论机关事业单位档案管理工作的服务创新

彭娜

摘 要：自改革開放以来，我国已经逐步迈入经济发展的全新时期，全新的经济模式对社会上的诸多方面都提出更严谨的要求，不论是个人、企业或事业单位都是如此，都要求提高工作效率和工作质量。事业单位中的档案管理是事业单位日常化工作中的重要管理工作，其直接关乎事业单位的人事部门的工作质量和工作效率，这也是在新时期需要加强档案管理工作的必要性。本文基于此，探讨在事业单位中，优化事业单位档案管理的实施路径。

关键词：事业单位;档案管理;创新

从多个方面分析传统档案管理方式已经难以高效完成归档工作、档案收集和整理工作，导致档案管理工作效率低下，在规定的时间内无法有效档案管理工作，并且，经常出现档案丢失的情况。此外，部分管理人员在档案管理过程中过于关注工作进度，忽视创新管理思路，自然难以提高档案管理工作效率，为了改变这一管理现状，以下提出创新档案管理观念、应用信息化档案管理方法、落实创新的档案管理服务方式等措施，进一步提高档案管理工作有效性和实效性。

1 事业单位档案管理工作创新的重要意义

档案本义是指事业单位或企业在日常的管理工作中形成的可以记录并保存各项社会或经济活动的原始资料，其由形成者、参考价值、载体组成，可以真实地展现出历史的风貌。事业单位的档案管理工作，是由档案管理工作人员直接管理，并为其他业务提供相关的档案管理服务。准确来说，事业单位中的档案管理工作是事业单位进行发展与改革的关键性部分，其直接决定着事业单位工作的顺畅程度，利于确保事业单位工作的稳定性。在我国逐步进入新的经济形势后，各种经济产业结构得到较大调整，相关部门也逐渐认识到档案管理工作的重要性，加上上层部门已经结合当今的经济新形势做出重要性指导，也为事业单位优化档案管理工作指出全新的方向。因此，各事业单位应该在充分结合当地实际情况后做出适当优化，继而保证事业单位的档案管理工作能够实现高制度标准和高目标定位的现代化发展。同时，各事业单位也应持续探索新的档案管理工作形式，更深入地提升档案管理工作的有效性，兼档案管理工作的质量与档案资源的科学化应用，进而提升档案管理工作的质量与效果，不断增强其在事业单位中的地位与影响力。

2 事业单位档案管理工作现状

2.1 信息化管理水平低

由于事业单位相关领导对信息化管理所需配备的资金、人力、资源等存在顾虑，管理人员缺乏应有的信息化管理知识和技能，现代信息化资源在档案管理活动中未能得以广泛、有效的应用，管理工作形式仍旧简单粗放，计算机媒体和网络应用只停留于一些低水平的、个人信息录入和归档工作;各地区各单位被“信息孤岛”隔绝，无法实现信息互通兼容，造成信息技术无法得以深度有效的应用。

2.2 事业档案管理制度不甚完善

事业单位的档案管理都是在事业单位成立初期就存在的，其根据事业单位的实际情况建立，并有一定的规范作用，包括档案管理制度也是基于实际的。经济社会的快速发展使得社会产生巨大的变化，随时更新的社会情况使得事业单位的工作内容也在改变，一切都与以往不同。但事业单位的档案管理制度仍旧是以往的管理模式，不仅不能满足全新的时代要求，也要造成档案管理工作本身和其他工作的混乱。虽然传统的档案管理工作制度中规定着档案管理工作的人员和部门，但事业单位在发展中，做出不少调整，若仍按照传统的档案管理制度，会完全无法实现预期的执行效果。

