企业人事档案管理工作探究

罗婉莹

摘 要：人事档案是人事工作中最重要的原始记录，并直接反映干部的历史情况，是一项连续性、专业性、保密性与政策性都很强的工作，也是HR管理工作的重要文件资料，不仅可以为人力资源规划、工作分析、绩效考评、人事晋升等工作提供参考，也是档案管理工作的重要组成部分。如此重要的管理工作却是许多单位不受重视的环节，在档案管理过程中经常会出现归档不全，档案管理不符合要求等情况，笔者以所在单位为例，就目前国有企业人事档案管理工作中存在的一些问题进行分析，并提出应对措施，供大家参考。

关键词：人事档案管理;问题;思路;措施

1 人事档案管理的重要性

人事档案管理是一种公共管理工具，是一个单位综合管理的基础组成部分，直接影响着人力资源管理的效率。它在一定程度上能够反映本单位人员的构成情况、过往经历，能见证其成长历程，为有针对性地管理员工提供了重要依据。

2 人事档案管理工作中存在的问题

我国现在运行的相关人事档案制度，是我国计划经济体制与干部制度的综合产物。它是一种公共管理工具，曾经在干部管理和经济发展等诸多方面作出了历史性的贡献。但是，随着改革开放和经济的不断发展，人事档案管理中的一些潜藏的问题也逐渐显露出来，主要体现在以下几个方面：

2.1 人事档案管理工作意识不足

首先，从管理者角度看，很多单位领导对人事档案管理工作不够重视，他们认识不到人事档案管理的作用和人事档案资源的实用价值， 把档案管理当做一个简单的保存过程，把它看成了日常保管的事务性工作。领导的这种意识就导致了档案工作没有安排，没有计划。

2.2 档案管理人员业务素质不高

许多企业从根本上不够重视档案管理工作，没有形成成熟的管理机制，更没有为档案管理工作配备专业工作人员。以笔者所在单位为例，笔者的单位为国企，档案管理员为兼职，也没有进行专业的系统培训与学习，不具备合格的专业技能以及信息网络技术，这便导致档案管理工作人员只能对档案进行简单的整理与归档，创新性工作更是无从谈起。

2.3 人事档案管理制度不健全

“重藏轻用”是很多企业人事档案管理的现状，因为没有健全的管理制度，导致人事档案的管理较为随意，使用率也不高。就笔者所在单位为例，档案管理工作仅限于简单的收集资料和归档，然后就束之高阁，无人问津。因为没有建立管理制度，导致档案资料整理与统计工作无据可依，资料收集是否齐全、内容是否翔实也得不到统一的审核与评定，档案管理工作没有什么科学性可言，甚至连档案资料的真伪鉴定也无法保证。

2.4 人事档案管理设备简陋

随着科技手段的不断更新，档案管理工作也要与时俱进，但现状却非如此。而许多企业档案管理设备及其简陋，仍然使用纸质档案，这就极大地限制了档案管理的发展。笔者所在单位虽有专门的档案室，设备仅有几台电脑而已，打印机、扫描仪、专业管理软件、多功能保管柜（架）以及监控等现代化设备根本没有配备，常言道：巧妇难为无米之炊，没有必要的设备，人事档案管理工作怎么保障？工作创新、工作效率更是无从谈起。

3 改进人事档案管理工作的思路和措施

随着现代计算机技术的普遍应用以及信息化的快速传递，有很多部门和单位已经意识到了人事档案管理工作的重要性。所以要付诸行动的不仅是在软件的提升上，也要充分重视硬件上的配置，同时对资源和专业人才的配备都要给予相对的倾斜。针对以上问题，我们应该从以下几个方面入手。

3.1 转变观念，重视人事档案管理工作

首先，必须正确认识档案管理的重要性与必要性，尤其是一些单位的领导者，要充分转变观念，不能把人事档案管理当作可有可无的工作，应该把它放在与干部队伍建设等同的位置，将其纳入管理、议事日程，定期对人事档案管理工作进行督查和指导，发现问题能及时解决;将人事档案管理工作纳入绩效考核，进行定性定量考核、升降动态管理，从而进一步促进人事档案管理工作的健康发展。

3.2 加强培训，提升档案管理工作人员综合素质

档案管理工作的开展需要有与之相适应的管理人员，因此，企业对已有的人事档案管理工作者首先要进行重新筛选，选出一批能坚持原则、责任心强的队伍，其次要加强业务培训，提升业务素质。如对《档案法》等的相关专业知识的学习，对计算机等现代化工具运用知识的培训，使其具备较强的业务素质，能运用现代化手段使人事档案管理规范化、专业化。同时，也要不同程度地配备一些相关的专业人才，逐步建立一支專业的档案管理队伍。

3.3 完善制度，增强人事档案管理的规范性

在信息化快速发展的今天，一些企业的档案管理方式也发生了变化，这就要求管理制度也要相对完善。有了完善的制度，档案管理工作才能有据可依，有章可循。如人事档案的材料内容和分类、收集与鉴别、排序和编目及其装订、保存等都要进行明确的规定，让档案管理工作更加严谨规范。

3.4 更新设备，促进人事档案管理的信息化

在新的经济发展形势下，为了使企业的档案管理工作更好的进行，配备先进的现代化设备已经成为必然。比如，利用扫描仪使电子档案代替纸质档案，以提高人事档案的利用效率;利用摄像头等监控设备，以保证纸质档案的安全管理;利用专业管理软件，以提升档案管理的信息化建设。目前，企业大都进入了无纸化办公，先进设备的配备使人事档案的管理更趋向信息化和数字化，方便了调阅和查询，提高使用率。

4 结语

随着市场竞争的加剧，HR已成为企业发展的核心竞争力，越来越多的企业开始正视人事档案管理工作的重要性，逐步向其倾斜更多的资源。因此，创新工作思路，优化资源配置，提高工作质量，管好、用好人事档案，更好地服务于企业。

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