新时代企业档案馆的安全管理体系建设

刘杜鹂 许高杰

【摘要】档案馆的安全管理作为企业档案馆管理工作的重要组成部分，是一项常抓不懈的工作。在实际工作中，合理采用保护措施，做好档案馆的安全管理，不仅能够保证档案的安全，有效防止档案实体的损失，还能对馆员的人身健康安全起到一定的保护作用，进而保证整个档案馆的有序健康发展。本文就档案馆管理工作中存在的系列安全问题提出了具体措施，对档案馆的安全管理有一定的参考价值，并对馆员的职业健康安全做了特别关注。

【关键词】企业档案馆;档案管理;档案安全管理;馆员安全管理

档案记录着企业发展和员工成长中重要的信息，是企业不可再生的资源，直接影响企业可持续发展能力和在市场生存中的竞争力，部分档案还可能涉及国家机密和企业秘密、个人隐私，如有泄露将直接危及国家安全、企业安全和个人利益。因此在企业档案馆的各项管理活动中，安全管理是抓得最紧、最勤且最为重视的一项工作，也是企业从事档案工作的生命线与底线。但是在市场经济高度发展的今天，企业档案馆在企业发展过程中因其价值还不够凸显而逐渐被忽视和边缘化，档案安全管理经费不能足额投入，安全管理主体责任不能细化落实，档案安全监管也长期处于虚化失效状态。与此同时，因行业不被重视和长期缺乏人文关爱所引发的档案工作者职业健康安全问题也与日俱增，成为企业档案馆稳定健康发展的不和谐因素。因此笔者认为，在新时代，企业为了自身的长期稳健发展，全面加强档案安全管理体系建设刻不容缓，具体包括档案实体安全、档案信息安全、档案人身安全三个方面的工作，三个方面的工作同等重要，缺一不可。

一、当前企业档案馆安全管理中存在的主要问题及原因

档案信息化的推广，使档案管理工作呈现出了模式多元化和内容多样化，推进了企业档案馆管理工作的发展进程，同时也带来了诸多不安全因素。主要体现在以下几点：

（一）实体档案收集、整编问题。实体档案在收集、整编及入库保管时，收集内容不完整、不准确、不系统，归档案卷内容载体和形式不一致，交接手续清点核对与实体不相符，存放目标库房没有到达基本要求，都有可能造成实体档案的损坏，导致其受到不同程度的安全影响。其中，珍贵与特殊的实体档案大多数是孤本，如若保管不当，将对企业造成不可挽回的损失。

（二）电子档案的网络安全隐患。电子档案以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统进行阅读、处理，并可在通信网络上传送档案，更好地解决了异地利用人员利用档案的困难，无疑是未来档案资源共享优势发展的有效媒介。但电子档案的不断发展存在着两面性，为人们提供便捷的同时也容易遭受黑客、病毒入侵的隐患，如电子档案没有做好加密防护，就可能因感染病毒造成机密泄露，甚至整个系统崩溃，造成档案信息永久丢失，给档案工作以致命性的损失。

（三）档案库房设备设施差。库房是实体档案存储的基本空间，是档案安全保管的设施保障，然而因经济条件等各种因素，有些单位的档案库房设在顶楼或者地下楼层未能达到库房建筑及库房要求的相关标准规范，存在一定的安全隐患。另外，一些单位的库房与阅览室、办公室设在一起，工作环境混淆，非档案人员也可随意出入档案业务用房和库房，给档案的安全管理增加了难度。

（四）档案利用制度不健全。档案最大的作用在于发挥其利用功能，或参考，或凭证，或情感，它以多种多样的形式存在在人类社会中，是不被人们丢弃且有助于人类成熟的宝贵财富。但档案分类较多，制度不完善，档案利用者对档案认识薄弱，签字审批不到位，档案不合规借出，私自涂改、偷盗，或毁灭档案，致使一些不该公开的或未达到公开年限的涉密档案上网或被借阅复制等，使一些不法分子有機可乘，安全危机无处不在。

