再论高校档案管理中有关声像类档案的目录设置与归档问题

秦敏

摘 要：长期以来，由于声像类档案在高校档案管理中的不准确定位，给档案管理带来许多困扰，本文结合实际工作经验与教训，深入阐述声像类档案内容实质，以及作为一级目录使用所产生的问题和原因分析，并对如何解决给出建议。

关键词：高校档案;声像类档案;目录设置;归档

《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》（以下简称《分类法》、《规范》）由国家教委1993年11月16日发布，1994年1月1日开始施行，其中由于声像档案的特殊性，在《规范》中以单独章节列出声像载体档案工作规范。2008年国家教育部新修订的《高等学校档案管理办法》发布实施后，因作为下位法的《分类法》部分内容与上位法部分内容不相符，国家档案局将此标准作为失效标准处理，但是《分类法》与《规范》的失效并不意味着废止，目前绝大多数高校仍将其作为参考在档案管理中运用。

一、《分类法》《规范》中声像类档案的实施简况

在《分类法》与《规范》中由于“声像载体材料的记录反映形式以及制作方法、保管条件、利用方式均和纸质载体不同，必须遵循声像载体的特点和规律，进行特殊整理和特殊管理。”“归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。”但在实施过程中，很多院校按照自己的理解及实际情况多有改动。就笔者在实际工作中了解到，许多高等院校将声像档案并入档案管理一级目录之中，与其他党群类、行政类、教学类等档案目录并列。比如：2006年，我校根据《高等学校档案实体分类法》，在制订本校的档案工作规范中，增加了“声像类（SX）”“人物类（RW）”“实物类（SW）”，随着时间的推移，这样的分类办法所带来的问题越来越突出。

二、声像类档案作为一级目录设置的问题存在与原因分析

声像类档案作为一级目录设置，笔者认为存在以下问题，其一，从归档内容来讲，声像类档案归档的主要内容包括声像档案综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面，重点是本校各项活动中直接形成的，具有长期保存价值的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件，就其字面意义上理解，声像档案综合管理是指学校就声像方面专门下发的文件、规定、办法等文书类材料;制作工作是指声像类档案的形成过程，如照片的拍摄背景与单位，录影带的制作完成过程;具有长期保存价值的声像载体材料是指记录学校教学、科研、行政等门类的相关的声像类材料，就一般高等学校而言，有关声像方面的档案并不超过《实体分类法》所规定的十个一级目录范围;其二，就其立卷原则上来讲，“根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位。对单件声像载体材料，要附以文字说明，对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法，对同一内容、多载体合成的档案，应注明参见号，既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。”阐明了三种情况下声像档案的处理办法：单件载体附以文字说明;同一载体多项内容的，按主题逐一著录;同一内容多载体合成的，互设参见号，逐一著录，保持独立。从以上这些办法可以看出，无论是一题一件，多题一件，还是一题多件，都要保证声像材料的独立性和使用性，不是说单独存放就是具有独立性，而是要保证材料内容本身的完整性和独立性，二者缺一不可，声像材料与规定的十个一级目录内容互为参见才能保证其完整性，也就是说声像类档案与其他档案密不可分;其三，从实际的收集整理利用工作来讲，如果将声像类档案列入一级目录，容易走入声像归声像，其他归其他的误区，比如学校举办的一次大型会议，将会议材料归入行政类档案，将会议录影和照片归入声像类档案，这样归类，割裂了声像材料与文件材料之间的有机联系，不符合按照材料的形成规律组卷归档这一基本原则，会造成服务利用的不完整不全面。

究其原因，声像类档案作为一级目錄，不论从分类原则与理论基础上，还是实际应用中均存在（诸多）不足。

首先，此声像类档案作为一级目录与《分类法》《规范》的整体思路不一致。《分类法》以实体分类法与信息分类法两种分类思想为基础，互为补充，一级分类按问题采用的实体分类办法，二级目录按来源采用信息分类办法。按照分类原则，每一层级只能采用一种分类方法，声像类档案是档案的不同载体，如果分类，也应与不同载体的材料分类，而不能与其他分类方法混用。对此在《高等院校档案管理办法》（中华人民共和国教育部令第27号）中确定归档范围11大类，并明确说明“归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。”

