知识密集型企业境外机构项目文档管理体系建设

郭婷

摘 要：新经济时代，企业境外交流合作日益增多，在拓展境外市场过程中，围绕境外项目的建设和运营形成了大量项目文档资料，如何提升企业境外信息资源有序管理能力，本文从分析具备技术领先和创新优势的知识密集型企业境外项目管理现状入手，以业务链上的项目文档质量控制为导向，提出知识密集型企业境外机构项目文档管理体系建设模型框架和实施措施。

关键词：境外机构;项目文档;体系建设

以大量知识员工为主体，生产知识型高附加值产品的知识密集型企业，具有高知识度、高技术度、高创新度、高互动性等特征，其知识积累与技术创新对知识密集型企业的建设与运营尤为重要。运用数字化、智能化技术，将项目文档资源进行收集、整理、分析、研究、储存并转化为企业的知识资产，促进企业的可持续发展。

一、管理现状和难点

知识密集型企业在国内的文档管理渐趋成熟，但因境外项目实施的外部环境与国内项目管理存在差异，不能简单运用国内的管理经验和制度标准。由国内母体公司通过参股、控股等资本运营方式管理和控制的境外机构，在开展境外项目文档管理工作时，受资源配置和所驻国或地区法律限制，存在与国内总部的文档管理边界不清、项目过程质量控制不到位、信息失真或缺失等矛盾，造成境外项目的文档资源无法得以完整保存和应用，其管控难点主要体现在以下三方面：

1. 管理规范方面。项目的管理模式是从国内派出队伍，随着境外合作增多，属地化管理逐渐增强。有的国家因当地技术准入门槛低，技术壁垒较少，有利于推行我们的项目文档管理标准;有的国家对项目产品的要求较为严格，项目文档的管理模式不能完全照搬国内标准，境外项目实施须遵守所驻国或地区以及国内总部相关法规制度双重标准，境外机构因管理模式的变化以及管理规范的不一致，项目文档管理的规范性和适宜性难以得到保障。

2. 管理能力方面。境外机构因人力成本投入较高，文档管理人员一般身兼数职，缺乏系统的文档专业培训，文档管理的深度和广度受个人能力和素质的影响较大。同时，境外档案基础设施薄弱，设备功能不能与需求相匹配，项目文档资源的完整性和准确性难以保障。

3. 技术手段方面。受项目成本控制、所驻国或地区政策等因素影响，境外项目文档的信息化水平较低，多数境外机构没有信息管理系统，或者与国内总部的文档系统缺乏接口，系统功能欠缺，服务器和存储系统配置不满足需求，同时也受当地政策限制。

二、基本思路和原则

面对境外项目文档管控难点，采用項目文档数据生命周期管理，建立境外机构项目文档管理体系，解决制度、能力和技术几方面问题。境外项目文档管理既要遵循境外机构独立性原则又要符合国内总部知情权要求，以及尊重所驻国或地区文化，执行相关法律制度要求。在与其他关联公司合作时，管理同样需要遵守双方约定的制度要求。在体系建设过程中，需要遵从三个原则：

1.统筹协调、分级管理原则。由国内母体公司、归口管理单位负责境外文档工作监督指导，境外机构负责具体业务活动，形成三级责任、联动管理机制。

2.安全原则。境外项目应建立信息化驱动型的文档管理机制，保证信息安全，维护不同介质文档的完整和安全是项目文档管理的基本要求。保证数据的传输和接收安全，防止泄密，尤其是对保密文档管理，确保数据在线、离线和备份安全。

3.规范性原则。按类型和级别制定文档管理模式和质量规范，体现在业务流程、输入数据与输出成品的规范，便于业务接口对接，关联相关文档，信息和数据运行及时、准确、完整、可复用。

三、体系建设

1.框架设计

境外项目文档管理在项目实施管理过程中，以业务流程为导向，对项目文档进行收集和管理。

保证项目文档有序受控的要素有三个。一是组织结构与制度;二是平台建设;三是资源管理。组织结构与制度是文档管理组织结构、文档管理制度体系的建立;平台建设是文档管理系统平台设计。资源管理主要内容是基础设施、文档人员配置和培训。

2.业务流程

境外机构的项目文档工作应涵盖项目活动全过程，在项目管理的不同阶段实行过程控制，并通过文档管理系统，将项目文档管理制度和规范要求固化在电子模版中并嵌入文档管理信息系统，具备条件的境外机构可将其项目文档业务流程嵌入系统，实现全流程的电子化管理。

