事业单位人事档案管理信息化建设现状及提升策略

杨金明

【摘要】伴随我国信息化建设的深入发展，信息化技术已强力渗透到各行各业，人事档案管理作为事业单位管理的重要组成部分，加强人事档案管理的信息化建设有利于提升人事档案管理的效率和质量，促进人事档案开发利用的科学化，推动各事业单位之间的交流与合作，提升事业单位人事档案管理信息化水平。本文以事业单位作为研究对象，以档案管理作为研究切入点，论述了人事档案管理信息化建设的价值，指出了事业单位人事档案管理信息化建设的现状，提出了事业单位人事档案管理信息化提升策略，为事业单位推进人事档案管理信息化建设提供参考建议。

【关键词】事业单位;人事档案管理;信息化建设

档案是一种重要的信息载体，通过对档案资料的记载，获知所研对象发展轨迹，并据此预测其未来走向。档案在人类历史发展和社会管理中发挥着不可替代的作用。随着人类社会的不断向前发展，社会生产力的进一步提高，档案的种类和形式变得日益多样化，比如纸质档案、电子档案、音像档案、实物档案等，档案形式的发展有力推动了档案管理的稳健持续发展，提升了事业单位档案管理的效率和水平。人事档案管理作为企事业单位管理的重要内容之一，通过人事档案可以获知工作人员的以往表现、工作能力、胜任岗位、工作稳定性等重要信息。科学的人事档案管理有利于事业单位开发和利用人才，方便事业单位工作人员合理流动，提升工作人员的工作满意度。伴随我国互联网和现代信息技术的快速发展，传统的档案管理模式不能满足信息时代的发展要求，而加快事业单位人事档案管理的信息化，推动人事档案管理模式向信息化方向转变，则是信息时代和事业单位发展的客观要求。

一、事业单位人事档案管理信息化建设的价值

由于纸质档案管理是传统人事档案管理的主要对象，这使得人事档案管理往往面临整理分类困难、开发和利用率低、数据统计分析难度大、不容易保存等问题，这些问题的存在不利于事业单位人事档案管理效率的提高，不利于合理开发和利用人事档案信息，这是摆在事业单位人事档案管理者面前的一项重要难题。而事业单位人事档案管理的信息化则能够有效提高人事档案管理的质量和水平，更好地开发利用保存人事档案信息，为事业单位发展提供更优秀的人才支撑，进一步提高事业单位人事档案信息的安全保护等级。

二、事业单位人事档案管理信息化建设的现状

事业单位人事档案管理的信息化是一项系统、复杂的工程，在这项庞大的工程中起关键作用的有人、财、物、制度、技术、管理等因素。本文则着重从人员、制度、管理等方面分析事业单位人事档案管理信息化建设现状，以期为人事档案管理信息化建设提供理论指导。

（一）领导对人事档案管理不重视。人事档案管理是事业单位最基础且不被重视的一项工作。不当的人事档案管理往往容易造成人事档案的丢失、损坏、遗漏等，不利于有效地发现和使用人才，造成人才流失，给事业单位和国家造成损失。目前，有些事业单位的领导对人事档案管理的认识仍然停留在初级阶段，他们想当然地认为人事档案管理只是对人事档案的简单收集、整理、分类和保存，履行人事档案的查询、调入和调查等职责，只要不发生人事档案的丢失、损坏、遗漏等事件就可以，这种安于现状、不求突破的落后思想对推进事业单位人事档案管理的信息化无益。因此，事业单位的领导必须强化对人事档案管理信息化建设的高度重视，为推动人事档案管理的规范化、便捷化和科学化营造良好的发展环境。

（二）人事档案管理制度的不完善。事业单位档案管理的稳步发展离不开完善的档案管理制度的保障。人事档案管理制度涉及人事档案的调动、整理、分类、查阅、开发和保存等制度内容，不管缺失哪一个方面或哪一个方面做得不到位，都不利于事业单位的人事档案管理。比如，人事档案调动制度的不完善或缺失，极容易对人事档案调动人员造成心理困扰，或者导致人事档案的丢失、损坏和遗漏，再比如人事档案开发和利用制度的不健全，容易造成优秀人才被埋没，甚至严重流失，等等。因此，科学合理、健全有效的人事档案管理制度对于引进人才、提高效率和优化管理起着关键性作用。

