科技档案管理的规范建设

陈爱枫

摘 要：对于科技档案而言，其对科研工作发挥不可替代的作用，只有实现科技档案的高效管理，才能为科研工作提供全面与准确的数据资料。立足新的发展时期，科技档案管理模式也面临挑战，尤其是在信息技术的带动下，科技档案管理也要注重创新，加强规范化建设，提升科技档案管理的效率与质量，为科技档案价值的发挥奠定坚实的基础，更好服务于科研单位的发展需要。

关键词：科技档案;管理;规范化

对于科研单位，科技档案管理水平事关档案资料使用效果，因此，加强科技档案规范化管理势在必行，是发挥科技档案价值的前提，为科技项目以及课题研究提供更具价值性的数据资源。为此，立足信息时代，科技档案管理工作需要与时俱进，以规范化与高效性为方向，依托素质高、能力强、责任意识强大的档案管理人员，融科技档案管理信息化、数字化以及网络化于一体，推动科技档案管理水平的全面提升。

1 深入剖析科技档案管理规范建设的现实意义

1.1 规范的科技档案管理能为科研工作提供极具价值的数据资料支撑

依托对科技档案的规范化管理，能够为科技研究提供更加详实、可靠与有价值的资料，是科学技术向成果转化的关键一环。通常，科研工作具有长期性、复杂性与系统性，一旦科研资料管理工作不到位，收集、整理与归档不及时，势必影响原始技术资料的可靠性，造成损坏，很难为未来科研工作提供有力参考。

1.2 加强部门协调配合，强化资料高度整合

对于科技档案，其与科研项目具有同步性，强化对科研项目资料的全面与有效的整理，为未来研究提供具有价值性的参考资料。依靠规范的档案管理，能够协调各个部门的资料整理工作，强化部门配合，实现资料的全面收集与整合，维护科技档案的完整性与准确性，为科研项目的发展提供绿色通道。

1.3 推进科技档案信息化建设，有利于加快科技成果向生产力的转化

目前，信息技术发展迅速，科技档案管理也深受影响，档案信息化建设成为趋势。基于此，只有重视科技档案规范化管理，才能适应新时期科研单位对科技档案的实际需求。依托数字化档案管理模式，发挥信息技术在电子档案管理中的优势，切实提升档案收集、归档以及整理效率，更好服务于档案开发与应用，强化对科技成果的有效保存，将科技信息有效、充分地应用到实务之中，为社会建設提供更大的智力支持，在根本上加快科技向生长力的转化。

2 科技档案管理存在的不足与问题

2.1 科技档案管理人员素质不高，对现代化档案管理模式认识不到位

立足新的发展时期，科技档案管理突破专业限制，新的信息技术被引入，科技档案信息化管理成为新模式。基于此，高素质与能力的档案管理人才不可或缺，同时也面临更高的要求与标准。但是当前，科技档案管理人员队伍建设滞后，很多人员并非全职，专业性严重不足，身兼数职，人员结构不合理，稳定性不强。另外，档案管理人员专业知识匮乏，尤其是面对档案规模的不断扩大，加之信息化建设对人员要求的提高，很难在短时间内实现思想的转化，观念落后，尚未真正认识到新的档案管理模式的价值。同时，管理人员缺乏专业的信息素养，计算机技术掌握不熟练，无法实现科技档案管理与先进技术的有效融合，很难将规范化管理落到实处，在根本上阻碍科技档案向着标准化与高效化的方向发展。

2.2 科技档案形式多样，管理凸显单一化

对于新时期的科技档案资料，其存档类型较为原始，纸质档案仍为主要形式，与电子类型的档案资料同时存在。资料形式的差异决定了存档手段的不同。另外，科技档案具有较强的保密性要求，离不开有效的保密措施，以维护科技档案管理的科学性与技术性。基于此，多种形式并存的局面使得科技档案管理难度较大，环节更加复杂多变，需要制定更加严格的管理流程。另外，在当前的科技档案管理中，管理程序凸显单一性的特点，更多关注的是科技档案的分类、归档与整理，忽视开发与利用，很难全面呈现科技档案的价值。

3 如何全面加强科技档案管理的规范建设

3.1 全方位完善科技档案管理制度，为规范化建设提供制度保障

对于科技档案的管理，系统性是主要特征，这也是科技档案规范化管理离不开健全与完善的管理制度的根本原因。首先，科技档案的主要功能是对科学技术成果进行收录，发挥载体的作用，保密性较强，因此，严格的保密制度是根本，强化对科技档案管理人员行为的规范与约束。其次，为了保证科技档案的完整性，需要将科技档案的管理落实在科技项目研究的全过程，做好原始资料的收集工作。再次，对归档制度进行完善。一方面，要对归档范围进行明确。科技档案关注的是具有研究价值与应用价值的成果。也就是说，要对归档与否进行明确划分。另外，掌握好归档时间，保证科学性与合理性，这直接影响整个归档工作的质量以及科研工作的秩序。除此之外，要对科技档案归档要求进行分析。鉴于科技档案较强的专业性，要制定合理归档流程，安排专业能力较强的管理人员，将材料的整理、审核、审批以及移交归档落到实处。

3.2 加快科技档案管理信息化建设进程，切实服务于档案价值的实现

对于科技档案管理，是系统性工程，其根本目标是科技资料的科学使用，提供信息共享服务，因此，科技档案信息化管理是实现科技档案规范化管理的重要途径。依托统一的标准与规范，满足信息交互与共享目标。现代化的档案管理模式就是发挥信息技术的优势，构建科技档案信息化管理平台，依托其强大的存储功能以及多元化的管理手段，运用科学方法，对科技档案进行有效管理，以求资源的节约以及效率的提升，更好服务于档案查看与利用。除此之外，在信息化建设中，安全性问题需要引起关注。安全性的提升离不开完善的信息化标准，这是保证科技档案信息高速与安全传输共享的前提。安全管理也要落到实处，使用级别较高的保密技术，设置防火墙，安装防护软件，避免科技信息被非法盗取，维护信息安全性与可靠性。

3.3 重视专业化培训与教育，构建复合型档案管理队伍

科技档案规范化管理离不开高素质的管理队伍，这也是科技档案现代化管理的基本要求。立足信息化环境下，尤其是计算机技术、网络技术以及云计算技术的应用，科技档案管理亟需高素质的复合型人才。因此，要重视人员培训与教育，以专业性知识与技术为内容，切实提升档案管理人员业务能力、信息素养以及职业素质。另外，要积极转变理念，适应新形势，增强职业操守，树立责任意识，以主动姿态投入科技档案管理工作，全面提高科技档案规范化管理水平。

4 结束语

综上，立足新时期，在以科技为先导的社会，科技档案规范化建设势在必行。因此，要重视依托信息技术，全面加强科技档案规范化建设，在明确现实意义的前提下，深入剖析当前科技档案管理中存在的问题，找出诱因，形成针对性发展策略，依托完善的档案管理制度，以信息化为动力，在高素质人才的支持下，全面提升科技档案管理效率与质量，为科技档案价值的发挥创造有利条件。

参考文献

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