试析现代档案管理中的电子档案管理

摘 要：随着科学技术的不断发展，档案管理技术和管理水平也在不断提升。现代档案管理中，电子档案管理的优势得到凸显，不仅加快了档案信息传输速度，扩大信息影响范围，也加快了社会发展进程。本文将对电子档案管理优势和存在的问题进行分析，提出加强电子档案管理相关对策，希望能够为相关工作提供参考。

关键词：档案管理;电子档案;对策

档案信息是人们在社会活动中形成的原始记录，具有较高的保护价值和社会利用价值。进入到信息化时代，社会发展进程在不断加快，加强电子档案管理，不仅能够扩大档案信息应用范围，还能提高档案信息管理效率。

1 电子档案概述

电子档案是基于计算机技术和软件研发技术基础上产生的。具有保护价值和应用价值的档案经过归档后，形成电子文件，这些电子文件构成了现代档案管理中的电子档案。随着我国社会发展和信息时代的来临，电子档案信息充分发挥出自身优势，不仅扩大了信息影响范围，也提高了社会工作效率[1]。

2 电子档案管理优势

2.1 资源共享优势

电子档案是基于现在科技基础上而形成的，电子档案管理与互联网科技的融合让电子档案信息共享成为现实。通过计算机网络系统，社会各界能够在相应的权限范围内进行资源共享，打破了传统档案信息所受的时间和空间限制，同时，通过资源共享优势，能够实现多点查阅，不同部门或不同使用者能够结合电子档案信息进行高效的沟通和交流，加快了信息使用者工作效率。

2.2 原件保护优势

电子档案的出现改变了传统档案信息获取方式。在传统模式下，纸质档案作为查阅和资料调取的主要信息载体，在保存和查阅过程中将增加纸质档案的损坏概率。电子档案改变了信息获取存储和查阅方式，具有较高的安全性。电子档案出现降低了纸质原件的使用频率，降低原件损坏概率。

2.3 提升效率优势

电子档案管理将档案信息与当前互联网科技和信息技术相结合，改变了传统的信息查阅过程，发挥出网络开放性和便捷性的优势，提高使用者信息查阅效率。同时，当前大数据技术的应用，也加快了信息检索速度，提高了信息查阅的准确性。

2.4 隐私保护优势

现代档案管理中，电子档案管理利用互联网技术和计算机技术，能够对查阅者权限进行限制。在具有登录权限的基础上，管理系统才允许用户在授权范围内获得信息服务。电子档案管理利用现代科技手段对档案隐私进行有效保护，并实现科学化和信息化管理。

2.5 经济效益优势

社会的发展加大了档案信息使用频率，传统的档案信息管理模式无法满足现代社会发展需求，电子档案的出现加快了档案信息存储和查阅的工作效率，减少了传统档案管理方式对人力资源的占用，提高了档案管理的经济效益。此外，电子档案信息能够通过网络进行传播，改变传统管理模式下用户查阅的路径，提高了用户信息使用效率，进而促进社会经济效益的提升[2]。

3 电子档案管理现状

3.1 互联网环境的威胁

互联网科技的发展带来了现代档案管理中电子档案管理的快速发展，提高档案信息服务效率，扩大了档案信息服务范围。但是，互联网的开放性也给电子档案管理带来了新的挑战。随着当前网络科技的发展和普及，网络已经成为群众共同应用的资源，在这种开放性的环境中，网络中病毒将对电子档案管理系统构成侵扰，降低网络运行速度，窃取电子档案信息，袭击电子档案操作系统等。而且，网络开放性也给黑客入侵电子档案管理系统带来了便利条件。基于互联网为传输基础的电子档案管理面临着来自网络环境的威胁。

3.2 专业管理人才短缺

电子档案管理是基于现代科技发展基础上而逐渐形成的，计算机技术、网络技术和信息通信技术具有发展时间晚、发展速度快、技术更新快的特点。而且，计算机技术带动了全社会的变革，加大了对高端科技人才的需求;而电子档案管理方面人才不仅需要具有高端技术的应用能力，还需要具有档案管理相关知识，这种要求无形中缩小了人才获取的范围。因此，现代档案管理中电子档案管理人才短缺问题较为突出。

3.3 安全防范意识不足

档案信息是人们在社会活动中形成的原始记录，其中不仅包含了各类隐私资料还包含了大量的社会活动信息，具有重要的保护价值和社会价值。例如：当前很多不法商家和个人可以收集社会公众隐私信息，通过各种手段谋求自己私利，甚至通过获取私人信息骗取钱财，带来了较大的负面影响。在实际工作中，一些档案信息管理工作人员安全管理意识不足，安全管理手段欠缺，带来档案信息管理风险。

4 加强现代档案管理中电子档案管理策略

4.1 加强电子档案管理人员培养

要加强现代档案管理中电子档案管理，需要解决当前人才短缺问题。人才的培养和吸纳，一方面要依赖于社会招聘，吸收具有高端科技人才补充到档案管理队伍中来，通过这些人才的专业技术解决现实存在的技术问题，带动其他管理人员综合能力提高;另一方面，通过人才培训提高目前电子档案管理人员的综合素质。此外，现代档案管理中，要对人才需求进行合理调研和考察，将短期培养与长期培养结合起来，对于急需人才需要加大内部培养力度，对于人才储备，需要与各大高校合作，建立双师型教学模式，形成人才战略培养机制。

4.2 提高信息安全防护技术

电子档案信息具有较高的保密性，因此，要加大网络系统安全维护，设置防火墙，加大授权管理力度，利用现代技术手段作为技术支持，利用科学管理机制作为制度支持，实现信息安全管理两手抓。这样不仅能够提高网络环境下信息安全性，还能够规范电子档案信息管理操作流程，提高档案管理水平。

4.3 提高电子档案安全管理意识

要加强电子档案管理，需要加强工作人员安全意识培养。一方面，通过培训，提高工作人员安全管理手段，丰富员工安全管理知识，提高员工工作技能;另一方面，建立有效的奖惩机制，规范员工电子档案信息操作，严格执行管理规范和相关要求，从而促进员工综合素质提升[3]。

5 结束语

现代档案管理中，电子档案管理是基于現代科技发展基础上产生的，在实际应用中彰显出自身优势，推动了社会发展。但是，在实际应用中也面临着许多问题，需要不断加强电子档案管理研究，提高员工安全管理意识，加强人才培养，这样才能符合时代发展需求，最大程度满足用户服务需求。

参考文献

[1]马英.电子档案管理工作中的风险与不安全因素分析及防范[J].科技展望，2017（11）.

[2]李宝华.电子档案管理工作中的风险与不安全因素分析及防范[J].中国高新技术企业，2017（1）：193-194.

[3]苏建华.新形势下电子档案管理存在的问题及对策研究[J].办公室业务，2017（24）：125-125.

作者简介

汪平（1984-），男，汉，成都，本科，研究实习员，四川省艺术研究院，图书情报。