新时期基建档案整理与归档问题研究

刘丹

【摘要】基建档案是指基本建设工程的规划、设计、施工和使用维修活动中形成的科技档案。本文对新时期的基建档案整理与归档的范围进行描述，对在档案整理和归档过程中遇到的难题和存在的问题做了研究探讨，在此基础上，对于如何解决档案管理的问题提出了几点策略。

【关键词】基建档案;整理;归档

新时期，基建档案作为重要的信息资源，其整理与归档工作占据重要位置。但当前在基建档案的整理与归档中存在的问题，制约着档案管理工作的有效开展，本文针对具体的问题进行了探讨，为找寻更好的基建档案整理和归档方案作出一点贡献。

一、基建档案整理和归档的范围

（一）基建档案整理的范围。基建档案有基建项目类和房屋产权类，因此，基建档案整理的范围和内容应该是工程建设中存在的问题和相关的文件。例如，建设工程涉及的图纸和视频文件、工程审批和验收等，将这些按照一定规范进行整理，以供后来者查阅参考。但在实际管理工作中，常常因为基建档案整理混乱，资料内容不足等问题给相关人员带来一些后续的辨识难的问题。

（二）基建档案归档的范围。每个单项基建工程可分为五个阶段。前期准备阶段的文件有项目建议书、上级下达的基建计划等。设计阶段的文件包括工程勘察、设计的图样、说明书、计算书、工程概算书等。施工阶段有施工组织设计、施工图、检验记录等文件。竣工验收阶段由竣工报告、竣工图、竣工验收记录、说明书、工程决算、总结等文件组成。使用维护阶段包含的文件。基建档案涉及文件资料多，归档范围广，对开展基建档案管理工作增加了难度。

二、基建档案整理和归档存在的问题

（一）基建档案的整理问题。1.基建档案材料不完善。一项基建工程产生成千上万的图纸和纸质文件，因为纸张的易损坏性，在搬运、整理、存储的过程中会有不可避免的缺少、损坏。另外，对于基建档案的管理制度没有进行统一，存放混乱也会增加材料丢失的可能性。2.档案管理缺乏一致性。基建项目数量多、规模大，项目涉及的相关部门广。同时，一个基建工程有五个阶段，需要设计单位、施工单位、建设单位、监理单位等的协调运作，加大了档案整理的难度。档案管理没有一个统一的标准，部门之间对项目的移交和对档案的整理方面不一致，进而导致档案的不规范性，给档案的归档工作带来困难。3.图纸档案的录入困难。图纸的绘制软件种类较多，例如AutoCAD、UR、PRO/E、3Ds MAX、Solidworks，因为保存格式的不同，因此在进行图纸录入时可能会增加时间成本，而且，大部分基建档案整理者是文职，图纸档案录入的相关人才较少，对于绘制的图纸录入问题没有解决能力。

（二）基建工程档案归档过程存在的问题。1.基建工程的系统性与复杂性加大档案的管理难度。基建工程的建设周期长、流程复杂、环节众多，加上基建档案管理本身不会带来任何的经济效益，但人力物力的投入成本却很高，管理者对此的重视程度不够，导致档案管理人员对此消极怠工。基建档案的收集工作与工程建设不同步，档案归档时间跨度大，制约了档案管理工作的长远发展。2.档案管理人员素质水平不高及管理意识薄弱。全员对基建档案的归档管理缺乏一个充分统一的认识，换言之，对档案的管理重视程度不足，管理工作者缺乏对档案管理工作价值的深刻认知。基建档案管理人员的知识储备少，思想较为老旧，加上基建工程的工期长，各环节人员变动较大，使得基建档案归档工作的开展较为缓慢。另外，档案管理人员的职责划分不明确，责任未落实到具体人员身上。基建档案归档看似简单，但对管理人员的能力、素质和知识水平要求较高，但目前的人员素质水平不高、态度消极、经验不足等，使基建档案归档工作的高效性和规范性无法实现，档案管理的整体效果不佳。3.基建档案管理缺乏完善的制度和统一的标准。基建档案管理方面虽然有《档案法》等相关法律法规，但在具体指导工作者进行基建档案方面不够详细，统一高效的标准与流程尚未确立，而且基建工程档案涉及部门众多，没有统一的归档标准将无法将各部门有效连接，为档案管理的整体工作开展增添难度。

三、基建档案整理与归档的解决策略

（一）基建档案管理的优化策略。1.查漏补缺档案材料。基建档案的整理收集工作要做好，避免出现材料缺少丢失的情况发生。基建工程虽牵涉较多部门，但每一次的资料收集应与相关部门及时进行沟通协商，对资料的交接一定要与部门详细确认，特别是专业资料和图纸，确保收集整理的材料是齐全的。为避免材料的保存问题和方便日后的查阅，应将纸质资料分门别类用电脑录入。2.积极建立健全基建工程档案管理制度。健全完善的基建档案管理机制是指导基建档案整理与归档工作的关键，应结合基建工程建设的特殊性和基建工程档案的管理要求，在各部门建立一个稳定的档案管理机制，并在施工开展之前对档案管理机制与具体的施工细则加以统一。强化工程管理人员与档案管理者的沟通，完善基建工程项目档案管理工作的规章制度，并将规章制度都与基建项目档案管理要求匹配，符合部门的实际情况。另外，进一步细化基建档案资料的保管、利用与整理、收集工作，落实到每个工作人员身上，确保资源的安全保管、及时归档与规范整理。3.基建档案的排序和目录。基建档案内容较多，在整理档案时按照顺序排列，不仅归档的时候便捷，对于日后的查阅也有所帮助。基建档案的录入需要一定的理论知识和实践经验，这样将有效缩短整理和归档的时间，更好地开展档案管理工作。图纸和资料要做好电子目录，方便审核和查阅。档案资料卷内排序要立卷成册，做好附录工作。

（二）提升基建工程档案归档质量的策略。1.增强基建档案管理人员的管理意识。首先，基建档案管理人员应积极转变传统的档案管理意识，立足于科学，明确自己工作的现实价值和社會意义，进而形成认真负责的工作态度。其次，档案管理人员之间应加强学习交流，取长补短，共同进步。还有，要加强与施工、设计部门的交流于协调，提升相互之间的默契度。最后，做好基建工程档案的管理宣传工作，在全员中普及基建档案整理与归档的重要性，为基建工程档案管理水平的全面提升创造条件。2.全面落实基建档案管理人员培训与教育工作。基建档案管理的效率高低关键在于管理人员的能力水平，因此，提升基建档案管理人员的能力和素质的非常重要的。具体做法：首先，定期开展档案管理专业培训，树立管理人员先进科学的档案管理思想，通过讲解高效科学的管理手段和方法，使档案管理工作者对档案管理形成全新的认识。其次，加强对管理人员的职业道德培训，使他们具有崇高的爱岗敬业精神，以全新的姿态和面貌投入到基建档案管理工作中。3.加快基建工程档案信息化建设进程。信息技术的发展速度让人瞠目结舌，基建档案整理与归档工作也可以以先进信息技术为依托，实现档案录入的准确和快速。积极构建档案信息管理平台，全面提升工程档案管理效果。在此基础上，重视对档案信息化基础设施的资金投入，切实提高基建工程档案的开发和利用效率。

四、结语

基建档案整理与归档工作应立足于实际，提高基建工程档案的管理工作质量。在新时期的，改变原有的档案管理模式，借助信息技术，加强管理人员的素质和能力培养，形成科学高效的档案管理机制，提升档案整理与归档的质量，为基建工程实现稳定长远发展提供坚实的保障。

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