如何正确转变档案管理思维方式

“大数据”这一概念属于新兴产物，每一个新兴的概念或事物都会引起相关学者及研究者的兴趣，不同的切入点、不同的研究点，其最终的结果也会有所不同。虽然最终还是会殊途同归，但是在研究之初，还是会出现百花齐放式的研究结果。“大数据”这一概念正处于这样一个研究阶段，虽然其已经在很多领域中应用并发挥作用，但毕竟是新兴事物，其研究只能算是刚刚起步，所以呈现出来的结果与其他新兴的概念并无不同，具体的含义虽然已经达成了共识，但定义并未统一。如果要细究大数据这一概念的定义，你会发现不同的研究机构、不同的学者所给出的定义也是不同的。虽然定义各异，但是其所代表的内涵却是相对统一的。“数据”一词我们都不陌生，强调的“大”字才是这一新兴词汇的最突出的特点。“大数据”，一是指数据之多，只能用大量、巨量或者说海量才足以形容，没有人能够清楚地统计出到底有多少数据、信息、资料，只能用笼统的词汇来形容其量大的特征，“海量”一词才能表示其数量之多，所以，当今社会人们形容我们可以获取到的数据信息一般都会用“海量信息”来形容。二是指海量数据所带来的数据的收集、存储以及处理的难度大大增加;三是其价值巨大，海量信息良莠不齐，但是没有人可以否认大数据带来的信息价值。

数量的庞大性大数据最明显的特征就是这一个“大”字。数量上无法统计，数据的庞大化，一般意义上的数据处理系统已经没有办法处理这种每时每刻都在呈指数级别增长的数据量。因此，新兴的大数据处理方式也随之产生。1.2.2类型的多样化随着网络普及，我们所能看到的、能获取的数据呈现出了多样化的特点，文字、图像、音频等这些只能算是最基本、最传统的数据形式，视频甚至是地理位置信息等也是当下数据处理中的重要部分。1.2.3信息的传播速度快、时效高网络上的数据都是实时产生的，产生之后就要按照一定的标准对其进行实时的分析与处理。大数据时代用户对信息的要求不再是其本身的内容，还有其内容所代表的深层意义，需要通过分析对相关信息进行预测。1.2.4信息的价值性需要判断海量信息的存在势必会导致我们所获取信息的良莠不齐。信息的准确性、价值性等都需要进行判断，往往单条的信息价值并不高，但海量的信息中却会包含各种信息、机遇甚至财富。

可以从海量的档案信息中进行价值挖掘信息时代的来临给社会带来了全方位的改变，大数据只是其中的一个时代特征。信息时代要求各行各业推动数字化、信息化的变革，档案行业也不例外。档案信息通过相关设备与技术变成了数字化的存储信息，可以通过网络进行管理。除了原本就有的档案信息，随着数字化系统的建立，新增信息量也在不断攀升中，档案信息呈现出海量的特征。大数据技术可以通过其强大的数据处理能力从海量的信息中分析、挖掘有价值的信息，让这些价值性较高的信息可以继续发光发热，创造其自身的价值。2.2.2促进了档案信息的共享性发展信息时代，资源共享也是其突出的特征。通过引入大数据技术，档案行业建立起了较为完善的管理系统，各级档案馆之间可以对馆藏信息进行整合与共享，促进档案信息价值的发挥。对于一些非机密档案来说，普通用户也可以通过相关搜索来获取，充分体现了信息的共享性。

