新时期人事档案管理工作的重要性及创新模式思考

摘 要：众所周知，人事档案管理工作在人们生活中占据很重要的地位，其扮演着重要的角色。首先，它可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹，以及人们工作经历的具体情况。其中，人事档案的作用有以下几个方面：对职工个人而言，它可以为员工提供办理护照、港澳通行证的政审手续;提供婚姻状况证明;为流动人员提供身份认定和办理社会保险;为员工代办申报职称;根据档案确定退休年龄;根据档案中从事有毒、有害工作的年限推算提前退休年龄;代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整;出具与人事档案有关的证明材料等等。所以，在新时期下一定要对人事档案管理工作进行创新。

关键词：新时期;人事档案;管理工作;重要性;创新模式

众所周知，人事档案管理工作是十分重要的，它不仅是机关单位对人事考评的重要依据，同时也是人事管理重要的组成部分。而且，从一个单位的人事档案管理工作中，可以看出这个单位的整体工作效率与质量，这对整个机关单位的发展有很大的影响。因此，我国机关单位一定要对人事档案管理工作加以重视，深入分析自身人事档案的现状，努力做好新时期下人事档案管理工作，这样可以有效的促进机关单位工作的有序进行。

1 人事档案管理工作的重要性

1.1 为人才选拔提供重要的依据

对人事档案进行有效的管理，可以为机关单位的人才选拔提供重要的依据。在具体的实践过程中，很多机关单位在招聘人才时，要对应聘人员进行全方位了解。此时，单位领导就可以通过他们的个人档案对他们的学习经历、工作经历、荣誉等进行一定的了解，将其作为聘用的依据之一。除此之外，单位在对工作人员进行提拔时，也可以通过人事档案了解他们在机关单位所做贡献的大小，并通过他们的业绩、素质以及能力等给予他们客观的评价，这样有助于机关单位选拔出优秀的人才。

1.2 实现人力资源的最佳配合

对人事档案进行有效的管理，可以实现人力资源的最佳配合。众所周知，人事档案不仅是对个人一个比较公平的历史评奖资料，同时也是提高人力资源使用价值以及效率的重要方法。但是，对于很多机关单位来说，人力资源是在不断变动的，这严重影响到了机关单位的可持续发展。所以，在具体的实践过程中，人事档案管理工作一定要对人才进行科学的评价，并对其进行有效的预测，以此来实现人力资源信息的共享。这样就可以帮助机关单位对人力资源进行有效的

配合。

2 新时期档案管理工作的特点

2.1 服务对象、管理对象与管理机构的社会性

在新时期，档案管理工作具有服务对象、管理对象与管理机构社会性的特点。众所周知，现如今我国社会主义市场经济体制正在不断的发展，与此同时很多与之相适应的经济组织形式产生，这不仅加快了人才的流动性，同时，也出现了新型的人事管理制度，其中对人事档案的管理工作就很重要，被赋予了社会化的性质。在新的时期，我国建立了更具有社会性的档案管理制度，这种制度不再局限于管理本单位的人事档案，而是面向整个社会，而服务對象包含了整个社区内的工作人员，为他们进行档案管理的服务，由此可见，其也具有社

会性。

2.2 对人事档案要求的多样性

在新的时期，机关单位对人才的需求越来越大，只有拥有了高水平的人才，才可以提高单位工作的质量与效率。因此，机关单位一定要积极的引入各方面的专业人才。但是，在人才引入的实际工作中，会存在很多的不确定性，这时就涉及了档案管理工作。此外，对于档案的使用者来说，由于他们使用途径以及目的存在很大的差异性，所以，他们就会需要不同类型的档案，此时就需要人事档案的多

样性。

2.3 档案来源的广泛复杂性

在新的时期，档案管理工作具有来源广泛复杂的特点。众所周知，传统档案管理工作是十分单一的，只有归档、档案收集、整理、加工以及提供使用等职能，因为这些档案只供企业内部使用。

3 新时期对档案管理工作创新模式的提升对策

在新时期对档案管理工作进行创新模式的研究，可以从以下几点出发：

3.1 加强档案管理制度建设

档案管理工作本身的工作量较大，在机关单位，对于工作人员的业绩，一定要进行及时的记录，同时对于他们在完成工作时的实际情况也要进行归档保存，这样可以为以后的评选提供很重要的依据。

3.2 提高档案管理工作技术

计算机技术和档案管理工作相结合，形成个性化、数字化、信息化等方面的特点，进而让档案管理工作效率得到有效提高，尤其是机关事业单位人员档案管理工作，利用计算机技术深层次开发档案价值，这样可以对档案进行有效的收集与管理，提高档案管理工作的效率与价值。而且这种数字化的管理模式也有助于人们更加方便的使用档案资料。

3.3 规范档案管理工作方式

不仅要制定相应的制度，还要严格履行制度，在制度的基础上，制定出统一的标准，让档案接收、转移工作可以符合单位的实际发展状况，从而保证档案管理工作的规范性和完整性。同时在进行档案管理工作时，还可以进行人才档案信息的跟踪、收集以及反馈机制体系，这是一种动态化的管理，可以保证人事档案的完整性与有效性

3.4 提高档案管理人员素质

档案管理人员是档案管理工作的主体，在很大程度上决定了档案管理工作质量，因此在日常管理工作过程中，还要加强对档案管理人员的培训，通过提高管理人员的专业素质和综合能力，促进档案管理工作得到有效的开展。比如：长治市上党区定期开展业务能力培训，尤其是计算机应用技术和档案管理操作基本技能，保证管理人员可以更加熟练掌握有关软件，让档案管理工作中存在的问题可以及时

解决。

4 结语

综上所述，可以了解到，人事档案是十分重要的，它不仅可以促进机关单位的可持续发展，还可以为促进机关单位对人才的选拔。尤其是在新时期，对档案的管理工作提出了新的要求。所以，各个机关单位一定要对自身档案管理工作存在的不足进行研究，并根据新时期的发展特点，不断进行档案管理工作的创新。这样不仅可以促进档案管理工作的水平，还可以提高他们对档案的有效应用。

参考文献

[1]黄雄.事业单位改革与人事档案管理创新[J].中共福建省委党校，2003，（5）：26-28.

作者简介

韩俊（1980-），女，汉，山西长治，长治县人力资源和保障局，人力，中级，本科，研究方向：人事档案管理。