如何做好科研机构档案编研工作的研究探讨

摘 要：新时期，要做好档案开发利用工作，就必须要重视档案编研，从编研的视角对信息资源进行整合，推动科研机构档案事业的发展。故此，如何有效对档案资料进行编研，增强档案利用效益的同时，彰显档案编研的价值，是当前科研机构档案管理者需要关注的问题。故此，文章以科研机构为研讨对象，分析科研机构档案编研工作的意义，阐述科研机构档案编研工作中存在的常态问题，并提出自己的看法，旨在为相关科研机构提供借鉴。

关键词：档案编研;科研机构;意义;问题;对策

1 科研机构档案编研工作的意义

1）开发档案信息资源的有力抓手，能够提升档案利用率。档案资料归根到底是一项信息资源，对其进行管理的最终目的是开发和利用。故此，必须要重视档案编研工作，通过档案编研对向相关的档案资料进行整合，进一步提升档案利用效率和质量[1]。除此之外，只有大力开展档案编研工作，推动档案管理从实体管理向信息管理、知识应用转变，才能真正发挥出档案的价值。

2）档案编研是促进档案发展的有效途径。作为档案开发利用的重要一环，档案编研能够推动档案事业的发展，确保档案管理走向现代化、标准化以及科学化。一是通过档案编研可以将各种零散以及无序的信息资源进行系统提炼，将其整合为系统性更强、规范性更高的档案资料，确保档案管理工作的有序性。二是通过推动档案编研可以促进档案专题建设工作，方便相关档案需求主体检索、查询以及开发利用档案。

3）为科研机构提供完整、准确、及时的信息服务。科研管理是一项系统性工作，档案编研在其中发挥在重要的凭证作用、参考作用。一是通过档案编研工作，提升档案资源利用效率，既可以更好地为科研机构的领导提供决策咨询，也为科研人员提供信息参考。同时，伴随科研机构各项工作不断深入以及员工档案意识不断增强，越来越多的员工已经开始意识到档案编研的价值。为此，必须要进一步强化档案编研工作，确保档案管理部门能够为科研机构提供完整、准确、及时的信息服务。

2 科研机构档案编研工作中存在的常态问题

1）编研责任意识不强、随意性大。当前，部分科研机构对档案资料进行编研过程中没有形成一套系统、规范的编研体系以及标准化的流程，导致档案编研工作的效果的明显。一是部分科研机构对于档案编研工作缺乏正确的认识，尚未充分意识到档案编研对于本机构的价值，导致编研工作中止、编研工作陷入困境[2]。二是部分科研机构更重视档案资料的收集与整理，忽视从档案开发利用的角度对档案进行编研，编研责任意识不强、随意性和盲目性大。

2）信息技术在编研领域的应用不强。部分科研机构在编研过程中仍然采取手工编研的方式对资料进行汇集、整理，尚未充分应用现代化信息技术开展编研工作。一是档案管理系统的功能单一，无法满足档案管理者的编研需求，影响编研工作的效率。二是对大数据技术的应用能力不强，难以有效查找并整合相应的信息资源，

3）科研人员的参与力度不足。从现代档案管理学的视角来看，档案编研是一项需要分工配合以及相互协助的工作。然而，实践中部分科研机构档案管理者日常忙于对档案资料进行整理以及借阅，难以有较多的时间参与到编研工作当中。同时，部分具有专业知识的科研人员也没有参与其中，导致科研机构在档案编研时只能局限于荣誉汇编、单位获奖、组织机构沿革以及政策文件汇编等领域，难以从科研管理的角度开展编研工作，影响了编研内容的深度和广度。

4）忽视编研成果的宣传与利用。当前，部分科研机构虽然意识到档案编研的重要性，但并没有从宣传与利用的角度对编研成果加以应用[3]。一是各类档案编研的系统性不强，传播范围窄、受众范围小，并没有产生较好的影响和效益。部分编研成果没有充分应用到科研机构各项工作当中，浪费编研成本的同时，导致编研工作愈发不受重视。二是缺乏利用思维，不知道如何对编研成果进行开发利用。

