事业单位的电子档案管理探微

冯亚峰

摘 要：在科技与经济发展的推动下，我国进入了信息时代，其对各行各业都产生了巨大影响。事业单位也不例外，电子档案就是其一，是信息化技术的一种应用，且十分广泛，发挥了巨大作用。但目前事业单位的单子档案管理仍存在很多不足，笔者结合工作经验与实际情况，认为可从完善管理体系、制定安全管理制度、建立监督机制、提高工作人员综合素质与积极应用软件等方面进行完善，并在下文中对上述对策进行详细介绍，以供参考。

关键词：电子档案;事业单位;管理

受到信息化技术的影响，电子档案已经广泛应用于事业单位的工作中，发挥了巨大的作用，推动了事业单位的发展，与此同时电子档案的数据信息量不断增加，其管理难度也随之增长。因此寻求有效的电子档案管理方法极为重要。

1 传统档案管理的不足

以往事业单位所使用档案的载体主要为纸质文件，其可将相关信息储存并供查阅，十分重要，而随着事业单位的发展，相关的信息不断增加，使得纸质文件档案的数量也随之增多，其弊端也越发明显。主要有以下几个方面：一是时效性差，事业单位的很多工作需要对以往的档案进行查询，而要想查询档案不仅需要提前申请，同时还需要相关管理人员的签字，流程多且复杂，效率低下[1];二是不利于保存，纸质文件在保存期间需要注意除尘、防火、除湿等程序，而部分事业单位的条件不足，使得档案的保存环境較差，很容易发生破损等情况;三是成本高，随着事业单位的发展，档案的数量也在不断增加，需要有专门的工作人员进行管理和维护，人工成本剧增。

2 电子档案的优势

随着信息化技术的发展，电子档案出现并被广泛应用于事业单位中，提高了工作效率。笔者认为电子档案具有以下几方面的主要优势：一是可快速处理数据信息，传统档案对数据信息的数据为手工抄写，而电子档案则利用了计算机技术，通过计算机中的相关程序处理数据信息不仅可以提高处理速度，同时降低了失误几率。二是查询速度快且便捷，电子档案在查询信息时仅需要搜索关键词，系统就可以提供相关的档案目录，用户可在短时间内找到所需的档案[2]。三是储存更加安全，电子档案与纸质档案不同，其对储存环境的要求不高，无需进行除尘、除湿等程序，且不会出现翻阅而导致破损的情况，即使计算机发生问题而导致电子档案破损，也可以查询云系统中储存的数据，安全性提高。四是减少了工作人员的工作量与强度，传统档案在管理、补录、查询等工作时需要专业的工作人员进行负责，强度与工作量均极大，而电子档案则不同，工作人员利用计算机即可完成上述工作，节省了大量时间。

3 当前电子档案管理存在的问题

1）管理模式落后。虽然电子档案被广泛应用于事业单位中，但相关管理人员没有认识到其重要性，再加上大部分事业单位仍以纸质档案为主，使得其没有对原本的管理模式进行更新与调整，仍沿用传统管理模式进行管理，不适用电子档案，备份不完整、档案损坏、格式不统一等情况时有发生。

2）工作人员综合素质较差。由于事业单位对档案管理的不重视，导致进行管理档案的相关工作人员的综合素质不高，其没有接受过系统化的培训，缺乏专业知识和技能;流动性大，很多工作人员刚刚熟悉档案管理工作就被调到其他部门;整体年龄偏大，接受新事物的能力差，缺少计算机知识。

3）安全性较差。事业单位进行档案管理的工作人员缺少计算机方面的知识和技术，导致电子档案的安全性较差，很容易被不法分子利用计算机病毒等进行入侵，对电子档案进行改动或偷取，给事业单位造成巨大经济损失[3]。

4）无法保证真实性。传统的纸质档案上有相关领导的签字或单位的盖章，其真实性很容易辨认，但电子档案则不同，其以数据的形式储存在电脑中，很容易被修改和复制，电子签名与电子印章也很容易被篡改，其真实性无法保障。