（五）馆员人身安全存在一定的安全隐患。人是开展档案工作的主体，保证馆员的安全是保证档案工作正常开展的先决条件。在纷繁复杂的经济世界里，馆员面临着各式各样的现实困难，职业危害频出。他们也时常忍受着来自于外界对档案工作的误解、白眼和委屈，也因活多人少任务急经常性面临着

“白加黑”“5+2”的加班加点而不被家人理解。如此这些工作压力长期积压在档案馆员心里，会逐渐影响馆员情绪，容易出现焦虑、沮丧、愤怒、抑郁情绪。若不引起重视，档案工作将面临人员困境难题，给档案事业的发展造成阻碍。

二、建立企业档案安全管理体系的重要意义及基本原则

档案馆的安全管理是保证档案工作正常开展的前提，属于一项基础性工作。档案真实记录着许多重要的历史事件、科研活动等内容，是不同载体的历史记录，也记录和保存着一些生产活动中具有重要的信息或宝贵的经验，具有重要的保存价值，若档案的安全管理存在漏洞，常常会造成信息额泄露，给一些单位带来无可挽回的损失。建立以“严格管理、预防为主、防治结合、确保安全”为基本工作原则的企业档案安全管理体系，既是顺应和落实国家对档案安全保护工作越来越重视的各项政策要求，也是防止国内外敌对势力和企业竞争对手窃取国家和企业的核心档案信息资源;预防和减轻自然灾害、人为灾害对档案造成的损害;解决档案信息开放服务与档案信息安全保管之间的矛盾;应对新技术条件下数字档案信息安全挑战，消除档案部门各种安全隐患的必备举措。另外，新时代的企业档案馆管理也由传统的重档案管理的模式发展成为现在人和档案并重的管理模式，这一变化的根本进步是把人作为核心资源和要素来发展、培养和管理。要出色地完成档案工作，需要积极地发挥馆员的作用，提高馆员的思想素质和业务素质，保障馆员的职业安全，重视馆员的身心健康，这直接关乎整个企业档案馆工作的有序、稳健发展。

三、建立企业档案安全管理体系的主要举措

（一）档案实体安全。1.加强档案实体安全的管理。档案实体安全是保证档案完整、维护档案保密性的最基本条件和保障。档案实体安全管理应做到以下几点：（1）建立健全实体档案归档制度，认真梳理漏洞，确保档案安全万无一失。

（2）对不同载体的档案应分类存放，规范要求，选取合适的保管装具进行保管。（3）对珍贵档案的保管应尽快封存原件，确保档案原件安全，用复制件代替原件提供利用。

（4）对老化、褪色、破损、霉变等受损档案，应采取抢救措施，按档案保护要求对档案实体进行修复完善，适时开展纸质档案的数字化工作。2.加强档案库房安全的管理。档案库房的安全管理主要做好以下几点：（1）规范建设档案库房。档案馆库房是一个特殊性建筑，有其自身的特定建设要求与特点。建设档案馆库房必须严格按照《档案馆建设标准》《档案馆建筑设计规范》等标准规范性文件设计与施工，切忌单纯为了设计独特或者美观而忽视档案库房的实用性和功能性、安全性等原则。（2）库房管理向智能化、自动化迈进，实现由传统的馆员下库房安全巡查转变到通过机器系统实时远程自动调节并监控来保障库房安全，通过利用综合管理系统对档案库房进行一站式安全保护。（3）存放音像档案、电子档案等特殊载体档案的库房，应安装特殊的温湿度调控和防磁等设施，涉密计算机房还要有信息屏蔽设施。（4）安装监控防盗设施，加强对档案原件的监控。（5）档案装具也要以有利于档案安全和人身安全为第一原则，注重柜架质量和合理排列。（6）档案馆功能分区布局合理规范，做到办公室、库房、阅览室严格实行“三分开”。

