大数据背景下的档案管理工作分析

叶志宏

摘 要：现在是互联网普及的时代，很多工作都需要运用信息化技术实现。在以往的档案管理中，都是通过纸质的方式将相关的材料进行存储的，这样的存储方式可能会占据一定的空间，而且对于这样一个大数据时代，查询相关信息时候也不是很方便，因此就可以使用信息化的方式对相关的档案进行存储。利用信息化方式既可以使得空间大大的缩小，同时也便于人们及时找到关于自己的档案信息，在一定程度上可以使得人们的工作水平大大提高。基于此，本文主要分析了大数据背景下的档案管理工作。

关键词：大数据;信息时代;档案管理

随着时代的发展，数据的规模也在不断的扩大。如何使得每个人的信息可以更加有效地保存，同时也可以方便的查看就成为一个主要的问题。大数据时代的技术也在不断的发展和变化中，因此在进行档案管理工作中，就可以使用相关的技术使得工作更加有效，使得人们的生活更加的便捷。

1 解析大数据

大数据没有一个准确的概念，实际上，它是一种处理数据的方式。每个人都听说过大数据，其所占据的比例也越来越大。在现在这一发展时代，做事应该是高效率的，因此数据的处理新的模式就产生。在处理大量的信息时候，也提出了新的挑战，信息的保存可以得到一定的解决，但是信息的安全还是有问题的，需要采取相关的方式解决信息的安全问题。

2 大数据时代下档案管理的发展状况

在大数据的发展下，将档案管理工作方式进行转变，实现数字化的方式进行工作。这样的方式可以使得相关的工作人员的工作效率大大提高，同时也可以提高其工作的积极性。档案的数字化是一种新的信息管理方式，在这种情况下，很多的企业都使用这种方式对员工的信息进行管理，以期提高工作的效率。

2.1 使得档案管理保存的质量得到了提高

大数据的发展使得信息的存储方式更加有效。在使用大数据系统存储相关的信息时候，可以减少相关的存储空间，同时也可以使得相关的资料存储时候更加的高效，也就是不会出现信息的丢失等现象。很多重要的信息是需要存储下来的，但是在以往的方式中，使用纸质版的材料进行存储，可能会随着时间的流失，导致资料的流失或者产生破损，而且纸质材料在空气中也会出现老化等现象，这些都会导致档案资料的质量有所降低。

2.2 可以使得档案管理的成本降低

档案工作在进行管理时候，首先需要相关的工作人員进行批注和整理，因此档案中的信息可能是有限的。但是在大数据的发展背景下，可以使得相关的信息更加丰富，同时也可以使得信息的处理更加高效，也就是说，在这项工作上，花费的时间可以更低，成本更低。而且由于纸质版材料在存储时候可能会出现存储成本越来越高的现象。利用信息化方式处理数据时候，一定可以给公司带来一定的经济效益，同时也可以节省一定的人力资源

2.3 可以使得员工的办公效率提高，同时使得档案的信息得到保护

在以往的档案管理中，很多的信息是纸质版存储的。如果需要时候，查询起来可能比较麻烦，但是利用信息化技术存储档案，既可以减轻工作量，同时也可以使得信息更好的存储下来，使得员工的工作效率大大的提高，而且也可以避免信息在进行归档时候出现一些问题。

此外，在大数据发展背景下，档案的资料以一种数字化的方式进行存储，使得档案的原件可以得到一定的保护，特别是那些时间长的档案，而且档案的信息也不会出现破损或者毁坏等问题。最后使用信息化数据进行档案的管理，可以更加方便的统计相关的数据，进一步开展相关的工作。

3 大数据发展下档案管理工作面临的问题

3.1 对档案管理中相关的理论带来了挑战

在数字化的发展背景下，新一代的技术也在不断的发展，因此就给档案管理工作带来了挑战。在以往的方式中，对于档案管理可能会有一套理论知识进行管理，但是随着时代的发展，那些理论可能就不再适用，也就是说需要改变相关的理论使得其适应时代的发展，同时促进工作的开展。

3.2 在信息资源方面的问题

现在的档案管理工作对相关的信息也产生了一些挑战，大数据背景下，信息的规模不断的增大，如果还是适用以往的方式进行信息的管理，那么可能就不会很有效，信息不能有效的保存下来，因此需要改变相关的理论知识。

4 大数据背景下如何有效进行档案管理工作

4.1重新认识档案管理工作

大数据发展背景下，新的技术也出现了，因此就需要重新认识档案管理工作，用最新的思路认识这一工作的含义，而不能认为这一项工作是很简单的，而是一个复杂的工作内容。因为现在的档案信息包含的内容更多，因此更加的复杂。例如在对学校相关的档案信息进行管理时候，可以对信息更加完整的保存，同时便于查找和扫描。然后需要查找相关信息时候，就可以从电脑中查找快速的找到相关的信息。

4.2 对相关的知识进行更新

在工作中也需要不断的更新相关的知识。人们只要通过不断的学习，才可以使得工作更加有效。而且信息技术的发展是不断的在更新，因此就需要对知识进行更新，学习。相关的工作者在进行工作时候，只有不断的探索学习，才可以做出更加有效地决策，使得档案管理工作更加的有效，工作的效率也可以更高。

4.3 建立一个完善的档案管理体系

在大数据的发展下，以往的档案管理体系不能适应现在的发展，因此就需要建立一个新的档案管理体系，使得管理工作更加完善，同时也能为以后的相关工作节省时间。此外，在时代不断的发展下，档案管理者也需要扩展相关信息渠道，可以利用最新的方式对信息进行存储和管理。也就是说，不应该是利用电脑进行信息的存储，应该积极地探索其他的方式进行档案信息的存储。

5 结束语

在大数据不断的发展下，信息也是呈现爆炸式增长，因此档案管理方式就不能使用以往的方式进行管理。因此信息化管理方式就成为一种新的管理方式，利用信息化的管理方式，可以使得工作更加的高效，同时也能最大程度上减少人力和物力资源，节约管理的成本，提高企业的经济效益。

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