高职院校电子档案管理工作展望

姚丹

摘 要：随着计算机信息技术的发展，在档案管理方面，建立电子档案已经成为主流发展趋势，未来档案管理必然会向数字化、信息化发展。目前，在高职院校档案管理中，电子档案已经占据了极大的比例，因此，如何有效实施电子档案管理是当前的重要研究内容。电子档案管理相较于传统的纸质档案管理差异极大，本文简要阐述电子档案的优势，分析当前高职院校电子档案管理存在的问题，并探讨相应的改进措施。

关键词：高职;电子档案管理;优势;存在因素;改进措施

电子档案的应用主要是基于计算机信息技术，与传统纸质档案相比，电子档案在存储、传输等方面具有无与伦比的优势。高职院校的档案资料构成复杂，如果是纸质档案，不仅在管理上难度较大，并且需要较大的空间存储，档案的转递、调阅等都需要消耗大量的时间。因此，建立电子档案是最佳的选择，不仅可以有效提升档案利用效率，也能降低管理的成本，节省一定的空间。

一、电子档案的优势

1.节省空间

目前，电子档案的存储方式主要有移动式存储和固定式存储，移动式存储主要包括硬盘、光盘以及云存储;固定存储主要是计算机本地存储。无论是哪种方式都是将档案资料存储于虚拟空间当中，不会占用大量的物理空间，还可以大幅降低档案管理的复杂性，在档案分类整理、查找等方面极为便捷。

2.管理效率高

传统的纸质档案在转入、转出、调阅时极为繁琐，需要经过复杂的程序才能完成，严重影响了档案管理效率。而电子档案可以通过网络传输、下载、拷贝等方式完成档案的转出和转入，查找档案时只需要在数据库中进行搜索，方便快捷。这就可以有效简化档案管理的各项程序，促使档案管理的效率大幅提升，并且也极大地降低了工作人员的工作强度。

3. 归档效率高

电子档案的检索、分类整理都要通过操作计算机完成，归档的效率大幅提升。可以有效减少人工操作，使得归档效率更高，同时还能保持极高的准确性。

二、当前高职院校电子档案管理存在的问题

1.对软硬件设备要求较高

电子档案管理的各项操作都依赖于计算机等软硬件设备，需要借助多种设备才能完成档案的存储、分类、调阅等，并且电子档案制作质量、实际使用效能在很大程度上也取决于各项软硬件设备。这些软硬件设备主要包括计算机、移动硬盘、系统软件、检索工具以及安全管理软件等等，要实现对电子档案的有效管理必须要完善相关的设备。高职院校档案资料构成比较复杂，必须要加大投入，不断完善相关基础设施。而此类电子软硬件设备更新换代比较快，因此，需要持续投入资金建设。

2.安全性有待加强

电子档案相较于纸质档案具有明显的优势，但是也存在极大的安全风险，纸质档案主要面临的是火灾、潮湿、人为损伤等风险;电子档案主要面临的是病毒入侵、黑客攻擊、设备损坏等风险。高职院校的学生档案、教师档案、科研档案等都是需要严格保密的档案资料，一旦因黑客攻击、病毒入侵等导致泄露丢失等严重后果。会对高职院校的各项工作造成严重影响。因此，电子档案的安全仍是需要高度关注的问题之一，仍需要进一步加强。

3.归档制度需要革新

传统的归档制度主要是基于纸质档案所建立，显然这无法适应电子档案归档的要求，二者的载体存在明显的区别。电子档案由工作人员在计算机等介质上进行编写，完成后通过网络进行上传，档案管理工作人员负责进行归档存储。此过程显然与传统的归档操作存在差异，因此，当前迫切需要革新电子档案归档制度，以适应当前电子档案管理的需求。

4.工作人员业务能力有待提升

电子档案管理对工作人员提出了更高的要求，管理人员必须要熟练掌握计算机操作技术、档案管理系统软件操作技术、网络安全技术等多项知识技能。而传统的档案管理更多的是人工操作，这与电子档案管理差异较大。因此，以往的档案管理人员显然无法胜任电子档案管理工作，需要进一步加强管理人员的业务能力以及相关技术水平。

