人事档案管理模式创新思考

摘 要：人事档案是单位档案管理中的重中之重，其管理质量会影响人事选拔任用工作，影响相关部门对社会个体的考察。在新的发展形势下，只有不断创新人事档案管理的内容以及方式，确保人事档案管理工作有序、科学、合理开展，才能增强档案管理的有效性，为相关部门的人事选拔任用工作提供参考依据。文章对人事档案管理模式创新的现实意义进行分析，指出当前人事档案管理中存在的主要问题，综合探讨人事档案管理模式创新的路径，旨在进一步打造内容安全可靠、方式便捷高效的人事档案管理机制。

关键词：路径;人事档案;创新;开放;管理模式

人事档案管理模式的创新有利于社会人才流动，为社会发展以及经济发展注入源源不断的动力。做好人事档案管理模式创新工作，不仅要从宏观层面入手，也需要从微观的角度对人事档案管理工作进行观察，找出人事档案管理中存在的不合理之处，实施更有指向性的方案，提升人事档案管理的质量，更好为社会发展服务。过去一段时间，部分单位人事档案管理工作不规范、不科学的问题突出。故此，如何进一步创新人事档案管理模式，适应未来人事管理工作的开展需要，是当前档案学界研究的重点。

1 人事档案管理模式创新的现实意义

1.1 节约人事档案管理成本

创新是档案事业发展的不竭动力，能够改变档案管理的模式，节约档案管理的成本。具体到人事档案管理领域，无论是将信息化技术应用到人事档案管理工作当中，还是创新体制机制，都能够减少人事档案管理中所耗费的人力、物力以及财力，帮助单位更好地缩减成

本[1]。一方面，单位应用信息技术对人事档案管理工作进行创新，可以进一步减轻档案管理人员工作量，让档案管理人员有更多的时间投入到档案开发利用工作当中，实现单位人力资源配置效益的最大化。另一方面，创新档案管理体制机制，从宏观上对人事档案管理的各项内容进行全方位把控，可以进一步缩减人事档案管理中不必要的中间环节，提升管理效率，合理控制成本。

1.2 确保人事档案内容真实完整，发挥档案价值

在倡导平等、公平的社会环境当中，人事档案也是社会个体平等的重要体现。人事档案作为社会个体身份的象征，详细记录了社会个体文化背景、工作经历、专业能力以及其他基本信息，其重要性不言而喻。推动人事档案管理模式创新，更好地对人事档案进行科学保管，避免人事档案在流转以及借阅过程中损毁、残缺或者丢失，可以更好地促进人事管理以及人事流动。除此之外，只有创新人事档案管理模式，进一步规范各项管理行为，才能有效防止人事档案作假等情况的发生，发挥档案价值。

2 人事档案管理中存在的主要问题

2.1 尚未建立开放化的人事档案管理模式，影响人才流动

人事档案具有很强的人身附和性，其随着社会个体工作环境、工作地域的变化而变化。当前，我国尚未建立开放化的认识档案管理模式，导致人事档案在实际流转过程中手续多、时间长，不利于人才的流动。一是部分地区尚未建立科学联动的人事档案流动机制，相关单位、部门没有充分应用云储存技术、互联网技术对人事档案进行流转。许多社会个体通常需要等待档案接收部门接收到纸质档案之后，才可以就业和缴纳社保。二是人事档案保密性与开发性相冲突，人事档案开放化、共享化的进程受阻。由于人事档案会涉及个人隐私，所以单位不可能将人事档案全部予以公开化或者共享化。在这种环境下之下，如何在坚持保密的基础之上实现科学开放，是当前需要重点解决的问题。所以对其进行全面开放化、共享化是不现实的。

2.2 人事档案管理人员的能力素质与时代发展不匹配

当前部分单位人事档案管理人员的专业素养、理论功底不扎实，对于信息技术的应用能力不强，阻碍了人事档案创新的步伐。一是缺乏主动学习意识[2]。部分档案管理人员没有立足于自身现有的不足以及缺陷进行自主学习，难以跟上档案事业发展的潮流。二是缺乏有效培训。部分单位虽然组织了相应的培训，但往往难以收到理想的效果。之所以出现这类问题，主要是部分单位在策划培训工作时没有做到实事求是，培训的内容以及方式与人事档案管理实际不匹配。

