新时期档案利用及服务工作

祝莹

摘 要：档案管理是为档案利用而服务的，新时期的档案工作人员，除了要具备扎实的业务能力外，还必须熟练运用大数据等信息技术和各类办公软件，在提升档案管理工作效率的基础上，进行档案资源的整合，深度挖掘档案潜在价值，为用户提供更加优质的档案借阅与知识服务。调查发现，现阶段还有一些档案管理人员尚未转变思维观念，重视管理而轻视利用，虽然完成了本职工作，但是档案的价值没有体现出来，档案事业也难以取得长足的发展。在这一背景下，探究档案利用及服务工作的优化策略，成为档案管理人员的重要任务。

关键词：档案管理;服务意识;人性化;长效投入机制

新时期档案管理工作呈现出许多新特点，例如管理模式上从依赖于人工向使用信息系统转变，在管理目标上从保证档案完整性向挖掘档案价值转变。为了适应这些新变化、新特点，首先要求档案管理部门要增加资金投入、支持技术创新，建立现代化的信息管理平台，运用大数据、云计算等技术;其次还要建立一支复合型的档案管理人才，确保档案管理、利用等工作开展，为用户提供优质的服务，树立档案管理部门的良好形象，推动档案事业的可持续发展。

1 新时期档案管理现状

1.1 重保存轻利用的理念仍然存在

档案本身具有一定的留存价值，特别是很多年代较为久远、价值比较珍贵的纸质档案，如果保存不当，出现破损甚至丢失，将会失去利用价值。因此，做好档案保存管理十分重要。但是必须要明确，档案保存只是基础，最为核心的仍然是进行档案的开发和利用。调查发现，现阶段还有许多档案管理人员，没有分清楚工作的主次顺序，将主要的工作精力，还是放在了档案收录、保存和借阅等方面，利用率不高，利用价值未得到充分体现。

1.2 主动服务意识比较淡薄

档案工作具有双重属性，根据工作对象的不同，分别具有不同的属性。如果档案工作的对象是各类资料、文件，则体现出管理属性;如果对象是档案的使用者，则体现出服务属性。这两种属性是相辅相成的，但是在实际的工作中，很多档案工作人员，只做到了被动的完成档案资料管理工作，而不能主动的向使用者提供相应的服务。对使用者的档案借阅需求不了解、档案使用偏好不清楚，服务工作不到位，最终也会造成用户的流失，也就失去了档案工作应有的价值。

1.3 档案管理的手段比较落后

新时期的档案工作，要从人力管理向智力管理方向转变。例如，现阶段很多图书馆，已经实现了智能化、自动化的图书管理，自助服务终端为读者提供了人性化、便捷化的服务。企业的档案管理部门也要借鉴图书馆的这种模式，走信息化、智能化的发展路线。但是目前来看，由于档案工作中的信息基础设施比较落后，档案工作人员对信息技术的操作不熟练，多数情况下还是使用传统的工作模式、管理手段，无论是档案的利用还是服务，未能做到与时俱进。

2 新时期档案利用及服务工作的要求

2.1 以用户为中心，体现人性化

关注用户的档案使用需求，坚持以用户为中心，提供更好的档案服务，是新时期每一位档案管理人员都必须要遵循的工作职责。对于档案使用者来说，用户体验十分重要。优化用户体验的目的在于，让档案服务有价值、易用、友好，有视觉吸引力，进而形成独有的档案服务品牌，建立档案服务“客观、权威、友好”的形象。对此，我们可以从信息内容形式、服务平台视觉设计以及服务环境方面进行

改善。

2.2 以信息技术为支撑，创新管理模式

档案事业发展的一个显著特点，就是信息技术与档案管理的融合层次进一步加深，利用信息管理平台代替人工进行档案查询、利用，成为一种必然趋势。档案管理部门也要依托信息技术，建立自己的官方网站、微博，有条件的还可以开发数字档案馆、掌上APP等。以提供网络档案服务的网站为例，网站的视觉效果、信息类目划分、版块分布位置等都直接影响用户观感，因此，可以定期或应时节更改网页界面和主题，使用与档案有关的特色图标，提高页面转换流畅感等。档案信息繁多，类目划分也应用心设计，可据不同的用户类别设计不同的门户版式，如通用版、媒体版、学生版等。

2.3 以资源整合为核心，挖掘档案价值

档案的种类较多，而不同的档案其利用方式、潜在价值等方面均存在很大的差异。另外，随着用户对档案使用需求的多元化，许多部门存储的档案数量少，无法满足使用需求。为了解决这一问题，新时期的档案管理工作，应当重视不同档案资源的整合利用，在充分挖掘档案可用价值的过程中，更好的满足使用者的需求。例如，依托互联网构建统一的档案管理平台，同一行业的不同公司之间，可以通过互联网打破相互之间的地域壁垒，实现档案资源的充分共享。

3 新時期档案利用及服务工作的优化策略

3.1 坚持档案保存与利用的统筹兼顾

档案管理与利用之间有着密切的逻辑关系，通过档案管理保证各类档案资料的完整性，才能为档案的开发和利用提供必要的素材，从这一点来看档案管理和保存，是档案开发与利用的前提基础。部分纸质档案由于时间较长，加上利用次数较少，长期存放在档案储存室的角落里，出现了较为严重的损坏，利用价值也会降低。为此，档案管理部门首先要加强档案完整性与安全性的管理。在这一前提下，尝试利用信息技术等手段，进行档案的开发和利用。

3.2 重视档案管理人才队伍的建设

新时期下用户对档案利用效率及服务水平都提出了更为严格的要求，这样促使档案管理部门，必须要重点做好档案工作人员的培训，并使其具备复合能力。人才队伍建设应重点体现两个方面：其一是业务技能方面。目前很多档案管理部门，通过开设门户网站、推出掌上APP或是开设微信公众号等形式，致力于为用户提供更加便捷和特色的档案服务。档案工作人员也要加强信息技术学习，在门户网站建设与维护，微信公众号编辑与开发等方面，提供必要的智力支持。其二是职业素养方面，要增强责任意识、服务意识、创新意识等，养成精益求精、严肃认真的档案管理态度。

3.3 建立长效投入机制提升档案管理水平

新时期各行各业的工作都离不开信息技术的支持，档案利用及服务工作也不例外。通过引进档案信息管理系统，将纸质档案通过扫描等方式，以电子文档的格式存储到数据库、云服务器中。在利用档案时，只需要输入关键词，就可以在不到1s的时间内获取匹配的结果，这样就节省了人工寻找、检索档案的时间。可以说，在档案管理部门内建立信息管理系统，已经成为必然趋势和迫切要求。通过建立长效投入机制，既要在前期拿出专项资金，用于完善基础设施、引进信息管理系统，又要在后期持续的提供资金保障，不断进行档案信息管理系统的维护、升级，建立成熟的“互联网+档案管理”模式。

4 结语

档案利用服务是档案管理的一个环节，是整个档案工作的目的和最终归宿。我们所处的是一个信息爆炸的时代，社会每天产生海量的信息，大量有利用价值的档案信息等待着被发现和利用。档案管理人员需要熟练掌握大数据技术，运用信息管理系统，实现档案资源整合，提高档案资料利用价值。同时又要强化服务意识，履行服务职能，根据用户的档案使用诉求，为其提供相应的服务，让档案的利用价值得到发挥。

参考文献

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