三、高职院校电子档案管理存在问题的解决措施

1.完善基础设施建设

高职院校必须要加强电子档案管理的相关软硬件设施建设。在硬件设施方面要选择高质量的计算机存储设备等，避免因硬件损坏导致档案资料丢失;在软件方面可以选择与企业进行合作，针对高职院校电子档案管理的特点以及实际需求搭建电子档案管理系统软件，确保电子档案管理工作的专业化。高职院校档案管理部门要提高对这方面的重视，摒弃传统的观念，加大对电子基础设施的投入，促进高职院校电子档案管理水平的提升。

2.重视电子档案的安全性

高职院校档案管理人员对于电子档案的安全防护认识不足，档案资料存在严重的泄漏风险，这对高职院校电子档案的完整性以及安全性都是极大的威胁。经过对现阶段高职院校电子档案存在的风险因素进行分析，主要包括传输过程中泄漏、黑客攻击、病毒入侵以及硬件损坏等几方面，对此，主要采取以下几方面的措施。其一，使用局域网，在档案管理部门内部构建局域网，实现各科室计算机的连接，尤其是存储电子档案的计算机设备，要避免连接互联网，从而防止病毒入侵以及黑客攻击。其二，要重视网络防火墙建设，由于档案管理部门要负责档案的转出、传入、调阅、传输等，势必要使用互联网连接，这就导致存在一定的安全风险，对此要重视网络防火墙建设，确保电子档案在传输过程中的安全，避免档案资料泄露。其三，要建立完善的硬件设施巡察制度，对于档案管理部门的各项硬件设施要定期进行检修维护，及时发现设备存在的问题，并进行维修或者更换，避免因硬件设备损坏导致档案资料丢失。其四，要建立档案资料备份制度，为了保证档案资料的完整性、安全性，档案管理部门针对电子档案要建立备份制度，除了本地存储外，还可以利用当前云存储技术，切实保障档案资料的安全。

3.完善电子档案归档制度

为了有效保证高职院校电子档案资料的开展，完善电子档案归档制度是当前亟待解决的问题。电子档案管理工作涉及内容比较多，并且对于工作人员的要求要较高，需要多个部门高效配合，协同工作，及时上报各部门的相关档案资料，以便档案管理人员及时完成档案的整理以及存储工作。关于电子档案的归档问题必须要以完善的制度为依托，强化高职院校各部门之间的联系，档案管理部门要积极向各部门传达电子档案存储的标准格式、文件命名规格以及其他相关要求，确保各部门的电子档案格式统一、文件命名符合要求。各部门要严格按照电子档案规章制度完成档案的转递，要确保档案资料的真实性、完整性，同时注意避免误转、错转的情况。

4.建立高素质的电子档案管理团队

当前，高职院校档案管理工作在向现代化、信息化、数字化方向发展，迫切需要建立一支高素质的档案管理团队，电子档案管理与传统档案管理相比，虽然各方面都有了明显的提升，但是，对于档案管理人员的能力要求也更高，因此，高职院校必须从内部培训和外部吸纳这两种途径提升档案管理人员的整体素质水平。首先，高职院校要加强内部培训，充分利用院校雄厚的师资力量对档案管理人员进行培训，促使其熟练掌握计算机技术、档案管理软件操作技术等各项先进技术，并对其进行系统的理论培训，全面提升档案管理人员业务能力。其次，高职院校要注重外部吸纳优秀人才，充实人才队伍，一方面要积极吸纳电子档案管理方面的人才，促使高职院校电子档案管理更加专业化;一方面要积极吸纳优秀的计算机技术人才，加强电子档案管理的技术力量。此外，高职院校也可以积极鼓励本校相关专业的优秀毕业生留校从事电子档案管理工作，不仅有助于解决学生的就业问题，同时也能进一步充实人才队伍。

四、结语

目前高职院校电子档案管理的发展尚处于起步阶段，还未形成完整的体系，对此高职院校必须要积极完善制度建设，加大基础设施的投入，积极壮大管理人才队伍，重视电子档案的安全防护，全方位推动电子档案管理的发展，推动高职院校档案管理的现代化、信息化发展。

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（作者单位：海南健康管理职业技术学院）