4 完善电子档案管理的对策

1）完善管理体系。完善的管理体系可以规范工作人员的相关行为，有利于电子档案管理。因此相关工作人员要对当前本单位的管理制度进行仔细阅读，对其中存在的不足进行完善，然后借鉴其他事业单位的管理制度，并结合本单位自身的情况制定具体内容，如电子档案下载需要遵守的规定、档案保存的流程等。

2）提高工作人员的综合素质。档案管理人员是进行电子档案管理的执行者，其综合素质直接决定了电子档案管理工作的效果与质量，所以必须要对其综合素质进行加强。主要为以下两个方面：一是单位方面，单位要定期组织工作人员进行相关培训，如计算机技术、电子档案管理方法、工作态度等;此外还要提高工作人员的薪酬待遇，档案管理工作很难取得明显的成绩，且没有岗位提升空间，导致工作人员的积极性不高，因此可适当提高其薪酬待遇与升职空间，以此提高其积极性。二是档案管理人员方面，其要利用闲暇时间自我学习，努力提高自身的知识水平与专业能力，使自身可以胜任所在岗位，提高电子档案管理的质量[4]。

3）利用相关软件。要想使电子档案的管理更加有效率，相关工作人员就必须要学会使用各种计算机软件，并将其充分应用到电子档案管理中，以此提高电子档案管理的工作效率与质量。如OCR图片识别软件、电子标签、数码扫描等，利用这些软件可以提高电子档案的自动化程度，可对电子档案进行自动整理、自动收集、自动提取关键词、自动分类等，提高了档案管理的工作效率。

4）建立安全管理制度。为保证电子档案的安全性，进而避免出现电子档案泄漏、被篡改等情况的发生，建立安全管理制度十分重要。笔者认为可以从以下几方面做起：一是制作电子档案时，要确定其分工，并明确档案制作人员，保证每份档案都可以追溯到相关人员，一旦出现问题可及时找出原因并追究责任。二是每份档案在归档前，必须要对其进行检查，保证其完整性与真实性，和源文件一致时方可归档。三是为避免档案非法分子利用，要聘请专业人员建立起完善的保护系统，并定期进行维护。四是所有电子档案要分成三份，一份为阅读所用，另外两份分别保管于计算机和云储存中[5]。

5）建立监督机制。完善的监督机制可以是电子档案管理的基本保障，相关工作人员若需要进行档案查询，只能在单位内使用自身的账号进行登录方可完成，且根据工作人员的职位等为其设定相应的权限，其只可浏览权限内的档案;若需要浏览权限外的档案，则需要经上级领导同意，且在档案管理人员的监督下进行;若需要下载相应档案，则只能使用只读光盘;对其他工作人员的浏览记录进行查询，且实时监督用户的浏览行为，一旦出现异常要立刻终止其权限并进行调查，确保无误后方可恢复。

5 结束语

综上所述，电子档案是目前事业单位档案管理发展的必然趋势，因此事业单位的管理人员必须要充分认识到电子档案管理的重要性并加以重视，通过加大投入、完善管理体系、提高管理水平等方式推动电子档案管理质量的提高，使其作用得到充分发挥，进而推动事业单位的发展。

参考文献

[1]丁元峰.机关事业单位档案管理信息化工作研究[J].无线互联科技，2019，16（19）：151-152.

[2]王燕.财务共享模式在机关单位财务档案管理中的应用研究[J].中国管理信息化，2019，22（18）：52-53.

[3]赵岩.数字信息化背景下事业单位档案管理模式的创新[J].信息记录材料，2019，20（09）：72-73.

[4]盛敏，刘兰妤，温亮，等.关于农业科研事业单位人事档案信息化的研究[J].湖北农业科学，2019，58（1）：119-121+124.

[5]柴晓洁.信息技术在事业单位档案管理中的应用探究[J].创新创业理论研究与实践，2019，2（11）：178-179