数字转型背景下文书档案数字化的有效对策

林莉

摘 要：随着我国步入信息化的大数据时代，传统的纸质档案逐渐被数字化图书馆取代。由于我国传统档案封存受到人工操作等多个限制因素，使得档案在封存记录过程中无法保障极高的准确性与传递性。本文以现代档案数字化建设为切入点进行研究概述，系统地分析档案数字化工作，进一步验证各个单位档案数字化建设的合理性与必要性，从而为我国相关单位完善现代档案管理作出积极贡献。

关键词：数字化;文书档案;数字转型;必要性

1 数字转型背景下文书档案数字化的必要性

1.1 提高效率的必然要求

数字化管理技术的引入取代了传统的完全人工的文书档案工作模式，相比传统管理模式，数字化管理技术可以在更少的时间内完成更多的文书档案工作，并且准确性和规范性更高[1]。与此同时，数字化管理更具时效性，能够在文件需要归档时第一时间进行归档，省去了传统的、繁琐的将文档整理、组合、装订等一系列的步骤，可以直接以件为单位，实时将文件进行逻辑归档，确认完毕后进行纸质文件归档。文书档案工作在数字化的基础上可以有效提高归档效率。

1.2 确保对历史资料档案得到妥善

档案数字化建设能够有效地增强档案历史资料保管的质量水平。随着社会经济的快速发展，各种现代化的资料保存技术不断涌现，对传统的历史珍贵资料也能够进行无损保存。例如，历史悠久具有丰富文化价值的档案资料，主要采用磁盘、光盘、录像带、纸质材料管理，但是由于这些材料非常容易受潮变质，甚至还会被老鼠等啃食，导致资料信息不够完整，造成档案管理失去意义[2]。因此，必须要利用计算机扫描技术，对各种纸质档案、录像带档案进行数字化处理，形成数字化信息文件不仅可以在互联网上快速传播，而且还能够对原件进行妥善保管，而且数字资料所占的空间比较小，一般只需要一个普通的安全移动硬盘，就能够随时随地地存储，使整个历史档案资料管理的效果得到大幅度提升。

2 数字转型背景下文书档案数字化的步骤

一是数字化输入。利用计算机、扫描仪、数码相机等先进设备仪器将纸质或实物档案输入计算机管理系统中，建立专门的档案数据库。二是数字化压缩。档案信息数字化输入后，需要对静态图像、动态图像、视音频信息以及其他类型的数字档案信息进行数字化压缩，以便于档案数字信息的传输、管理和利用。三是档案信息上网。将档案信息进行数字化输入、压缩后，通过WebServer数据服务器，将各种档案数字信息传输上网[3]。档案利用者通过浏览器实现查询和浏览，通过USBKEY、网络防火墙、数字证书等确保数字档案安全。四是格式标准化。档案数字化后的格式有图像文件格式，有文档格式，还有视音频格式等，要统一每一类型的标准和格式，实现数字化档案管理或利用。

3 数字转型背景下文书档案数字化中存在的不足

3.1 数据库更新缓慢、建设滞后

当前，部分单位的数据库无论是从内容还是管理设施相对来说都比较落后，更新缓慢，致使数据库整体水平较低，标准化程度低。除此之外，技术和管理水平的限制，部分单位档案建设大多以档案目录数据库为主，并没有其他的媒体数据库，而且有些数据库更新缓慢，能够有效运用的范围狭窄，需求者的需求得不到满足，数据库的利用率低，建设滞后，单位档案资源共享的功能得不到实现。

3.2 管理机制严重缺失

当前，不难看出大多数单位对于经济、成本、效率等问题重视度较高，但对于档案的管理重视度不足，虽然网络的发展日新月异，但网络与数字模式的融合还处于一个摸索的阶段中，不同的单位在档案的利用与控制上需求不同，这就导致档案管理一直在不断的整改，因此，大多都还没有具体的管理制度与方案确定，尤其是对档案信息资源的控制仍没有引起足够的重视。

3.3 队伍建设机制严重滞后

数字化的档案管理，需要有专业的人才提供技术支持，同时持续的进行数据库的维护与问题处理，另外还需要配备有关的器材设备等，然而现实生活中多采取老员工培训的形式，现学现卖的进行数字化分析，尤其是创新人才短缺，员工多是秉持多一事不如少一事的心态，在创新后不一定能够获得预期的效果，不仅绩效得不到提高，还可能由于系统漏洞获得处罚，在不严谨、不合理的奖惩制度下，员工较为消极怠工，复合型人才不足，传统档案管理转岗专职，或者兼职模式下对于档案的管理工作认识不深，在有限的水平下无法展开网络问题的调节。

4 数字转型背景下文书档案数字化的有效对策

4.1 建设海量档案数据库

现阶段，大部分单位的档案数据是依靠办公自动化系统进行移植，这部分数据也仅仅是近年来所产生的，其数量并不庞大，而历史数据还有大部分并未进行数字化转换，这就给档案的开发利用带来了困难。所以，必须要进一步发挥出数字档案管理系统的功能，坚持有计划、有步骤地对过去的历史档案实施数字化转换，除开部分纸质档案，还需要把实体档案资源转换后存入系统。例如说关系到单位荣誉的奖牌、证书、题词等，数字化后存储于系统内部。同时，声像、音频等档案资源进行数字化处理之后能够支持在线播放，有助于提升档案利用效率。

4.2 建立健全文书档案数字化管理机制

在文书档案管理工作中，为全面提高档案服务质量，确保数字化管理模式的实际价值得到最大程度的发挥，应当积极建立科学合理的档案信息管理制度，优化档案资源数字化管理方式，以相关管理制度为文书档案数字化管理工作的顺利开展提供可靠的制度支持，进一步对数字化技术进行合理应用，全面提高行业内部文书档案管理水平。在此基础上，应当结合文书档案数字化管理的实际需求，积极优化调整文书档案信息管理策略，推进现代化文书档案事业的稳定有序开展。

4.3 全面提高文书档案管理人员的综合素质和岗位能力

为保证文书档案数字化管理工作的高效进行，应当结合时代发展需求，定期对文书档案管理人员加强培训和教育，组建一支素质过硬、岗位能力过强的文书档案管理队伍，通过多元化的培训和再教育方式，强化文书档案管理人员的综合素质和岗位能力，创新文书档案数字化管理方式，坚持具体问题具体分析的原则，对现代数字化技术进行合理利用，促进文书档案数字化管理过程中各项问题的有效解决，进一步提高文书档案数字化管理水平，为现代文书档案事业的发展打下良好的基础。

5 结束语

随着我国信息化时代的到来，我国单位档案事业想要实现国际化接轨环境下的稳健发展，必须采用计算机互联网技术对现有的文档管理环节进行数字化建设工作，以适应未来单位发展的需求。信息化建設不仅为我国档案数字化提供了基础，还实现了存档入档的高效率与高质量。根据目前档案数字化建设的必要性，单位针对性地做出完善工作，以内网系统为主的系统管理服务平台作为事业单位内部实现数字化档案的基础设备，使其实现信息时代先进事业单位的发展战略，从而维护社会稳定、提高我国市场经济效益。

参考文献

[1]郑勇，薛丁华.数字化档案安全及防控研究[J].人民论坛·学术前沿，2019（16）：120-123.

[2]易晓静.档案管理数字化若干思考[J].兰台内外，2019（24）：27.

[3]魏岩峰.浅谈建立文书档案数字化管理模式的必要性[J].黑龙江科技信息，2016（29）：190.