6S精细化管理在医院档案管理中的运用

孙丹丹 武海萍

【摘要】医院档案是一项记录历史、传承文化、服务社会的工作，也是医院发展不可或缺的一项基础性、支撑性工作，首要任务是为医院整体发展服务。随着公立医院现代化管理体系的深入推进，信息化建设的持续改进，医院管理者不断完善医院档案精细化管理，使之更好地为医院服务尤为重要。本文就当今医院档案工作现状进行讨论，通过对医院档案管理工作的各个环节进行细化分解，将6S精细化管理理念融入档案工作中，以实现医院档案服务功能最大化。

【关键词】医院;档案管理;6S 精细化

医院档案是一项记录历史、传承文化、服务社会的工作，是医院可持续发展和进行创新的重要信息资源，档案管理为医院整体发展服务。随着公立医院现代化管理体系的深入推进，“互联网+”背景驱动下，医院信息化建设的持续改进，医院档案管理也亟须改变原有管理思路和理念，不断完善医院档案精细化管理，运用6S管理理论融入档案工作中，从业务工作、服务利用等方面推进档案工作制度化、流程化、规范化发展，使之更好地为医院整体发展服务。

一、医院档案管理

本文以北京市某三级医院为例，其经历近70年发展历程，通过档案的收集、整理、保管等各项工作，形成和积累了一系列文书、财务、人事声像、科技等档案，积累和保存医院历史文化，保存和传承下去，并在建院70周年纪念活动中“寻根求源”，为凝聚医院文化发挥着重要作用。档案工作是一项管理性和服务性的工作。为医院日常管理活动的正常开展提供依据和参考。其既是医院具体业务管理的重要环节，也是医院管理工作中必不可少的工具和手段，同时一直承担着厚重历史见证人的角色。虽然并不直接产生医院经济效益，也不直接从事医院管理和各种决策工作，但可以通过为医院业务的开展提供档案信息服务，推动医院整体发展。2014年中共中央办公厅和国务院办公厅在《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中明确指出：档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作。作为医院基础保障性质的服务，对医院发展起着重要参谋和助手作用。本文就该医院档案工作现状进行讨论，通过对医院档案管理工作的各个环节进行细化分解，围绕医院档案管理开展了一系列调研论证工作，运用项目管理中“冰山理论”分析目前医院档案管理面临问题。1.硬件设备和设施不足。由于医院医疗用房十分紧缺，医院各部门档案用房既狭小又紧张;档案室硬件设施老旧。2.认识不足，重视程度不够。3.管理制度不健全，档案管理分散。4.档案管理人员专业知识滞后，缺乏档案创新服务意识。

二、思考：运用6S精细化理论管理医院档案

本文探索运用6S精细化管理理论管理医院档案，提高效率、便于利用，不断提升档案管理的业务水平和服务质量，使医院的档案管理能够更好地为医院发展服务，创造更大的价值。

（一）“6S管理”理论内涵。“6S管理”是现代有效的现场管理理念和方法，包括整理、整顿、清扫、清洁、安全、素养6个要素，主要是提高效率、保证质量、使档案室工作环境整洁有序，保证安全。6S本质是一种执行力、强调纪律性的医院文化，能为医院其他业务提供优质的管理平台。医院档案管理工作，是用科学的原则和方法管理档案，提供档案为医院服务的一项工作。包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用等环节。在档案管理实践中，融合6S精细化管理理论，促进医院档案工作不断进步。

