信息时代做好企业档案安全管理工作的思考

韩鹏

摘 要：信息时代企业档案管理工作面临诸多方面的挑战，特别实在安全管理方面，其不仅要承担来自网络方面的威胁，还对档案管理工作提出更高的要求。下面文章主要对信息时代企业档案管理问题进行分析，并探讨具体的安全管理措施。

关键词：企业档案;档案管理;信息化;安全管理

现阶段社会经济体等各方面的发展和进步的速度飞快，大量的信息在存储库中的分析、存储，以及个人信息逐渐在数据库中整合，这就对相关的信息管理工作方面提出了更高、更严格的要求，在信息时代大的背景下，智能化技术的发展应用与云计算的技术应用在档案信息管理工作中成功的大范围的应用与推广。

1 档案信息化建设的重要意义

档案信息能够客观、真实地记录历史，对社会实践有着很好的记录、记忆功能，帮助人们充分认知客观世界，属不可再生资源。只有在准确地把握社会实践基础上的真实记录，做好资源数据整合，将一些重要的规律性内容进行归档留存，并通过现代化的技术手段，才能完成档案的历史使命。信息化建设下的电子档案是时代发展趋势，实现了档案管理工作的便捷高效，能够通过便捷的方法实现档案信息资源整合。同时信息化建设对档案管理也有了新的要求。做好电子和纸质两种不同载体间的转换、不断完善计算机网络硬软件条件，电子档案的优势是显而易见并可行的。

2 档案信息化管理模式存在的问题

2.1 技术设备的配置完善度差

随着技术的快速发展与不断的进步，互联网技术也取得了不断的发展与提升，各个领域中都已经对计算机技术的应用范围不断扩大，为相应的人群的相关的生产生活的便利性起到了推进作用。在信息时代背景下，档案信息的管理也逐渐渗入了计算机信息技术，并随着技术的进步，逐渐建立起了不断完善的信息资源管理的平台，这一平台的建立，对档案信息的安全管理带来了新的挑战，这就是机遇与挑战并存。综合当前社会中的档案信息管理的展现的状况看来，普遍的都暴露出了相关安全方面的技术设备的配置上不完善的问题。由于在档案信息资源安全管理的大平台的建立以及维护上需要投入大量的资金和技术人员的投入，与企业的利益相关性小，因此部分企业以及私人单位对该平台的没有投入更多的关注及资金支出，对相关的档案信息管理的平台技术没有进行更为深入的了解与研究，这就从根本上导致了档案信息管理在一定程度上蕴含着一定的风险。为了最大限度的节省企业的运营中的成本投入，一些企业以及单位对档案信息管理方面的设备以及维护中没有进行资金的全力支持，这就导致了管理中的相关技术方面的配置较低，从硬件技术上制约了档案信息中的相关的管理工作开展中也隐含了众多的安全隐患。

2.2 信息资源系统安全性较低

在信息时代下的信息资源系统的相关的安全性相关的方面有三个。首先是互联网技术自身的安全的缺陷，该方面的缺陷主要是基于互联网自身的开放性与共享性的基本特征。且由于互联网是一个虚拟的空间存在，由此在安全管理工作开展的方面存在着一定的局限性，档案信息管理应用的计算机技术也就包含了同样的缺陷存在。其次是在档案管理工作的相关的开展的人员在操作过程中违规带来的安全方面的隐患，该种隐患主要是指在档案信息管理平台上，信息内容量巨大，人为的操作，难免会出现一定的工作的失误。最后是档案信息管理平台遭遇到外部黑客的恶意破坏的隐患，在日常的档案信息管理工作中，由于相应的管理工作人员自身的安全意识弱，在档案信息管理的专业技术方面也不够熟练，因此在日常的管理工作过程中不能有效及时的对档案信息的管理平台系统进行有效的技术方面的维护，最终导致档案信息管理平台都有风险的存在。

3 信息时代电子档案的安全管理策略

3.1 在实践中不断完善电子档案监督机制

信息化背景下的档案管理逐渐过渡到向社会、向单位部门及员工服务的职能，电子档案安全问题至关重要。应进一步完善电子档案管理，建立有效的档案管理监督机制。首先就要实现对电子档案的密级划分，结合不同的等级情况操作，在确保数据信息安全的前提下，才能达到电子信息档案管理规范化、秩序化的要求。电子档案的管理人员要依据档案内容设置不同的安全等级保护程序，积极有效地实现监控，保证操作上合法合规，注重结合档案保密登记，实现系统规范化管理，这样才能进一步提升电子档案的有效利用率，提升电子档案信息交流的便捷高效性。

3.2 加强档案安全管理

在企业发展过程中，档案的作用不可小觑，在信息化技术的强大推动下，为档案管理工作的开展提供了极大的便利性，但是也极容易引发安全问题。因此，必须要做到以下几点：首先，在档案信息化管理过程中，必须要提高对档案安全问题的高度重视，加强防护档案管理系统，确保高度的安全性，并且也要对防病毒软件、防黑客攻击技术等进行灵活运用。其次，相关人员要及时更新和备份存档文件，避免档案文件丢失现象的出现。对于技术人员来说，要对网络防火墙和身份验证等方式进行应用，不断提高档案管理的安全水平，實现电子文件的顺利传输，将保密性优势充分体现出来，防止电子文件被非法窃取。最后，企业还要为档案管理人员开展一系列的教育培训，将档案管理工作落实到位，避免不良行为的出现，一旦查处，要予以严惩，从而将档案资源安全问题的出现概率降至最低。

3.3 强化业务学习和创新，推进队伍建设专业化

一是要培养一支高素质的专职档案管理队伍，引进专业人才，强化业务技能培训和网络技术培训，树立先进的管理思想，学习科学化的档案管理理论，积极改进服务方法，完善服务手段，拓宽服务领域，全面提高档案工作人员的综合素质，为档案室管理从传统模式向现代化管理转变奠定坚实的基础。二要在不断探索创新基础上，及时总结好的经验做法，积极寻找档案管理中的创新点和闪光点，并进行汇总、整理、优化，努力探索出一套适合本企业工作实际的现代化档案管理机制。

4 结束语

综上所述，企业要立足现代社会，就需要对档案信息化管理的价值进行准确分析，依靠高效的安全管理制度，提升安全管理水平，发挥多种安全技术的作用，为信息技术作用的发挥营造优质的环境，推动档案管理工作的顺利开展。

参考文献

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