信息化背景下档案管理的优化分析

白星

摘要：档案管理信息化是未来发展的必然趋势之一。基于信息化背景，结合各类信息知识及技术开展档案管理优化操作具有关键意义和价值。本文先针对信息化背景下档案管理的特点进行了分析，随后提出了一些相关的优化策略，以期为提升当代档案管理整体水平做贡献。

关键词：信息化背景;档案管理;优化策略;管理水平

引言：信息时代的来临，为档案管理带来机遇的同时，也带来了诸多挑战，信息化背景下的档案管理工作难度及复杂性均大幅提升，针对此类现状，有必要通过积极优化和创新档案管理工作模式，促使档案管理更好的满足现代化、信息化发展需求，进而达到提升档案管理整体水平的目的。

一、信息化背景下档案管理特点

第一，信息化背景下，纸质档案数量不断减少，数字载体档案增加，档案管理呈现出对象数字化的特点;第二，传统纸质档案管理，人员工作量及压力大，信息化背景下，档案管理注重强调存储及管理，管理对象数字化发展，数字档案的数量也日益增加，针对档案管理人员来讲，开展高质量的信息化档案利用操作越来越重要[1]。

二、信息化背景下档案管理的优化策略

（一）推动档案管理信息化建设

实际开展各环节档案管理操作的过程中，原始档案资料的数量较多，如果单纯利用人力进行管理，由于失误及各种原因导致错误问题出现的可能性高，也会使许多对档案安全造成不良影响的因素出现。基于此，信息化背景下，优化档案管理的过程中，应重视创建完善的信息化管理系统，积极采取和创新多种有效手段，推动档案管理信息化建设进程，对优化档案管理质量、提升各环节工作综合效率存在积极影响。

在建设信息化系统的基础上，若不能在各环节档案管理开展中对其加以科学应用，将无法达到预期效果。所以，对档案管理进行相关研究及推广操作中，应重视结合档案管理实际情况及现实需求，有针对性的择选和应用各类信息管理技术。同时，参考出现可能性较大的各类问题及相关影响因素，合理改良及更新各类技术，促使其满足现代信息化档案管理实际要求。

（二）强化重视，加大投资

现阶段，我国多数单位在开展档案管理工作的过程中，由于所开展各种经营活动开展的目标依旧为盈利，投入到档案管理中的资金在短时间内又无明显收益，导致其多会将资金投入到市场、销售等经济效益较为明显的部门中，对档案管理重要性缺乏了解，不愿投入过多资金，缺少长远眼光。档案管理作为确保单位规范发展、正常运营的关键因素，发挥的作用至关重要[2]。

通过对员工资料开展的纵向及横向比较，便能够了解到单位各部门及相关人员的实际工作及发展状况，以便发现、提前预测可能出现的各种问题。根据单位月度、季度、年度销售业绩，便能够了解到相应产品在市场中的实际发展情况，有助于精准、全面的把握市场动态，了解市场行情，提高产品优化针对性。

基于此，各相关领导人员有必要基于思想层面上优化自身理念，对推动档案信息化建设的重要性进行正确、全面的了解，并将各环节建设工作纳入至日常建设内容中，加大资金投入力度。同时，建设过程中也需要确保规划科学性，应结合自身实际情况及现代化档案管理实际需求，提前开展职责规划，优化和完善相关制度规章，针对项目相关人员应确保责任的细化落实，对部门间的沟通、部门任务、投入资金及建设目标等开展统筹规划操作。

（三）强化电子档案归档管理

1.确保电子公文归档质量

根据相关标准及要求，开展电子公文转换操作，并确保各归档接口及模块提供操作的质量，在进行各类数据信息采集操作的过程中，也需要保证各类公文档案归档内容的准确性、有效性。

2.优化多媒体档案归档管理实效性

多媒体档案的类型较为丰富，归纳难度及复杂性均较高，因此需要严格按照类别开展各环节归档操作，合理设置相关的规章制度及要求等，对音频、照片、视频类的资料开展准确的分类归档处理操作。

3.提高档案管理水平

基于信息化背景下，应用数字档案是档案管理的必然发展趋势。因此，进行各环节档案管理操作中，有必要重視对档案的收集和归档管理开展合理优化，相关工作人员在开展档案信息收集操作的同时，应尽可能的以各相关部门为对象开展电子档案归档的标准及方式的宣传操作，有助于优化档案归档管理整体水平。

（四）优化档案管理人员综合素质

1.合理优化人员队伍结构

信息化背景下，档案管理人员在有效了解和学习各类档案管理知识及技术的同时，也应重视优化自身计算机操作能力，两者的有效结合，协同作用，能够创设出更为优良、和谐的信息化档案管理发展环境，基于高综合素养，促进档案管理整体水平提升[3]。

基于此，需要积极开展档案管理人员队伍建设操作，利用信息化技术及手段，提高各环节建设操作实效性;制定高效的人才引进制度，开展严格、全方位的人员审查操作;促进各管理人员的沟通和交流，推动高质量、现代化、高效率管理手段及模式的共享进程。基于现代化管理制度的推动下，优化信息化档案管理人员队伍高质量建设操作，确保档案管理信息化的规范、高效发展。

2.积极开展信息化培训

档案管理工作的内容并非只为单纯的档案资料记录及整理，存在较为显著的系统性特点。因此，实际开展档案系统性管理优化操作的过程中，确保各环节管理工作实效性十分重要，有助于促进管理整体效率的提高。具体而言，应积极探寻和应用多种有效手段，针对各档案管理人员开展科学培训，引导其正确、全面的了解档案管理的重要性，掌握相关的知识及技术等。

结论：当今时代背景下，信息技术的影响日益扩大化，并逐渐渗透至各领域中，各行业智能化发展脚步不断加快。基于档案事业角度，其开展的各环节发展操作和信息技术具有密不可分的联系，档案管理人员需要正确把握信息技术重要性及其对档案管理的影响，充分发挥信息技术实效性，针对档案管理开展有效优化，进而推动档案管理现代化发展。

参考文献：

[1]付亚萍，刘廷利，赵亚.信息化背景下事业单位会计档案管理的优化策略探讨[J].兰台内外，2019（29）：67-68.

[2]刘琴，丰田.信息化背景下成教学生档案管理现状及优化策略研究[J].高等继续教育学报，2019，32（04）：19-22.

[3]方龙仙子.信息化背景下武汉藏龙集团有限公司档案管理体系优化研究[J].办公室业务，2019（13）：45+50.