（二）“6S管理”在档案管理中的运用。通过了解“6S管理”的内涵，结合医院档案日常管理工作，将6S管理理论与实践融合到档案工作中，有利于提升档案管理工作效率和档案价值。1.整理。档案的收集、整理、鉴定是档案业务工作的重要环节。在医院管理活动中，形成大量的文档资料并进行归档管理。医院各部门形成的文件往往是分散的，而对档案的利用则要求在一定程度上集中。收集来的文书档案数量较大，内容凌乱，需要医院档案部门将档案进行系统化整理，并进行分门别类，使档案从凌乱到系统的工作环节。制定符合医院实际的文书档案归档范围，充分结合“价值鉴定理论”，制定“要”与“不要”归档标准，对要归档的文件材料进行判定，去粗取精，节省医院空间，避免浪费人力、物力和财力。2.整顿。分析医院档案室现状，落实整理工作，规划档案管理流程。将档案室必要的物品按规定位置摆放，并加以标识。将数量庞大、成分复杂的档案按其形成规律整理存放，应用在医院档案室业务管理非常实用，文档档案进行基本的整理后，要将其放到专门的档案库房中，规定摆放位置，编制多种检索工具，以便快速、准确地查找所需档案，保证档案的利用。因此，有序摆放和科学编目，有利于提高档案管理工作效率。3.清扫。将工作场所内的地方清扫干净，保持工作环境干净。在医院档案管理工作中，档案的保管是档案管理中一个相对独立的工作环节，对档案库房日常清扫、保洁是档案管理工作的重要组成部分。同时干净整洁的环境，也有益于档案工作者身心健康。有心理学研究提出，环境对人的情绪产生作用，整洁干净的环境能带给人舒适，在工作时情绪也会高涨;对档案工作者是必不可少的环节。4.安全。医院档案承载了医院建院以来多年的历史记录，维护档案的完整与安全是整个医院档案管理工作必须遵守的基本要求，更是档案保管工作的中心任务。从档案工作者身体安全，到档案安全，再到信息安全等，保证档案实体安全、信息安全和个人职业环境安全是医院档案管理者重视的问题之一。定期和不定期地对档案进行安全检查，也是档案库房管理工作中的一项重要内容。特别要重视对档案流动过程中的安全防护，包括档案接收过程中、档案整理中、档案复制、数字化过程中、档案展示中、档案保管中、档案利用中。加强档案工作人员安全教育，防患于未然。5.清洁。档案库房管理人员应在平时对档案库房进行定期清扫，节假日前彻底清扫，做到档案柜（架）无积尘。不得将与工作无关的物品带入档案库房，严禁堆放杂物，严禁吸烟、喝水、吃东西。将整理、整顿、清扫进行到底并制度化，保持档案环境清洁状态。同时清洁在具体的6S档案管理活动中扮演重要角色，保证每份文书档案在收集、整理过程中干净、完整，使各个环节能有序进行。6.素养。在医院档案管理中，档案工作者的基本工作态度和服务态度是做好档案工作的必然要求。档案工作是一项科学性和技术性很强的工作，也是一项复杂、细致、繁琐的工作，培养与档案事业相适应的创新型专业人才，建立一支高素质职业化档案人员队伍是精细化管理的重要举措，具备综合能力、团队精神的人员更能胜任医院档案管理工作。医院档案管理人员职业素质包括技能、知识、态度、价值观4个维度。而现实中很多单位都是一些兼职或一些特殊安排的人员从事档案工作，完善档案人职业素养，塑造良好的职业形象，提升档案管理素养，才能促進医院档案管理工作科学发展。

三、结语

档案是医院历史的记载，是医院历史的原始记录。综上所述，随着现代医院管理体制建立，网络和信息技术的快速发展，国家从战略和全局高度对档案事业发展的规划、指导和引领，医院也要充分认识档案管理工作是一项长期的任务。通过对医院档案管理工作的各个环节进行细化分解，将6S精细化管理理念融入档案管理工作中，提高医院档案工作的制度化、规范化、信息化、科学化水平，在服务医院决策、发展等方面，体现档案史料的价值，以实现医院档案服务功能最大化。

【参考文献】

[1]程勇.北京市档案人员初任培训课程[M].中国轻工业出版社，2015.

[2]周琰，梁时荣.医院档案管理人员职业素质模型研究[J].中国病案，2015，16（9）：55-58.