3 做好科研机构档案编研工作的有效对策

1）强化档案资源的开发意识。过去一段时间内，部分单位之所以忽视档案编研工作，主要是认为部分档案内容具有一定的保密性，即使编研后也无法大规模进行开发与利用。在这种环境下，档案管理者更倾向于对档案进行收集与管理的。除此之外，部分档案管理者缺乏深层次的档案开发意识，档案编研的素质不高。为此，一是要强化档案管理者的责任意识以及服务意识，开展以“档案编研”为主题的教育培训活动，确保档案管理者能够适应新形势下科研机构档案编研的需要。二是要加强对档案编研工作的支持，分別配套以相应的人力、物力以及财力，建立健全档案编研体系，明确档案编研流程，打造系统性强、科学性高、可行度大的档案编研机制。

2）将信息技术应用于档案编研工作。信息化社会，科研机构要重视信息技术的应用，提升编研的效率和质量。一是完善档案管理系统功能，实现在档案管理系统终端对档案资料进行“一站式”编研，减少编研难度。二是要强化对信息技术的应用，在资料检索环节对信息资料进行进一步的总结、提炼以及汇编。为此，相关单位要借助大数据的优势，实现对档案内容信息、档案利用数据以及其他信息的检索与分析，为档案编研工作提供强有力的支撑。

3）加大科研人员的参与力度。新形势下，科研机构不仅要注重档案资料在单位管理中的作用，也要重视档案资料在科研活动中的作用，强化对科研管理领域档案的编研工作。一是要加大科研人员的参与力度，形成科研人员与档案管理人员相互协助、分工配合的档案编研机制。二是要重视科研人员的建议，按照科研人员的需求来开展档案编研工作，提高编研成果的深度和广度。充分挖掘档案资料的价值，增强编研成果的质量，进而推动科研机构长远稳定发展

4）重视编研成果的宣传和利用。为了进一步凸显档案编研成果的价值，各个科研机构要重视编研成果的宣传和利用。首先，对档案编研成果进行宣传时，要充分考量档案的性质以及内容。对于涉及科研机构秘密、知识产权以及其他涉密档案，不能够进行宣传和利用，而是应当严格遵守相应的保密规定。其次，将编研成果作为科研机构内部学习、决策的重要资料，进一步发挥编研成果的知识价值、凭证价值以及参考价值。最后，要深化对待档案编研工作的理解，扩大编研成果的开发、传播与利用，满足相关主体的信息需求，进一步推动档案编研工作的开展。例如，通过与上下级单位之间建立共享渠道，将编研成果进行共享，延伸档案利用工作的价值链。

4 结束语

档案事业不断前进的现阶段，科研机构档案管理与档案开发利用工作需要进一步加以变革。具体而言，科研机构不仅要重视对档案资料进行管理，也要重视档案资料的知识价值、凭证价值以及参考价值，拓宽档案资料的利用范围，创新档案资料的利用模式。文章从档案编研的视角对档案开发利用工作进行探讨，具有一定的现实意义与理论价值。通过本研究可以发现，未来科研机构在推进档案编研工作时，一是要强化档案资源的开发意识;二是要将信息技术应用于档案编研工作;三是要加大科研人员的参与力度;四是要重视编研成果的宣传和利用。

参考文献

[1]白嘉兴.关于做好档案编研工作的思考[J].兰台世界，2019（S2）：86.

[2]张洁.档案编研成果利用的策略性研究[J].城建档案，2019（10）：39-40.

[3]董野.档案编研工作在科研生产中的作用与意义[J].办公室业务，2018（10）：126-127.

作者简介

赵翔燕（1970-），女，黑龙江省大庆市人，本科，毕业于吉林大学，馆员，研究方向：档案管理。