第二，与档案归档立卷的思想有悖。档案归档应当根据材料的形成规律，遵循保持材料之间有机联系和便于保管利用的原则，如果将“声像类”档案定为一级目录，则与同层级的其他目录享有同等归档权，则势必会造成某些文件的人为分离。

第三，在实际工作中，造成工作的分类困难，而且有些题名内容记录不规范不准确的档案，时间久了，便难以找到最初的时间，地点，人物，用途，失去了档案的参考价值和凭证作用，造成了人力、物力、财力的浪费。

综上所述，声像类档案在高等学校档案管理中，不应作为一级目录与其他十个一级目录并列。

中国人民大学出版社出版的《专门档案管理》中，论述到：把“照片档案”“声像档案”等视为专门档案的具体类型加以研究，这实际上是一种误解。其实照片档案、缩微档案等，是从档案的物质载体的角度进行划分所得到的分类结果，是载体特殊的档案而已。如果从形成领域和内容性质方面来看，它们之中也包含着多种不同类型的档案的信息。

三、声像类档案的分类设置方法及归档建议

既然声像档案并入一级目录并不合适，而声像档案在高校档案中又非常重要（是高校档案的重要内容），是文字档案的重要补充，那么如何依规合理科学的分类呢？

首先，作为档案的特殊载体形式，声像档案管理要纳入整体管理之中，应该作为一级目录的附属目录出现，每一个一级目录下的档案材料，都可以相应的使用附属的声像类目录，这样，在高校管理之中，不同种类的档案，不论以卷或件为单位，按文件形成规律，均可归入相应的一级目录中，如果在卷或件中包含有声像材料，那么除了正常的归档以外，另以参见号的形式注明声像档案的档号。如果遇到单件的声像档案，则直接在声像类中给出单独档案即可。仍以会议为例，会议材料不是分别归入行政类和声像类，而是首先归入行政类档案，给出档号后，然后再以参见号的办法将会议录影和照片归入声像类档案，声像类档案也要以参见号的方法与行政类档案呼应，这样可以避免上述问题，而且保证声像类档案保存的特殊要求，能够满足档案的成套性，保证档案的完整和有效利用。

除声像类档案，人物类档案也存在着分类不清的问题，为了简便，有些高校就将这些档案都添加进一级目录进行管理，与声像档案相似，在概念没有搞清楚之前，随着档案数量的不断增加，遇到的问题也就越积越多。

人物类档案主要是指特定范围内的个人，在个人经历中直接形成的，对国家、社会、单位、本人有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体、不同形式的原始记录，包括个人的自传、书信、专著、译著、教材、手稿、活动照片、底片、录音录像带、实物、用品、珍藏品等不同种类的材料。人物类档案比较特殊，他收集的内容很大一部分是个人在学习生活工作过程中形成了私人材料，这部分内容称其为征集更为恰当。因为是征集，所以在归档的时间、范围、内容上人为的因素较多，形式上也很灵活，所以设置为主目录的附属特色专门档案更为妥帖。这样实际操作起来更为简便易行，当征集到人物的个人档案时，直接归入相应的附屬档案，当学校归档内容涉及人物档案时，仍先以归入一级目录，然后以参见号的形式与附属档案对应。如果征集到的人物档案较丰富，条件成熟，也可单列设立人物档案库。

笔者认为，在实际的档案管理中，对于分级目录设置的实际操作中，按照规范结合本校的实际设置，在遵循档案形成规律的前提下，保证主体框架稳定性的同时，根据学校发展的需求，把有必要、有利于反映学校全貌、有利学校发展利用的材料，设置成为附属的特色档案进行管理，而不必生硬的加入主体架构，主体档案是附属特色档案的基础，附属特色档案是主体档案的补充和延伸，这样既可以保证原有分类体系的长期稳定，又能够弥补主体分类体系的不足，不断的满足学校发展的新需求。

参考文献：

[1]国家教委办公厅.高等学校档案实体分类法与高这校档案工作规范[M].成都：四川科学技术出版社，1994

[2]中华人民共和国教育部令第27号[S].高等学校档案管理办法，2008

[3]王英玮.专门档案管理[M].北京：中国人民大学出版社，2017

[4]沈阳理工大学档案管理规章制度-豆丁网（http：//www.docin.com），2016

[5]苏州大学声像载体档案工作规范、归档范围和保管期限表-（ http：//max.book118.c ），2015

（作者单位：内蒙古师范大学档案馆）