求，突出学生的个性和特点是档案管理的重点。因此基于这三方面就能反映出大学生档案在就业中扮演的角色，下面详细介绍：

1.增加企业对大学生的了解

大学生的档案记录着大学生在学业生涯中的点点滴滴，重点记载了学生的品德、培养方向、在校表现、个人特长和奖惩情况。首先，企业根据学生档案了解学生的品德。用人单位非常注重员工的品德，这有利于对人才的管理，体现了用人单位对人才诚信度的认可，因此档案中记录的学生品德和诚信记录是企业重点参阅的内容;其次，个人能力。学生的能力是用人单位重点关注的部分，其反应了学生的专业知识和综合运用的能力，这一部分主要表现在档案的奖惩情况以及学校表现方面。学生的专业知识基础较好，表现在所修科目的成绩，这也是学生在校的重点任务。最后，全面的对学生进行把握，对照学生个人信息以及结合大数据对档案的真实性进行考察，通过与学生的简历进行对比，以及实际工作中的表现评价档案的真实性，更加全面的掌握学生信息。

2.作为企业培养大学生的参考

大学生是企业的后备力量，是企业长久发展的重要保障。通过对学生档案的阅读可以了解到学生的特长和突出的部分，以便于对学生进行合理的安排与分配，充分的利用其优点，为企业创造出更高的价值。大学生是企业的重要财富，档案记载的真实全面也是企业培养的一个方向，表现力较强以及活跃度较高的学生会最先映入企业管理人员的视线中，而大学生在学校社团以及学校活动中的表现就为大学生的职业生涯产生了重大的影响。能够快速的帮助企业与大学生进行有效的沟通，让企业可以快速的了解学生，合理的进行岗位分配和才能展示，做到人尽其才，才尽其能，让企业准确的对大学生进行定位。

3.增加学生的就业机会

学生档案的科学合理管理及使用是高校提高广大毕业生就业机会的有效途径。学生在招聘会上向用人单位投的简历是自身的简介，用人单位无法确定其真实，而学校科学的档案管理为企业提供了全面的档案材料记录和信息真实性，这也体现了互相选择的主流就业方式。学校在推荐人才就业时，主要依据还是档案，尤其是一些政府和事业单位对人才的录取过程，一般先让学校对学生个人情况进行介绍，再调出学生的个人档案，详细的了解其在学校的表现、判断其工作能力，然后确定面试人员。所以，全面科学的学生档案对这些单位的吸引力是比较大的，这样也就直接的增加了学生就业的机会，有效的提高了学校的就业率。

4.维护大学生自身的权益

学生档案的科学管理和使用有利于高校维护并保障广大学生参加工作后的合法权益。我国私有化进程的加快，一些私人企业在人才的选用时更多的注重招聘时的表现，而忽视学生的整体发展，忽略了档案的重要性，造成大学生逐渐的遗忘了自己的档案。而我国随着人事体制制度的不断完善，在涉及到国有企业、国家单位和公务员报考时人事档案都必须跟随大学生。毕业生的继续深造和工作转正以及户口的迁移等这些材料都必须作为下一级工作单位纳入档案管理的材料中，所以大学生的人事档案关系到大学生的自身权益。

五、结论

大学生的档案在其一生中都扮演着重要的角色，尤其是在大学生的就業方面，发挥着越来越重要的作用，在大学生就业中的应用也越来越频繁。随着国家人事制度的完善，档案管理工作也将进入快速发展的阶段。而大学生的就业观念也在发生变化，在就业时都抱有尝试的心态，一旦与自己的预期不符就会选择跳槽或辞职，进而进入私人企业时，档案也就随之丢失或者是缺失，所以高校应该加强档案在就业中的应用指导和档案的重要作用教育。

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（作者单位：商丘医学高等专科学校）