探讨事业单位档案管理问题与优化路径

于京湖

摘 要：我国经济的快速发展对于事业单位档案管理机制也带来了诸多的深远的影响。由于档案管理需消耗大量的人力和资源，因此必须紧跟社会发展的步伐不断地优化和调整管理的模式。事业单位档案是记录与存储国家或公众信息的主要媒介，属于公共管理的核心内容之一。分析目前事业单位档案管理改革与创新的现状意义重大。为此，文章重点研究了当下事业单位档案管理存在的常见问题，为事业单位档案管理工作的改革和创新献计献策。

关键词：问题;事业单位;档案管理;优化路径

1 事业单位档案管理的必要性

1）保障档案管理的标准化。强化事业单位档案管理的能力，确保管理模式、作业流程与机制的规范性和全面性等是档案管理的核心目标，也是增强事业单位服务质量与管理能力的必备工作。引用各种前沿的技术手段改革和优化事业单位的档案管理体系，确保其满足当下档案管理的客观需求，也是提升有关部门及人员对事业单位档案管理工作关注度的有力措施[1]。

2）推进档案工作的前瞻性。事业单位要想充分凸显档案管理工作的重要性，应不断地调整、创新与优化管理体系，从而紧跟社会发展的步伐。当下的政治、经济和文化局势对事业单位档案管理工作的开展带来了新的挑战。所以，不断地健全当下事业单位档案管理的相关体制，同时建立起完善的事业单位档案管理系统，有助于提高事业单位档案管理工作的规范度，特别是善于尝试和使用各种前沿的管理手段，有助于改革和优化事业单位档案管理的方式与机制，采取更加有效且合理的方式呈现事业单位档案管理工作的各项成果，提升事业单位档案管理工作的公开度，从而便于外部公众进一步认识和了解事业单位档案管理工作现状。

3）有利于事业单位目标考核的实现。事业单位档案管理的核心任务也是有关部门档案管理科室的主要职责，将调整和健全事业单位档案管理体系作为突破口，借助于强化对信息的搜集与整理，持续改善事业单位档案管理工作的效率和质量，制定出事业单位档案管理工作的改进策略[2]。同时，在构建和健全事业单位档案管理体系的基础上，确保上述任务的高效完成，为有关部门的工作提供成熟的经验、模式和手段，从而引导整个档案管理体系建立起信息化、科学性和现代化的管理机制。

2 事业单位档案管理存在的问题

1）信息化程度较低。档案管理工作中利用现代信息化技术，可极大提高工作质量、效率，减少人为因素误差。同时信息化技术的应用，可更方便、快捷地进行档案的提取、整理、查询等。此外，信息化档案管理实施，更为符合环保理念，减少成本等，可使重要地方有更多资金周转运用[3]。但实际情况，目前大多数事业单位仍然较为守旧，没有意识到档案管理信息化的好处与优势，导致即便实施信息化档案管理，但落实不够彻底，依然应用传统档案管理模式。

2）管理人员职业素养较低。当前事业单位虽然开展信息化档案管理，但档案管理工作人员专业素质较低，或直接由其他部分人员替代，甚至部分单位并无专业人员进行档案管理，导致档案管理工作过于松懈、简单，不仅影响档案管理质量，且不利于单位发展。即便部分事业单位有专业人员进行档案管理，但缺少考核、考察、培训等相应管理工作，导致档案管理人员综合素质较差、专业程度较低等，影响档案管理工作质量。档案管理工作涉及科学、数学、统计学、计算机等多方面知识，并非想象中那般简单，若档案管理人员职业素质较低，则无法满足档案管理需求，难以做到科学化、专业化的管理。此外，因管理人员职业素养较低，可能造成档案管理不当、丢失、损毁等情况，甚至严重者利用档案资料，做一些违法犯罪事情，则不仅对事业单位，也对社会安定造成严重影响。

