大数据时代汽车企业档案管理工作研究

王培

摘 要：大数据时代主要指通过收集及分析各类相关数据，从而为各行各业提供科学的发展方向，减轻企业发展的阻力。在汽车企业档案管理工作中，数据信息的作用尤为明显，将两者进行有效结合，可提高企业管理的效率。

关键词：大数据时代;汽车企业;档案管理

汽车行业具有版本更迭快，竞争压力大的特点，在企业档案管理过程中，科学的运用数据信息，能够帮助企业获得较大的发展空间。本文将就大数据时代汽车企业档案管理工作中存在的问题入手，对其提出具体策略。

1 目前大数据时代汽车企业档案管理工作中存在的问题

1）注重保管档案，轻视档案的利用价值。大数据时代于传统汽车企业而言，最直观的变化在于，企业可以获得海量的各类数据，通过数据分析技术的应用，可为企业的进一步发展提出关键性建议。而部分汽车企业，虽然参与到了大数据改革的过程中，却并没有转变档案管理的思路及想法，仍以保管档案为主，没有考虑档案的实际价值，大量的数据没有发挥出其具体作用，另外在数据收集的过程中，由于缺乏相应的标准，数据没有做到格式的统一化，企业内部也没有设立专属的数据分析部门，等到大批量数据涌入的时候，会给数据处理工作带来极大的麻烦。由此，企业自身想法的改变尤为关键，管理者应正确认识及看待数据时代带来的机遇及挑战，迎难而上，为企业的发展谋求出路。

2）档案管理人才专业性不足。众所周知，档案管理对企业而言是一项重要的工作，需要有专业的从业人员参与其中。而在实际操作中，部分汽车企业并没有正视该岗位的作用，聘请的人员不具专业知识及技术，有些企业内部并没有设置档案管理的相关部门，而是让其他部门人员负责该职务的工作，以便节省人员开支，从业人员专业性普遍较差。随着大数据时代的到来，低素质的从业人员，很难将档案的管理工作与大数据技术相互结合，导致汽车企业的档案管理工作进展缓慢。另外数据的整理、处理、分析等流程，均需人员具有足够的创新思维和专业技术，只有这样企业的档案管理效率才能有所提升，企业的竞争力才能更加强大。

3）档案数据保密性不强。大数据时代的到来，为各行各业注入了强大的动力，于汽车档案管理工作而言，同样如此。然而由于大数据技术属新生事物，技术人员很难在短时间内准确无误的制定完善的保管程序，档案信息的安全缺乏保障。在汽车企业中，档案包括客户及企业的重要资料及发展计划，具有极高的私密性，对保管要求较高。在实际情况中，部分云端档案管理系统存在较大漏洞，很容易使不法分子获取大量重要信息，给企业及客户造成较大损失。

2 基于大数据时代汽车企业档案管理工作改进措施

1）将档案的开发及利用作为企业发展的重要参考指标。目前，汽车企业中的档案主要包括了客户档案、人员档案及企业发展的相关档案，在企业将其与数据化相互结合后，可给企业发展、管理提供重要的参考价值。企业应摒弃传统档案管理中“重管理，轻利用”的观念，将档案开发作为企业发展的重要指标，并以此来提升企业的竞争力及服务质量。

在档案管理的过程中，应在确保信息安全不受侵害的前提下，在所有同类型企业内建立共同的信息库，在经过权限所有者的同意之后，双方可将部分非私密信息进行共享，以此来获取更大批量的信息数据，提高数据分析工作的准确度。企业也应研发更加高效的数据收集及展现技术，扩大信息收集的范围，如国内某汽车企业，通过分析汽车企业数据内容的特点，研制出属于自己的信息分析软件，该软件可有效识别Spark，Hadoop，Storm等内容，且能够将平面的信息，利用立体采集展现的技术，用图像或投影等方式，直观的展现在他人面前，为数据分析提供了极大的便捷。另外，在对各类档案进行分析的过程中，企业也应坚守底线，不去侵犯客户及员工的隐私内容，以正确的心态分析各类档案信息。总之，企业也应对信息利用及处理成果进行统计，并将其作为一项重要的工作指标，以此来规范员工的工作及行为。

2）提高汽车企业对档案管理工作的认识，并规范从业人员的选聘条件。档案管理工作有着推动企业发展的重要作用，在与数据化接轨的过程中，汽车企业内应具备足够的技术资源及开发团队，从数据收集到数据的分析等环节，均需有专业性的人才参与其中，这也要求企业在进行部门设立及人才选聘的过程中，不能掉以轻心，选聘优秀的人才参与其中，提高档案管理工作的专业性。

在汽车企业中，设立独立的档案整理部门，并将其专业与责任进行细化区分，既要有负责信息收集与整理工作的人员，也要有负责分析信息的人员参与其中。在进行人才招聘的过程中，将面试与笔试相互结合，招聘的主要对象为档案管理专业的应届毕业生或有多年从业经验的人员。无论是面试或笔试，都应重点考察从业者是否具有足够的创新性思维，可要求应聘者在现场对一则大数据材料进行分析，并提出与企业发展契合的战略意见。也可与当地相关高校进行合作，在双方达成合作意见后，由高校方负责定向的培养学生，包括组建企业事务定向学习班，制定科学的人才培养计划等内容。企业方则负责与高校进行项目对接，协助高校培养专业人才，并给这部分学生提供一个良好的实习岗位。在为期三个月的实习项目结束之后，企业可对此部分毕业生进行择优录取，即可减少毕业生的就业压力，也能缓解企业人才匮乏的紧张局势。在完善企业相关部门及人才聘用机制后，汽车企业档案整理的工作便能够有序进行。在日常工作中，也应重点培养人员的创新性意识，以便档案管理部门能够更好的为企业提供发展意见。

3）借用多种手段，从多角度提高档案的保密性。在大数据时代的背景下，各行业内数据的开放性越来越高，数据的保密工作成为制约数字时代发展的重要难题。在汽车企业的档案管理工作改革过程中，管理者应注意既要积极向数据化管理方向靠拢，也应善于思考从多角度提高档案的保密程度，防止重要信息泄露。

为提高档案的保密程度，可从多方面共同入手。首先移交信息泄露的案件给当地的司法机关，请其协助调查。企业自身也应积极提升企业内部的防火墙质量，结合大数据特点，查杀相关的病毒，定期更新及维护相关系统，改变传统的编程及算法。也应将云计算与大数据技术进行更深层次的融合，传统的硬件存储方式，并不具有一定的便捷性及共享性，应将存储平台由硬件转移到云端信息库进行存储，便于数据的分享及采集。在云端信息库中设置具体的权限，并将所有重要数据进行分级存放。分级原则主要依据文件的保密性来进行划分，对于保密性最高的文件为以1级数据存放点，只有企业的直接负责人可以随时查看，以此类推，将文件只对符合权限级别的人群开放。其次也应定期培养相关人员的安全管理意识，从每月的工作日中，选取一天作为安全培训日，由企业管理人与专业的技术人员进行协商，并邀请其来进行培训及讲解，以确保云端信息库最大化的发挥其功能及作用。总之，在档案管理与数据时代对接的过程中，务必保护档案材料的私密性不受侵害，以便为后期的数据分析及管理运作打下更加坚实的基础。

3 总结

大数据时代的到来为汽车行业带来了更大的机遇与挑战，合理把握能够帮助企业提高效益。在大数据时代汽车企业档案管理工作中，可结合多种手段，从多角度提高档案的保密性、提高汽车企业对档案管理工作的认识，并规范从业人员的选聘条件，将档案的开发及利用作为企业发展的重要参考指标。

参考文献

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