3 创新事业单位档案管理的工作路径

3.1 落实创新的档案管理制度

早期，在档案管理过程中因缺少严格的规章制度和创新的机制，导致档案管理人员在规定的时间内无法有效完成归档工作和保存工作，并且，不注重按照规范化的流程整理档案，各种档案摆放在一起，非常混乱，难以快速找到所需的档案，不仅增加其查找困难，同时也会造成档案管理效果不理想，对此，事业单位要落实创新的档案管理制度，并且要做到如下几点：1）要求档案管理人员在开展工作之前，应结合工作量制定档案管理计划，做到有计划地完成档案管理工作，同时对于在工作中表现出色的人员，应给予奖励，如，发放相应的奖金，奖励透明化、公开化，做到公平对待所有管理人员，能够调动管理人员认真做好本职工作。2）在进行档案管理时，应依照规范化的流程进行细致的工作，对于违规人员予以处罚，创新的档案管理制度中明确提出奖励标准和处罚机制，做到奖罚分明，能够提高档案管理工作的效率，有利于进一步做好档案管理工作[1]。

3.2 加强人事档案管理信息化建设

加强信息化建设、优化信息化管理成效是促进新时期事业单位人事档案管理工作的必然趋势。事业单位要主动作为、积极推进、切实做好人事档案信息化管理。一方面，要进一步加快人事档案管理信息化建设步伐，充分发挥互联网和各种信息化管理设备的功效，深度推广电子管理，创新利用现代信息技术、网络技术和服务平台，提升管理效率。另一方面，积极引进信息化档案管理系统和办公软件，要求各类管理人员要熟练掌握、应用有关档案管理的信息技术和网络技术技能;并科学利用人事档案管理系统、工作软件和平台，尝试探索人事档案在线检索、查询、下载、打印、获取的可行办法，更好地满足社会对档案信息化的服务需求，实现档案信息资源的互通共享。

3.3 提升档案管理人员的综合素养

事业单位要高度重视档案管理人员的专业性，因此，可聘请具有高水平和丰富经验的专家讲师系统化地进行档案管理专业化培训，不断增强档案管理人员的专业化水平;同时也要重视加强档案管理人员的信息化操作水平培训，并建议相关管理人员增强对政治业务素养、服务意识和沟通能力的提升，持续建设人力资源和相关制度，增加对档案管理人才的培养与引进。

3.4 提升档案管理技术使用率

随着技术的发展，档案管理工作模式上有了很大的革新，其中管理手段的更新，主要依赖信息技术，通过建设数字化档案管理和自动化档案管理，提升技术使用率，实现革新手段。一方面，进行数字化档案管理。事业单位档案管理工作中，常见的数字技术有数字库技术、加密技术、扫描技术等，对档案的管理方法由传统的纸质储存，转变为现在数字化档案的管理，快速完成档案的整理和保管等工作。数字化技术在档案管理工作中的运用，实际上是利用信息技术创建统一的档案管理信息平台，在此完成档案的管理工作。有效的档案数字化建设，可以为事业单位实现社会效益创造条件。所以单位要加强数字化的建设，对档案管理人员提供培训和外出学习的机会，令其可以熟练使用计算机进行资料的保存。另一方面，进行自动化档案管理。除了数字化管理，还需要使用自动化技术。事业单位中自动化技术在档案管理中的运用包括电子标签、数码扫描识别和OCR识别等。在档案管理中的运用，包括对资料信息的自动收集、自动整理、自动分类和关键词的提取等。档案管理的自动化，可以实现众多档案的一次性处理和自动处理。所以事业单位要加强自动化技术的建设，购置满足适合的设备，为其工作奠定基础，然后结合单位档案管理的实际情况，选择适合的管理形式，最后使用自动化管理，提升工作效率。

4 结语

总之，在分析人事档案规范化管理过程，要结合事业单位发展实际，不断提高人事档案管理与利用能力，从而才能助力事业单位不断发展。通过以上有效阐述，提高了工作认识，作为工作人员，要加强专业能力，从而才能不断优化档案管理工作，以提高档案规范化管理水平。

参考文献

[1]王曼.解析事业单位人事档案管理规范化水平提升策略[J].城市建设理论研究（电子版），2018（16）：198.

[2]马敬.事业单位人事档案管理存在的问题与对策[J].兰台内外，2019（06）.