浅谈信息数字化建设在外企档案管理中的应用

林美凤

摘 要：在外企档案管理中，由于管理的需求水平逐渐提升，为了更好的满足企业的发展需求，加强档案管理效果，应通过数字化档案管理开展工作，借助信息化技术提升档案管理的水平，使档案管理能够发挥出更好的作用。本文对档案数字化进行了介绍，阐述了档案数字化管理在企业管理中的意义，分析了外企档案管理数字化建设中存在的问题，之后提出了促进企业档案信息化建设发展的措施，包括建立档案网络化管理体系，加强电子档案的安全管理，完善数字化档案管理设施，实现办公系统与档案管理系统的连接，促进档案管理的进一步发展。

关键词：信息数字化建设;外企档案管理;网络化管理

档案是企业开展各项业务的重要工具，能够为企业的决策提供参考依据，具有重要的价值。随着信息技术的快速发展，档案数字化建设成为企业档案管理中的重要内容，在大量电子文件产生的趋势下，档案的信息数字化建设发挥了有效的作用。通过电子档案的应用，能够使档案信息的管理变得更加高效，为企业的档案管理带来了良好的条件。

1 档案数字化的内涵

档案数字化是利用计算机技术、扫描技术以及数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术等技术使档案资源转化为数字化档案信息，以数字化的形式保存，通过网络形成联系，并且在系统中进行管理的技术，能够建立档案信息库，及时的获取档案信息资源，是档案管理中的重要内容。

2 档案数字化管理在企业管理中的意义

企业的档案管理中，一般使用纸质形式保存档案信息，难以保证信息的完整性，还会导致档案存储中的信息丢失问题。随着技术的发展，数字存档成为企业档案管理中的重要方式，采用数字化方式存档会消耗大量的劳动力，节省空间，避免资源的浪费问题，使成本消耗减少。数字化档案管理能够使企业的员工在工作更快的获取到相应的信息，使工作的效率有所提升，为企业的决策提供更加详细的参考内容，同时避免了风险的产生。在电厂中，由于涉及的档案信息量较大，在管理和利用中容易产生问题，为了有效的提升档案管理的水平，借助信息数字化建设使档案的管理得到改善。结合企业自身的情况，对档案数字化管理进行调整，使档案管理能够发挥出更好的作用，提升企业的经济效益水平，促进企业的全面发展。

3 外企档案管理数字化建设中存在的问题

3.1 档案管理数字化意识淡薄

随着信息化技术的快速发展，社会的发展需求也逐渐提升，为了实现企业档案管理水平的提升，应将档案管理观念改变，采用现代技术进行档案管理。由于大部分外企中管理者对档案管理数字化建设缺少重视，导致档案管理工作的改善效果不理想，难以为企业带来良好的条件。

3.2 档案信息缺少安全管理

在网络技术的应用下，一些网络黑客逐渐产生，这些人能够利用网络进入到企业系统之中，对其中的信息进行盗取，导致企业的信息被泄露。在电厂的档案管理中，信息安全一旦受到破坏，会导致财产损失，带来不良的后果。但是多数企业缺少安全防护措施，不利于的信息的安全保障。

3.3 档案专业人才匮乏

在当前的数字化发展背景下，企业应对档案管理人员的水平有更高的要求，使数字化建设的进行更加顺利。但是由于企業缺乏对人员的培训，同时专业人才数量较少，导致数字化档案管理工作的开展受到了影响，不利于档案管理的进行。

4 促进企业档案信息化建设发展的措施

4.1 建立档案网络化管理体系

在企业档案管理中，应制定合理的规划，对企业的发展情况进行分析，结合档案管理的需求制定发展计划，使数字化建设进一步的实现。在数字化建设中明确档案管理的要求，建立数字化的档案是，建立规范的档案数据库，使档案信息的管理更加的高效。通过对企业各个层次的分析，使企业各个管理层面、专业系统的档案资源深度融合、重组创造和共享开发，着力解决档案信息“孤岛”，实现档案网络化远程利用，提高档案管理现代化水平。要以企业信息技术平台为依托，建设档案资源管理服务平台，将职能重心从档案实体管理转向档案信息管理，为企业的发展提供更好的条件。

4.2 加强电子档案的安全管理工作

档案管理中档案信息的安全是其中的重要条件，通过档案管理部门开展安全管理工作，能够为档案管理带来更好的保障，将档案信息的安全管理放在重要的位置，促进档案数字化建设的快速发展。企业应具有安全管理意识，建立档案数字化信息管理安全体系，将档案的保存结构进行完善，利用信息技术实现在线服务，加强电子档案信息的安全性。同时，应对电子档案进行备份，按照电子档案相关保存管理要求开展工作，保护企业的信息安全性，按照保密性原则管理档案信息，使档案的信息安全水平提升。借助数字档案管理使档案信息得到长久的保存，进一步的提升企业的档案管理水平。

4.3 完善数字化档案管理设施

在信息化技术发展下，电子档案的管理和归档等都有了更多的要求，应结合数字化建设特点对档案进行管理。在企业档案部门中，需要引进更多的设备技术，利用云计算技术等进行档案管理，建设档案数字库，使档案的数字化建设速度加快。针对电厂中档案数量多的情况，应利用相应的设备对档案信息进行检索，提升档案的利用率，同时提升档案信息的开发效益水平。通过档案信息化建设的推进，使档案的管理能够更加的高效，满足实际的需求。

通过完善相应的设施来提升档案管理的质量，应配备计算机和扫描仪、打印机等设备，使企业的档案管理有更加稳定的基础。还应对软件进行全面的完善，利用公文系统进行文件的整理和归档，实现高效的管理，为档案管理带来更好的条件，借助信息化技术加强档案数字化建设效果，开发现代档案管理软件，使档案管理能够具有更多的功能。通过在线授权使企业的档案资料实现共享，同时借助网络使档案管理的效果改善，使企业的档案管理能够转向信息资源管理阶段。

4.4 实现办公系统与档案管理系统之间的连接

在企业档案数字化建设中，应考虑到办公系统和档案管理之间的联系，使两者能够形成有效的连接。应对资料查询功能进行完善，建立资源链接基础，根据档案管理的需求，建立数字化档案管理体系，为档案管理提供更加适合的运行环境。其中包括档案的归档制度、数字制度等，通过制度的完善，使档案管理能够具有更加全面的保障，使数字化档案管理的质量提升，进而使企业的档案管理水平全面提升。结合外企的档案管理特点分析，档案信息管理应具有一定的保密性，应考虑到档案管理的需求，保证档案信息的完整性，使档案信息的利用能够发挥出更好的作用。在数字化建设过程中，企业应安排专业的人员对数字化设备等进行维护，保证系统的整场运行，使档案的保存和管理能够起到有效的作用，避免人为因素等带来的影响，使数字化档案管理能够顺利的开展。

5 结语

在企业的档案管理中，传统的管理模式的缺陷越来越明显，为了加强档案管理的效果，应通过数字化建设对档案管理进行改善，借助现代化技术提升档案管理的效率，使档案管理能够发挥出更好的作用。在数字化档案管理中，应建立数字化管理制度，完善相应的设施，为档案管理数字化建设提供完善条件，使档案管理能够顺利的进行，对企业的发展有着重要的意义。

参考文献

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[2]张蕾.信息数字化环境下如何加强工程项目档案管理[J].中国管理信息化，2018，21（06）：174-175.