3）档案管理体系不完善。档案管理体系不完善当前所面临的一个非常重要的困境，体系的建立对于整个管理模式的优化有着举足轻重的作用，可以使得各部门分工协作、互相监督。但是由于体系的缺失导致在大部分的机关单位当中档案管理没有得到应有的重视，利用程度非常低。再加上档案管理工作没人监督，相关管理人员不重视，日常管理工作散漫，除应对上级检查之外，一般档案日常维护都是能省则省、能免则免。除此之外，许多单位都出现档案管理人员冗员的情况，这和低效率的工作形成明显的对比，内部分工不明，无实用的管理体系作为参考，直接导致了档案管理工作的失效，也在某种程度上拉低了机关单位的整体工作效率，没有做到真正的物尽其用，也在一定程度上反映出人员队伍的分配不科学。

3 事业单位档案管理的优化路径

1）加强信息化、现代化档案管理建设。随着信息化的推广，事业单位需深刻认知到其发展的必要性与重要性，信息化档案管理的开展是必然趋势。事业单位在政策、资金上，均需加大对档案管理科技的投入，完善其相应设备，促进信息化、现代化档案管理发展，进而提高档案管理质量与安全性。同时，加强管理人员专业技能的学习、培训，促使每位档案管理人员均符合岗位职责需求，使其在工作上更快速、熟练地掌握现代技术，推进信息化档案管理建设。

2）注重管理人员综合素质培养。对于现阶段事业单位在档案管理方面所出现的各种不足，需制定出相应的改革与优化方案，高度关注档案管理工作的重要性。事业单位的管理者必须及时掌握档案管理的实时状态，根据单位的发展现状，为相关管理者设置合理的管理绩效任务和阶段性目标，定期地调查与审核档案存储与记录的情况，对于必须提交的档案信息需及时进行搜集与整理。清晰界定有关档案管理人员的职权，调动其工作能动性，不定期与相关负责人进行沟通，了解档案管理工作中存在的难点和重点。结合客观现状，定期面向档案管理团队组织各种培训和学习活动，保证人员的工作能力与专业素养可以紧跟当下社会发展的步伐。明确适用于单位客观现状的档案管理路线，不但要增强档案管理者的实际工作能力，同时需充分调动其岗位能动性。

3）构建完善的档案管理制度。对事业单位而言，要想切实提升档案管理工作的效率，首先必须建立健全档案管理机制，从而确保各项管理工作符合事业单位发展的新要求。因此对事业单位来说，首先必须深入认识和掌握档案管理工作的固有特质，结合目前的客观工作需要，建立起适用于单位发展的、健全且科学的档案管理机制，确定档案管理改革和发展的路线。在优化档案管理工作的过程中，首先应该对相关的人员以及管理者给予适当的监督和约束，从而确保档案管理工作的规范展开，并且充分确保其独立性。档案管理的相关管理制度，必须包含合理的奖惩制度，给予成绩较为突出的档案管理人员适当的奖励，对于出于私利或其他动机擅自变更档案信息的人员，给予相应地惩罚，从而确保档案管理工作有序且稳步地推进。

4 結束语

概括而言，伴随着社会的不断进步以及各种信息技术的快速发展，事业单位的档案管理也迎来了一个翻天覆地的转变。笔者通过分析和观察目前的管理情况发现，事业单位在档案管理方面仍旧存在关注度不够、管理人员专业素养偏低等缺陷。对此，事业单位必须站在人员培训、体制优化以及信息化建设等多重视角进行改革与创新，从而符合信息化时代对档案管理所提出的新要求。

参考文献

[1]赵冬梅.浅谈如何做好基层事业单位档案管理工作[J].兰台内外，2019（33）：33.

[2]王海民.新形势下事业单位档案管理的问题和对策[J].轻纺工业与技术，2019，48（11）：86-87.

[3]李晓红.事业单位档案数字化建设路径研究[J].科技经济市场，2019（10）：105-107.