企业档案管理创新与服务模式研究

刘丽

【摘要】随着现代信息技术的快速发展，档案是一种具有特殊价值的信息资源，能够为企业的发展提供丰富的信息资源服务和支持。因此，创新企业档案管理技术和服务模式，对提升企业档案管理水平具有重要的作用。本文通过具体论述企业档案管理策略与服务模式，旨在为强化企业档案管理实效性提供可参考的资料。

【关键词】企业;档案管理;服务模式

在现代新经济常态的背景下，传统的档案管理模式已经难以满足企业发展的要求。因此，在现代企业档案管理的过程中，应该积极创新档案管理策略和服务模式，充分利用现代化的管理手段来推动企业现代化档案管理进程，让企业能够逐步朝着可持续性的方向发展。

一、企业档案管理策略创新

（一）创新档案管理思路，树立新型的档案管理观念。首先，应该树立良好的档案工作服务大局观念。在当前新经济常态下，企业在不断发展过程中的核心任务就是经济发展。因此，在企业档案管理的过程中必须坚持从整体大局出发，让档案管理更好地服务企业经济建设。其次，及时革新档案管理思路。通过创新档案管理理念，摒弃传统的封闭性理念和守旧思想，并紧密结合现代企业在不断发展中的实际情况，合理创新企业档案管理机制。这样才能够在保证档案资料的安全性基础上，扩大企业档案管理的开放范围，让企业内部人员逐步深入到档案管理的实践工作中，充分凸显出档案资料的社会服务化功能，从而最大限度地提升档案管理的水平。

（二）创新档案管理机制，完善档案管理规章制度。在创新企业档案管理策略的过程中，需要创新档案管理机制，完善档案管理规章制度。首先，通过建立档案信息资源收集网站。在现代社会信息技术快速发展的背景下，信息化技术的渗透逐步加深，有效扩大了档案信息资料管理的覆盖面。这样在企业档案管理日常工作的开展过程中，便无法全面及时地收集档案资料。因此，对于这种情况，可以充分利用档案信息资源收集网络，充分发挥现代社会在不断发展中各个部门的力量，有效拓展档案收集的途径。其次，应该构建完善的档案管理规章制度。通过准确把握现代企业档案管理工作的特点，制定完善的档案管理规章制度，充分调动起档案管理工作人员的积极性和主动性。通过将档案管理工作的中心作为目标任务，严格考核档案管理工作的质量，明确企业档案管理工作人员的工作责任和目标，以科学的方法来考核档案管理的成效性，为强化档案管理的实效性创造良好的保障条件。

（三）创新档案管理技术，促进档案管理工作发展。基于如今这种信息化的时代，使得计算机技术已然全面替代了传统低效的人工搜索模式。而基于计算机技术的辅助，使得检测、统计以及编研等一众工作之效率均有了明显提升，这也在很大程度上提高了档案信息资源的管理效率。不仅如此，因检索的时间大幅缩短，加之信息的输出量大幅增加，也使得档案的利用与传播的速度及效率均有了十分显著的提升。而目前，绝大多数企业已然构建起了属于自己的电子档案管理信息系统，而基于该系统所具有的资源共享功能，使得用户不仅能更加高效地查找资料，且对资料的运用也变得更加合理，这对档案工作的进步及发展而言无疑是至关重要的。

（四）深化档案编研层次，完善档案管理工作。在具体的操作过程中，企业要想确保档案信息资料管理的科学性，便必然要对以下几方面给予高度关注：首先是针对档案管理的具体过程，因可能受到档案种类及数量影响而对档案管理的效率造成阻碍。对此，企业应事先商讨防范策略，如对于重要的档案信息资料予以优先管理，而管理的具体方式则是可事先对不同的档案类型予以层级划分，如此一来，不仅能让后续的档案资料管理工作变得更加有序，且能切实提升企业的档案管理效率。其次则是针对企业切身利益相关的档案信息资料，需务必确保负责管理的人员本身具有较为丰富的编研经验或是邀请此方面的權威专家到企业来提供协助，以确保档案编研的科学与合理。再次则是针对部分指导性资料文件或与企业管理相关信息资料的处理，需务必保证编研的及时性以及要有精准的完成时间，这样便能够切实保证档案的及时性与完整性。如若档案之中还涉及部分细节，则编研过程需更加细致来确保编研的完整性。最后则是为确保档案资料价值的充分发挥，则编研人员还需予以定期的汇总并将具体的编研流程编制为额外的小册，以便后续的查阅。

二、企业档案管理服务模式

（一）有效完善网站功能。当前诸多企业在创新档案服务模式时均对网络信息技术有着较高程度的运用，而运用网络信息技术的目的：一方面是为了享有网站本身所具有的优势功能来提升服务;另一方面则是为了保证数据与信息组织的有效性。对此，为进一步提升企业的档案服务效率，则企业档案部门可自主建立网站，这样对档案信息检索效率的提升亦能起到良好的促进作用。

（二）构建电子文档中心。构建电子文档除了要对各单位的电子文档予以集中归档外，尚需对文档的具体类型予以合理划分。而考虑到部分文档还具有一定的保密性特征，若是借助网站来实施档案管理，则需对用户权限予以单独设置。当然，网站本身还应具备自动上传、搜集以及整理电子文档的功能，以便后续的信息资源共享。至于该如何去节约经济成本，则可通过构建电子文档中心的方式，这样不但不需要购买专业的档案管理软件，而且还能够提高档案管理的覆盖面，切实发挥电子档案中心的内容丰富、利用率高等优势，从而达到节约经济成本的目的。

（三）创新档案服务能力。企业开展档案管理工作的最终目的自然是为了给企业发展提供支撑。故创新档案的服务能力亦当是企业所应关注的重点。至于企业的档案服务能力该如何创新，首先，企业应当意识到档案管理的重要性。充分认识到档案管理工作的重要性，将档案管理视作企业的日常工作来确保各项管理措施均能得到有效落实。其次，由于在档案管理的过程中，所提供的服务主要是为了超前策划和为各项专题项目的开展提供支撑，所以档案信息服务应当具有较强的主动性。简言之，档案管理应主动为企业各部门提供当前所需的各项信息服务，以此方能提升企业的档案服务效率，继而切实维护企业整体的有效发展。再次，创新档案部门远程服务能力。为切实满足企业的现代化发展需求，则企业的档案信息服务亦当加强对先进信息技术的合理运用，以切实发挥信息技术优势来让档案信息服务变得更加便捷，继而在提升档案部门的远程服务能力同时确保企业的稳定发展。最后，要加强档案的深层次编研。档案编研无疑企业档案管理工作中最重要的环节之一。因此，确保档案编研的科学与合理亦是提升企业档案利用效率的关键。对此，为保证档案编研工作的有序开展，则需在具体编研之前对不同类型文件予以明确。与此同时，考虑到部分资料还将直接关系到企业利益，故聘请在此方面具有丰富经验的专家来协同编研工作的深层次开展，对提升档案资料编研的科学与合理性等诸多方面亦将大有助益。

三、结语

总之，企业的档案管理对企业发展而言无疑有着极其重要的价值。因此，企业除了需对档案管理工作给予高度重视外，尚需积极针对档案管理方式方法予以合理创新，以此方能提升档案资源的实用价值，继而切实维护企业的稳定发展。

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