（二）档案信息安全。1.加强电子档案信息的存储与保管的安全管理。电子档案作为当前档案信息化工作发展的产物，其运行环境主要依赖于计算机系统，保证电子档案运行环境的安全管理就是对计算机系统的安全管理，其安全管理应做到以下几点：（1）明确归档范围，保证应归尽归。（2）统一技术应用标准，宜使用兼容性强和适应范围广的技术。（3）及时进行有效验证。收集电子档案时应确认未携带病毒，保证电子档案载体物理上的安全可靠和可读可写的有效性。（4）密切关注计算机技术的发展方向，加强对电子文件信息系统和媒体的安全检测，定期对电子档案管理软件的升级与维护，适时对电子档案的格式进行转换，并根据情况做好电子文件备份和异地存储机制。（5）加强对电子文件利用活动的管理，健全涉密、保密制度和应急预案，严格遵守“涉密不上网、上网不涉密”基本原则，保证电子档案的信息安全。2.加强档案信息利用安全的管理。档案利用的安全管理主要从意识形态和制度建设两方面着手：（1）强化安全意识，完善档案安全管理制度，严格责任追究。不仅要树立好维护档案安全的责任意识、保护意识和法律意识，更要让每一个档案利用者自觉配合档案部门做好档案安全工作，与档案工作者共同维护档案安全秩序。（2）建立健全档案、人员出入库登记制度，保障档案利用安全。涉密档案专库专柜存放、专人管理，提供档案人和利用档案方都必须认真执行《档案法》《保密法》等法规，严格利用审批程序。（3）对拟解密开放和拟网上公开的档案信息资源要组织专人进行逐项审核，经领导签字批准确认后方可开放。

（三）档案人身安全。1.加强档案馆员人身健康安全的管理。加强档案馆员人身健康安全，具体应做好以下几点：

（1）建立健全相关制度。加大档案事业投入保障力度，全面加强档案职业危害治理，切实解决广大馆员的后顾之忧。（2）强化管理，加大安全宣教力度。加强领导，制定档案安全责任制，做到安全教育经常化、制度化。加强防控，制定防控措施，将安全工作贯穿于档案工作始终。提高安全意识，定期进行安全自检工作，发现问题或安全隐患应及时采取相应的处理措施。（3）改善工作环境。应用绿色、环保的技术方法、设施设备，提高档案从业人员职业健康保护水平。（4）定期体检，加强锻炼，劳逸结合，重视身体健康。2.加强档案馆员精神健康的安全管理。企业档案工作是一项极度需要耐心与责任心的基礎性工作，为企守史、为企明志的工作价值与目标要求我们档案工作者必须时时背负起对企业历史负责，对企业未来负责的高度精神压力。加强对档案馆员的精神健康安全管理应纳入为企业档案安全工作的重要一环，做好防微杜渐工作。具体来说，社会和企业应给予档案工作者应有的尊重和价值认可，正确认识到企业档案工作在企业发展中有着不可轻视的地位和作用，给予企业档案工作和档案工作者应有的重视和关怀，并将举措落在实处;进一步提升企业档案工作者的经济待遇，保持与企业效益增长相适应，与社会物质文化生活需求的变化相适应;限于业务技术范围，档案工作者普遍缺乏跨岗位就业的能力，应着重从技术职称角度给予档案工作者畅通的个人职业发展晋升通道，减少人为的晋升名额限定或者超标的硬性的工作业绩要求，重点照顾基层一线档案岗位工作人员;加强对档案工作者职业思想道德的积极引导和教育，正确认识自身工作价值，树立积极工作信心。

四、结语

无论是档案信息化飞速发展的今天，还是传统的档案保管，安全工作都是企业档案馆工作健康、持续开展的护航防撞器。树立档案工作科学的发展观，坚持“预防为主，防治结合”的原则，持续关注档案人员职业健康安全，夯实档案工作者“为企守档、为企服务”之初心，进一步做好企业档案馆安全管理工作，是不断推进企业档案事业发展走向新高度的有力保障。

【参考文献】

[1]刘阿娜.浅谈档案安全管理工作[J].经济技术协作信息，2016（4）.

[2]陈莉.浅析档案利用安全问题[J].黑龙江档案，2017（1）.