（三）专业化档案管理人才的缺失。专业的档案管理人才是提升事业单位人事档案管理效率和推动档案管理信息化建设的第一资源，其工作能力和水平直接影响着人事档案管理工作的效率。然而，事业单位当前专业化人事档案管理人才的缺失，是事业单位实现人事档案管理信息化面临的最大障碍。当前，有些事业单位档案管理人员对档案管理的工作流程、信息化技术手段应用、信息化技术和设备不能独立熟练地操作，加之一些人事档案管理人员的不作为、不担当和乱作为，使得人事档案管理信息化无法真正落实到工作中，不利于信息技术手段在人事档案管理中的有效运用，从而制约了事业单位人事档案管理的信息化。

三、事业单位人事档案管理信息化的提升策略

积极推动事业单位人事档案管理信息化既是当今信息时代发展的必然要求，又是落实“推进国家治理体系和治理能力现代化”的重要体现。依据前文对事业单位人事单位档案管理信息化建设现状的分析，提出了推进事业单位人事档案管理信息化的有效对策。

（一）提高领导对人事档案管理的重视。事业单位管理者对人事档案管理信息化的态度和重视程度，决定了人事档案管理信息化的建设成效。首先，事业单位领导在思想上要充分意识到人事档案管理信息化是大势所趋，不可阻挡。其次，要为事业单位人事档案管理信息化提供较充足的资金保障和技术装备，比如电脑、投影仪、扫描仪、传真等硬件设备，及一些常用的软件。再次，要在人才队伍建设上，大力引进和培育专业化的档案管理信息化人才，提高档案管理的效率和质量，防范档案信息的被盗取和篡改。最后，事业单位领导要认识到：人事档案管理信息化建设是事业单位档案管理部门一项相当重要的工作;是人事档案资料管理向信息化管理转变的一种重要形式;是人事档案管理从单一的管理工作全面转向社会服务性工作的一个重要过程，比如不光是对人事档案的收集、整理、分类、保存、调动等工作，而且涉及到人事档案信息的共享、人才队伍建设等更为重要的工作。因此，事业单位管理者必须强化对人事档案管理信息化建设的认知，转变观念，落实行动。

（二）完善人事档案管理制度。完善的人事档案管理制度是保障档案管理工作有序进行和规范档案管理人员从业行为的重要制度。首先，要建立事业单位人事档案管理信息化管理制度，切实保障人事档案管理信息化的真正落实，全面提高人事档案管理信息化水平。其次，要改革和完善事业单位人事档案管理现行制度。人事档案管理制度中不符合时代发展要求的，不利于事业单位档案管理发展信息化的内容，要进行删除，而对于人事档案管理信息化面临的新问题、新要求，要适时的建立并完善现行档案管理制度，全面提高事业单位人事档案管理的效率，以切实保障工作人员的权益，为事业单位引进优秀人才提供更优质的服务。

（三）培育人事档案管理专业化人才。专业化档案管理人才的培养要坚持内部培育和外部引进相结合的原则。人事档案管理专业化人才的内部培养：首先，要培养档案管理人才的信息管理意识，促进现代信息技术手段和人事档案管理的有效融合，有力推动事业单位人事档案管理的信息化进程，全方位提高事业单位人事档案管理的效率和水平。其次，要培养档案管理人员过硬的职业道德素质，严守工作人员档案信息，切实维护工作人员权益，防范档案信息的被盗取和篡改。再次，要培养档案管理人才良好的服務意识，为档案调动人员和事业单位提供更优质的服务，有利于企事业单位引进人才，实现快速发展。而档案管理人才的外部引进，主要是引进一些拥有档案管理或图书情报专业背景、具有丰富的档案管理从业经验的优秀人才。总之，通过内外培育和引进可以从根本上解决事业单位档案管理人才紧缺的局面。

【参考文献】

[1]李铭.事业单位档案管理信息化面临的问题及对策[J].兰台内外，2019（5）：13.

[2]宋林静.浅谈事业单位档案管理信息化建设的意义和方法[J].河北企业，2019（6）：47-48.