3.业务流程导向的境外项目文档过程控制

（1）境外项目文件控制

满足所驻国或地区的相关行业或部门的规定，以及遵守我国法律法规和国内总部规定。保证归档文件完整齐全，应将归档要求落实在文件形成阶段。界定项目文件的归档范围和保管期限，在项目实施过程中细化，项目收尾时作为项目文件移交的依据，按规定要求完成项目文件移交归档。在文件阶段，电子文件通过文档管理系统进行逻辑归档。文件流转完毕，可按归档计划进行在线归档或卸载式归档。

（2）境外项目档案控制

境外项目文件材料由项目立项单位与项目承揽单位负责归档，由文档管理人员接收并整理。在文档管理系统中形成的项目文件，自动按类别存储在系统中。境外机构的档案主管部门负有对档案质量的监督检查责任。档案整理完毕应由专人审核档案质量。在档案收集和移交时办理相关合法、合规手续。

（3）保管和利用过程控制

在“安全完整、利用便捷”原则下，采取相对集中分散保管相结合的保管方式，由文件的形成部门负责收集、整理和保管。保管的方式、环境应符合档案管理规定。归档后的项目文件由档管主管单位管理。在法律法规允许的情况下，重要实体档案需要运回国内保管，电子文件和电子档案应通过系统加密传输。要求在当地保管的，在法规许可前提下，可将目录清单报送国内总部。文档利用须履行相应借阅登记手续。

4.支撑要素

（1）组织结构与制度。第一，文档管理组织结构。因海外人力成本较高，企业为减少运营成本，不设置专门的文档部门，文件和档案管理工作根据情况由不同部门负责，由各业务部门和其它职能部门履行各自的文件管理责任。第二，文档管理制度体系建设。应执行所驻国或地区及我国的法律法规，遵循国内总部的文档管理要求。形成法规标准清单作为依据性文件。根据各环节的工作，按业务层级制订管理制度和业务规范，以保证项目文档业务规范运作。

（2）平台建设。第一，着重从文档管理、安全控制和协同办公三方面考虑。文档管理是搭建文档集中存储的平台，支撑多形式的文件管理，为用户提供便捷的检索功能。安全控制是要设置合理的管理权限，包含管理人员的管理权限和文档本身的权限。文件采用加密存储，保证数据的安全可靠。协同办公是将文档管理系统与国内总部其它管理平台相集成，关联相关数据，实现文档一体化管理。第二，文档管理信息系统。应遵循“及时、便捷、安全”原则，将信息资源收集整合形成项目数据库，通过统一便捷的搜索界面实时检索。系统可分统一门户、智能检索引擎、流程管理、分发管理、存储管理、监控管理等功能模块，集成任务中心、个人设置、常用链接等常规功能，提供检索模式，数据存储流程监控，从而实现系统对文档全流程联动管理。第三，基础信息平台建设。结合现场环境和用户需求综合考虑，确定设备是本地采购或国内采购。信息平台建设包括网络平台建设、系统平台建设、设备安装联调。然后，对相关人员进行服务器运维等培训。第四，技术支持。是对文档管理信息系统的管理，即系统数据发布与传递及数据转移归口管理。具体工作有系统需求管理、系统功能测试、日常维护、系统优化、数据转移的审计和监管，保证文件形成、流转、保管、利用等功能符合要求，满足信息化建设需要。

（3）资源管理。第一，基础设施。提供满足文件收集、整理、保管和利用的设施设备，以完成文档日常业务和服务。基础设施包括文档管理系统及平台设备、文档库房、保护设备和技术设备等，能够保证文档工作系统、安全。第二，人员配备和培训。相关岗位人员都应履行文件材料处置职责，保证合規合法，保证其能胜任文档工作。企业应对境外机构员工进行文档管理知识培训，定期对从事文档相关人员提供文档业务培训，确保文档人员了解和熟悉文档工作依据文件，熟练掌握文档业务。文档业务培训包括保持业务熟练程度和提高业务水平的相关培训。

参考文献：

[1] European Guide to good Practice in Knowledge Management-PartⅠ： Knowledge Management Framework[S]. European Committee for Standardization， 2004： 6-8

（作者单位：中广核工程有限公司）