浅议信息化在机关事业养老保险档案管理中的作用

吕亚楠

摘 要：退休待遇與养老保险都与人民群众的生活密切相关，然而，机关事业单位的工作人员存在特殊性，也正因于此，国务院相关部门很早就已经进行相关制度改革，指导和帮助机关事业单位更好地进行养老保险档案管理工作。然而，目前档案管理还不完善，需要利用信息化手段有效提升相关管理水准，更好地解决档案管理中潜在问题。

关键词：信息化手段;机关事业单位;养老保险;档案管理

养老保险业务关系到我们社会中的每一个人，其重要性不言而喻，而在养老保险管理工作中的重中之重，就是如何更好地管理好档案，因为档案详尽地记录了相关参保人员的详细信息，管理的好不好，会直接波及养老保险业务的开展好不好。因此，有必要坚持档案的更新和完善，为业务发展打下良好的基础，为养老保险的管理提供依据。因此，为提高档案管理的有效性，有必要引入信息技术以充分发挥其作用。

1 正确认识信息化手段进行养老保险业务档案管理的有效性

政府机关事业单位中的养老保险业务档案非常重要，它既包括被保险单位、个人缴费、领取养老金的全过程，也包含相关业务办理的全环节、全流程，是人民群众个人能够依法享有保险待遇的法定依据。因此，目前提高事业单位养老保险业务档案的管理效率非常重要。这就需要使用信息化手段加强商业档案管理，以更好地保证参保人员的利益，进而充分发挥档案的作用，促进业务档案工作的社会认同感提升，提高业务服务档案管理的地位，使之更好地为社会主义现代化服务。

为了使用信息化手段进行养老业务档案管理，有必要提高各机构对这一领域的认识，各级机构都需要积极引入管理程序，以进一步学习和宣传。采取的形式包括但不限于开展知识竞赛，设置奖励，并开展学习和测试等各种活动。这可以激励相关人员，增强他们对处理程序的理解，并深入了解档案和信息管理。相关主管部门也要做好相应的检查工作，尤其是在定期检查之外，要深入开展不定期抽查、重点抽查，以处理规则为基础，规范养老保险业务档案的有关业务，逐项执行和贯彻落实。为了实现业务档案管理的信息化，有必要对该领域进行持续投资，增加资金投入，加强对系统软件的建设。也正因如此，相关机构有必要根据管理的实际情况，加强硬件建设，提高软硬件水平，以便于为用信息化手段建设业务档案和提高信息化管理水平打下良好的基础。

2 信息化技术在档案管理工作中的优势

2.1 提升工作人员办事效率

存档管理是一项长期的系统任务。随着经济社会的不断进步，单位也在与时俱进地发展，档案的内容变得越来越丰富和多样化。档案的种类越来越多，档案管理人员的压力愈发增大，一人负责多项工作，导致工作人员的工作效率下降。因此，机关事业单位需要运用信息化手段对档案进行管理。信息技术的使用不仅可以满足档案数据收集的需求，而且可以为档案提供智能的搜索空间，完善了档案管理的操作步骤，优化了档案存储的工作方式，提高了档案管理的操作质量。改善档案管理人员的工作效率，从而实现了科学、高效地进行时间管理。

2.2 稳定档案存储，安全便捷

纸质文档并不适合保存。首先，它容易受到自然环境的侵蚀，自然环境破坏了文档中的数据就不能实现长时间存储。其次，文件由员工手工进行制作、绑定等程序，很容易导致工作失误，数据损害丢失等情况出现。与之相比，通过信息化手段储存起来的电子档案根本不会受到自然环境和人为失误导致的负面影响。同时，信息化技术可以备份电子档案，日常工作中的办公设备就可以做到这一点，就可以实现档案的连续性、稳定性、便捷性，从而为机关事业单位的稳定、快速发展提供了有力的支撑和保证。

3 加强信息化管理建设

加强业务档案信息管理，重视基础设施建设，可以为开展管理任务打下良好基础。基础设施建设通常包括档案业务信息网络系统的建设，档案数字设备的建设以及完整的商业档案信息网络的建设，其中包括各种软件和硬件。只有通过先进的基础架构，才能有效地交换，传输和共享资源，从而提高管理业务文件信息的效率并达到预期的管理目标。信息化管理建设解决了过去臃肿的纸质管理的巨大缺陷，解放了员工的时间和效率，高效、便捷、安全。

4 养老保险业务档案信息资源的建设

在养老保险业务档案的信息管理中，档案信息资源基本上是接收电子文件，数字化业务档案，使用信息技术以及一般性信息。资源的组成必须遵循“谁来处理谁收集”的原则，以便实际构建业务档案目录中心数据，特殊数据库和各种数字档案的全文。在开展业务过程中，需要同时将档案转换为数字档案。在为养老保险业务收集，组织和归档存档信息资源之后，有效构建信息资源。

5 注重信息化人才团队建设

使用信息化手段加强机关事业单位养老保险业务档案管理，必要的人才队伍是必不可少的，只有高素质的技术人才能够有效为业务档案信息化管理提供充足的后援支持。因此，有必要加强业务档案信息化人才队伍的组成，进行相关方面的教育，及时提供新技术，设备和方法，提高技术和设备应用水平，普及信息技术知识。从而使他们能够更高效地运用现代化技术。在实际工作中，相关管理人员必须对培训内容进行补充和扩充，并增加与养老保险业务档案信息化相关的各种知识方面，由国家主管部门领导，逐步提高团队水平以及业务质量。

6 加大应用软件和系统化开发

为了提高业务档案信息管理的有效性，业务档案信息资源和网络应充分发挥作用，提高事业单位的办事效率。根据养老保险管理的具体情况，相关机构应加强对员工信息化培训，加强日常信息化技术的宣传，提升创新思维和创新意识，提高信息化技术操作水准，采取激励、奖励等策略促使员工内在激发学习信息化技术的热情，从而促进科学合理的管理软件建设，开发出完备高效安全的软件管理系统。

7 加强构建安全管理体制机制

事业单位需要加强对业务档案信息系统的管理，通过规范相关制度，适当设置相应管理级别信息系统的权限来保护档案数据库，做到绝对的安全级别。

另外，有必要加强对电子文档归档工作的监督和指导，以便于确保文档的可靠性和全面性，并且在计算机存储归档数据库的情况下，有必要采取物理措施与外部网络分离。为了确保文件信息的安全性，应当采用多种安全保护方法，例如防火墙，身份验证和数据备份，以使得员工可以在网络上安全地传输信息并避免泄漏。

8 结束语

如上所述，机关事业单位养老保险档案管理不是件小事，也不是件易事，需要广大人员不断进行管理探索，传统的纸质养老保险档案数量过多，数量呈现递增趋势，这就会给相关工作人员的管理带来极大不便，进而降低管理人员的工作效率。为了提高养老保险档案管理的效率和有效性，事业单位有必要引进信息技术，通过信息化手段，不断实现档案管理的高效水平，充分发挥信息技术准确、高效的作用。

参考文献

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