档案电子化及电子档案整理与保护探析

2020-03-23王宏

卷宗 2020年1期

王宏

摘要：档案管理工作过程中，纸质档案的使用寿命有限且受到诸多因素影响，其保存难度日益增加。随着信息技术的发展与进步，以及大数据时代的到来，档案的电子化也越来越受到人们的重视。电子化档案具有高效率特点，因此成为留取信息的重要路径。电子化档案管理工作人员需跟紧时代发展脚步，提高自身专业水平，使得电子档案的整理与保护工作能够取得更高水平。

关键词：档案电子化;整理与保护;纸质档案

随着网络技术的发展，人们的生活日趋数字化。档案真实反映出人类的生活与发展轨迹，详细记录着人类的精神文明，清楚反映社会生产与社会实践。从档案本身来看，电子档案相比起纸质档案具有更多方便之处，但是同时受到网络技术影响，导致电子档案的管理与保护受到网络影响。从档案管理部门角度来看，电子信息技术的发展改变了档案的整理与保护方式。

1 简要分析档案电子化

电子档案相比起传统档案具有占用空间小和存储密度大等优势，相关工作人员可通过计算机技术来处理档案资料。电子档案便于工作人员使用档案，打破时间限制，通过计算机手段从服务器中浏览档案。在电子档案管理中，需选择合适的保存环境，如在保存档案时需充分结合电子档案特点，再选择合适的保存方式（一般情况下电子档案被保存在光磁介质载体上，所以需满足适合此类介质的保存环境）。以人事档案工作为例，传统档案强调保存原始记录纸张，一旦遗失将失去历史凭证;而电子化档案能够有效减少工作人员的纸质案卷损坏，实现档案信息备份。

1.1 发展现状分析

档案电子化主要指的是通过计算机或光盘等设备记录成档案，电子档案是一种档案存在形式，具备以下特点：历史再现性[1]。一般而言，电子档案由计算机进行有关处理，不管是电子档案的存储还是归档，均需要依赖计算机。电子档案的发展是随着计算机软件以及硬件的发展而发展，在使用纸质档案的同时增加电子档案整理，更有利于有效保存保护档案[2]。

1.2 优势分析

1）广泛提高工作效率。档案电子化促使信息的查阅和整理等更为快速，一方面能够有效节约成本，另外一方面能够广泛提高工作效率，减轻档案管理工作人员的负担。

2）实现多人信息共享。档案电子化可以向诸多人群提供信息服务，从而有效实现资源共享;除此之外，档案电子化能够无限利用资源，不会受到外界因素影响。

3）利用率高。档案电子化主要利用计算机技术，而计算机技术能够高效率地对档案信息加以归类统计，有效进行资源整合与管理，因此显著提高档案信息的整体利用率。

4）经济环保。档案电子化无需使用纸张，因此可节约库房空间，从而减少更多的木材浪费。

2 电子档案的整理

电子档案的形式比较多，主要归档类型有：1）磁盘;2）磁带。为了有效整理电子档案，需做好电子档案的分类工作。

2.1 整理文书电子档案

文书电子档案主要包括以下类型：1）内部文件;2）外部文件[3]。在内部文件的整理分类过程中，可根据时间或组织机构名称加以整理，如做好分盘工作，可显著加大检索效率，便于延长电子档案的保存时间;在归档过程中，为了便于查找，可根据部门进行文件分类，从而提高档案的整体利用率;为了避免归档过程中出现不规范动作，需选择专业的部门来负责此类工作;完成组盘工作之后，为了提高查收效率，需指派专业工作人员安排好有关工作，建立对应目录。在外部文件的整理分类过程中，可对有关文件进行扫描，再录入到计算机中，通过网络技术实现公文传递，归档工作可由业务部门有关人员进行整理，完成工作后，再由承办部门做好分级工作，再由档案部门进行有效处理，档案管理工作人员将信息填写结束后录入数据库。当有人想要查找电子档案时，可通过网络终端来查询到自己想要的内容。

2.2 整理人事资料电子文件

在整理人事资料电子文件是，需遵照文件形成规律，保持电子文件之间的有机联系，从而区分出不同的价值。如，电子文件可采用以下方法加以分类：1）分类号;2）保管期限;3）案卷号;4）项目号等。在基础建设档案分类过程中，由于档案的形成需通过计算机打印规范化的纸张所表现，因此在整理数据信息时需按照管理要求加以输入，对纸质文件加强扫描，连接案卷号以及图号等，使得用户能够搜索到每一张图纸的有关资料。加强对人事资料电子文件的管理，可充分发挥人事档案在实际工作中的作用。在管理电子文件过程中，收集归档程序化，建立人事档案材料的归档制度，督促有关部门收集好电子文件。

3 电子档案的保护

由于电子档案具有以下特点，所以需进行拷贝备份：1）易删除;2）易复制;3）易受损;4）易修改等。除此之外，可充分利用电子文件操作者的访问权限方式，防止非法入侵。

3.1 保护软磁盘

1）为了避免软磁盘受损，需使用软铅笔进行书写;

2）在贴标签时，不可挡住磁头窗或者索引孔;

3）避免在软磁盘表面留下指纹，在存放过程中需保持直立;

4）软磁盘需要在温度和湿度适宜以及避光无尘的环境中加以存放，远离带有强磁场以及有腐蚀性气体的地方;

5）确保软磁盘在无病毒的环境中且处于保护状态下加以存放。

3.2 保护光盘

1）叠放时不可超过10张，需确保直立摆放，防止光盘翘曲;

2）当光盘表面有水汽凝结时，在使用之前，需使用干净软布加以擦拭，不可使用含有化学成分的液体擦拭表面，防止光盘被腐蚀;

3）温度过高会导致光盘变形或氧化，环境过于潮湿也会导致光盘霉变，因此需将温度控制在14～24°C，湿度控制在40～66%;