2.3 人事档案管理不规范不及时

一是人事档案材料手续不完备、字迹不规范。部分单位在接收人事档案过程中没有严格把控人事档案的质量关，将部分不合格、不规范的材料放入档案中。同时，没有及时检查人事档案中是否有遗漏的资料，直至最后利用、查阅过程中才发现遗漏问题[3]。二是部分单位人事档案转接更新不及时，没有及时准确地对人事档案进行补充与更新。三是缺乏绩效考核与责任落实机制，对相关主体的制约与约束力度不足，影响人事档案管理工作的严肃性。

3 人事档案管理模式创新的路径

3.1 探索建立开放化的人事档案管理模式，促进人才流动

为了更好地让人事档案服务于社会，促进社会经济整体发展。相关单位可以探索建立开放化的人事档案管理模式。一方面，各个职能单位、部门之间要加强沟通，进一步应用互联网、云储存等工具对人事档案进行流转。为了避免纸质人事档案流转速度过慢的问题，可以探索数字档案先行的服务模式，进一步强化对数字档案的应用。另一方面，坚持人事档案保密的基本原则，有限度地进行人事档案开放工作。人事档案在开放共享的过程中，必须要明确查阅的权限、主体以及依据，并保存相应的查阅记录，充分保障利益相关人的个人隐私。所以对其进行全面开放化、共享化是不现实的。

3.2 打造精干型人才队伍

总体而言，随之时代不断发展，人事档案管理工作对于人事档案管理人员的要求会逐步加深。一方面，作为人事档案的管理者，务必要树立主观能动意识，努力提升个人的专业素养以及理论功底。档案管理者要结合自身管理中存在的不足，有针对性地进行补强，以更为严谨细致、认真负责的态度应对人事档案管理工作。另一方面，单位要分别从职业道德、信息化技术应用、现代档案管理技能等角度对人才进行培训，优化档案管理者的知识结构，提升其专业能力以及认知水平，为人事档案管理创新打下坚实的基础。

3.3 规范人事档案管理的各个环节，严格把控人事档案质量

一是要明确档案材料的接收手续以及流程，严格依法依规办事。同时，对于不符合相关要求的材料要予以退回，及时要求相关主体进行补充报送，并将相应的情况记录下来。二是要明确档案转接以及更新的标准以及期限，避免人事档案在流转过程中出现遗失的状况，及时对相应的信息进行补充与更新。三是要建立一套动态、長效、系统的监督考核机制，明确监督考核内容，提升档案管理者的规范意识。

4 结束语

社会经济不断发展的今天，人事档案管理工作的现实意义日益突出，各个单位也在人事档案管理领域进行了积极有益的探索，推动了我国档案事业的整体发展，积累了宝贵的经验。然而，由于我国人事档案管理工作起步较晚，导致实践中各个单位管理水平差异较大。为此，本文从理论层面就人事档案管理模式的创新展开论述。通过本研究可以发现，作为一项严谨性、系统性以及复杂性的工作，单位在创新人事档案管理模式时必须要从多个角度入手，第一，要探索建立开放化的人事档案管理模式，促进人才流动。第二，要打造精干型人才队伍。第三，要规范人事档案管理的各个环节，严格把控人事档案质量。

参考文献

[1]李光磊.浅谈人事档案管理的重要性[J].中国标准化，2019（22）：232+234.

[2]郑新兴.新形势下人事档案管理工作的困境和对策[J].办公室业务，2019（22）：170-171.

[3]张波.关于创新人事档案管理制度与模式的探索[J].兰台内外，2019（32）：35-36.

作者简介

韩丹丹（1980-），女，江苏省南京人，中专，毕业于南京广播电视大学，助理管理员，研究方向：档案管理。