档案数据存储方面面临严峻的挑战档案工作就是对社会方方面面产生的原始记录进行收集、存储、管理并促进其利用，也就是说不仅要对社会上的所有档案信息进行搜集和存储，还要加以管理和利用。原本我们的馆藏档案数据经过长年累月的积累其数量就十分庞大，再加上当今社会所产生的海量档案数据，这对传统的档案存储及处理方式提出了严峻的挑战，原始的管理方式显然已经不能适应当下的档案工作。2.2.2档案数据安全方面产生的问题与挑战信息化时代，数据存储及处理能力确实非常强大，给各行各业带来了极大的便利，但网络化发展带来的信息安全问题同样严峻。在应用大数据技术进行档案信息管理后，档案的管理、资源的开发及二次利用等面临着安全问题。网络的信息安全问题正在对档案工作造成困扰和挑战，潜在风险与极大的便利性并存。2.2.3相关专业人才的紧缺问题人才是当今社会一切竞争的关键所在，掌握了人才就可以掌握巨大的生产力，在竞争中占据主动地位。人才的重要性不言而喻。对于档案行业来说，人才问题尤其关键，这是因为传统的档案管理从业人员往往并不具备专业性，而一些具备专业性的人员掌握的也仅仅是原始的档案管理知识与技能，面对大数据视野下的档案工作，他们往往手足无措。大数据对于相关从業人员的要求是非常高的，涉及很多领域，这一类的人才十分稀少，但要想促进行业内的大数据进程，专业人才又是必不可少的。因此，人才短缺是现在及未来很长一段时间内都要面临的一个非常突出的问题。

大数据在档案行业中的运用势必会带来行业的变革，新的数据存储、管理及处理方式等会对传统的工作体系造成冲击，并迫使其做出相应的改变。大数据时代档案管理就要转变传统的管理理念及思维，树立网络化理念及大数据思维。

档案服务指的就是档案管理中的服务性工作，也就是档案能够继续在社会中发挥余热的形式。一般来说，档案的服务性工作指供社会查询、再利用的工作，传统的档案工作中因为局限性较多，查询不便，再利用的概率及效率都比较低。在档案工作纷纷进行数字化、网络化的改革之后，档案服务工作也要进行相应的转变，树立网络化思维。大数据技术的应用使得信息的开发、整合以及价值信息的挖掘工作都有了很大程度的提升。档案管理工作要注意利用网络的便利性及普遍性推动档案信息的再利用，不断提高其服务社会、创造价值的能力。除了被动地提供服务，大数据时代的档案管理工作甚至还可以通过更加积极的方式来促使档案信息创造价值，提高其利用率。比如，通过分析用户的喜好，采用主动推介的方式向用户推送信息，提高信息利用的针对性及准确性。

大数据背景下，档案管理工作要加快对于大数据相关技术的运用，建立更加高效的管理系统。首先，应该进行数字化的转变，也就是将原本的馆藏信息进行数字化转变，对当下产生的信息做好收集、存储，并在此基础上建立档案信息数据库，建立清晰的目录，以方便管理和检索;其次是数据化的转变，所谓的数据化就是指不仅要建立数字化的档案信息管理系统，还要促进信息的利用率，将存储的信息转变为有价值的数据，更好地服务社会。

大数据时代，除了一些特殊信息，几乎所有的信息都是可以共享的。网络中存储着海量信息，任何一个用户都可以通过自己的方式进行检索，搜寻对自己而言有价值的信息进行利用。这种共享式的信息管理方式极大地提高了信息的利用率，档案管理也应该树立这样的资源共享思维，将非机密档案进行共享，提高信息的再利用率，发挥其价值。要想将档案信息进行共享，最先要做的应该是为各级档案馆等建立联系，建立共享平台，促进档案行业内部的信息共享;此外，应该建立相应的网站，为外部用户建立共享渠道。

“大数据”这一概念是现代社会的产物，是随着计算机网络以及数据计算等技术的发展应用而兴起的，自其产生之日起就受到了各方面的关注，在经历了一段时间的研究及尝试之后，迅速在各个领域得到了广泛应用，并发挥了重大的作用，引起了一场数据的存储、计算及应用等方面的变革。在新兴的信息时代，大数据是时代特征，也是推动生产力大发展、大进步的一大动力科技，对于社会的发展具有重要意义，作为新时代广受重视的行业，档案管理行业也不例外。在大数据时代背景下，档案管理需要积极转变管理理念，树立大数据思维，促进行业自身的变革及进步。

作者简介

朱宗学，男，汉族，山东省泰安市，山东省泰安市岱岳区融媒体中心（广播电视台）。