事业单位数字化档案管理现状及对策探讨

高静

摘 要：现如今，社会在不断地发展，人们的工作离不开信息和数字化。计算机技术的不断进步，在一定程度上方便了档案管理工作，它不仅可以提高档案工作效率和利用率，而且可以优化工作流程以及更加完善档案管理工作。目前，事业单位数字档案管理还存在一些问题，数字化、信息化仍需推广。因此，本文首先论述了事业单位数字档案管理过程中存在的问题，然后提出了相应的解决策略，希望能为事业单位数字档案管理的改进提供一些有价值的参考依据。

关键词：事业单位;数字化档案;档案管理;解决对策

在信息技术的快速发展下，有大量电子文件产生在信息处理过程中，信息化与数字化已成为事业单位档案发展的主要方向。但在时代的快速革新下，事业单位数字化档案管理中仍存在诸多问题，制约了数字化档案管理工作的有效实施。因此，为了更好地进行数字化档案管理工作，就必须有效解决这些问题，从而将数字化档案管理工作的作用最大化发挥出来。

1 管理问题分析

1.1 档案管理人员素质不高

现阶段，在事业单位数字化档案管理中，缺少专业管理人员，甚至一些基层部门根本就没有人员进行管理。而产生这些问题的主要原因，就是因为基层领导对基层档案管理工作不够重视，档案管理人员素质不高，难以充分了解档案管理的相关法规，不仅大幅度降低了档案管理的工作效率，还导致工作人员在档案管理工作开展中更加的散漫。同时，档案管理部门工作人员交接不明确，调动较为频繁，工作人员素质水平参差不齐，导致档案保密性不高，容易出现缺失的情况。

1.2 档案管理意识薄弱

近些年来，事业单位的基层工作只致力于地方建设，重视实践带来的经济效益，忽视了档案管理的重要性。因此，许多档案管理部門的领导无法制定出一套切实可行的工作制度，对档案管理投入的精力和时间也是少之又少。对于档案管理工作，一些工作人员认为无法促进基层的各方面发展，只是拥有记录功能，所以导致档案管理人员在工作中较为散漫，情况较为混乱。

1.3 档案管理基础设施落后

随着科学技术的快速发展，无论是工作中还是生活中已经广泛应用了科技，但是我国基层档案管理工作已经无法满足时代的发展需求，仍然在采用传统的工作手段，导致工作效率难以有效提升。主要是因为基层工作的领导不够重视和经济的限制，缺少保护措施，存储档案的档案室条件差，一些年代久远的档案已经失去了保存价值，甚至已经字迹模糊、变质发霉。同时，很多工作人员还在采用人工手段进行查阅、录入、收集档案资料，不仅降低了工作效率，还加大了工作的复杂繁琐性。

1.4 档案管理制度不规范

现阶段，我国基层档案管理工作人员散漫、素质不高，工作较为混乱，档案存储及收集难度较大，工作效率较低，而缺少合理、规范的管理制度就是这些问题产生的主要原因。没有健全的档案管理制度，就无法明确规定各种手续与程序，无法明确工作人员的职责，导致档案经常存在缺失、泄密的现象，甚至一些工作人员为了自身利益，利用工作之便篡改文件，不仅加大了后续工作的难度，还严重损害了档案的有效性与真实性。

2 应对对策研究

2.1 完善档案工作的基础设施建设

完善的基础设施是档案工作信息化开展的硬核条件，若基础设施条件不完善，就会难以展开档案管理信息化建设工作。可从以下三个方面来完善基础设施：首先，包括电脑、扫描仪等硬件设施，电子产品的基础就是硬件，所以，信息化工作质量与硬件的好坏有着密不可分的关系;其次，计算机运行网络，其所指的是一种系统，可以录入、整理档案管理资料及数据。先进的计算机运行网络系统，能连接各个部门，提高工作效率;最后，提高档案信息的保密性，做好档案资料的管理工作，避免出现档案缺失问题，及时备份档案资料与数据。

2.2 树立先进的档案管理观念

树立先进的档案管理观念在基层档案管理中是至关重要的，管理者必须加大重视档案管理信息化建设的力度，这也是保证各项档案工作顺利开展的前提条件，是保证信息化建设质量与速度的重要手段。因此，管理者要进入基层对各项工作的开展情况进行了解与掌握，科学合理地制定管理制度，认真听工作人员的汇报，定期与工作人员进行交流，及时改正发现的问题。另外，管理者还应规范工作流程、明确职责、合理分配档案管理部门的工作，培养工作人员的先进观念，定期开展档案管理培训工作，从而对管理工作混乱的问题进行最大程度的解决。

2.3 提高信息化水平，建立档案信息管理条例

在经济的快速发展下，保证档案安全性是非常有必要的，因此，应建立档案信息管理条件，约束整理、查阅档案信息的全过程，避免出现信息泄露问题以及各种不符合规定的行为。同时，应加大对专业计算机人才聘请的力度，扩展数据库，为档案信息化建设提供技术支持，节约档案存储成本，建立规范化、标准化的档案信息管理系统，从而使信息化档案管理工作更加完善，提高档案管理工作的效率与质量。

2.4 扩展开发利用范围

利用信息技术，我们可以有效利用网络技术和媒介，加速档案信息化的建设，完善我国档案公众信息网，为我国档案工作的管理拓展了更为广阔的信息资源，加快了档案编研部门和外部信息的交流，提升了档案信息的传播力度和深度。其中档案局域网的建设推动了档案馆信息化建设的进度，也是成为当前我国档案编研工作发展的最终目标。比如《清会典》已经全文数字化，为广大群众提供了更为丰富的文化知识盛宴。另外是利用网上远程实现了档案编研工作的开展，使档案编研信息与网络传播有机地结合在一起，从而使档案编研信息的传输效果发生质的飞跃。

2.5 完善档案管理安全保密制度

个人档案和组织档案对其信息都有一定的保密要求。如果他们的信息泄露，可能会被不法分子利用，给档案馆馆主带来不便甚至伤害，因此，事业单位需要建立健全档案管理的安全保密制度。对于不同的档案，要有不同的保密方式和级别，使用权限也要有一个保障信息安全的支持系统来指导。在日常工作中，工作人员应保持严谨的态度，只有在需要时才能公开所需的信息，使用后应及时关闭，防止他人信息外泄;同时，单位要配备专业技术人员对档案进行加密，平时定期对办公设备进行检查和维护，发现隐患及时消除;此外，单位应配备足够的安保人员，严格保护重要资料存放场所。

3 结束语

总之，事业单位必须提高对数字化档案的认识，同时在一定程度上提升档案管理工作水准，将档案的内在价值全面发挥出来。然而，现阶段事业单位数字化档案管理中仍存在诸多问题，只有对这些问题进行有效解决，才能高效提升档案利用率，充分发挥出档案的作用，为百姓进行更好地服务，进而促进社会的发展。

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