基于人才服务的人事档案电子化建设工作的探讨

刘立春

摘 要：人才作为社会和经济发展的重要战略资源，在人才管理工作中，人事档案作为重要基础和依据。在当前信息化时代背景下，为了能够更好地提高人才服务水平，需要重视人事档案电子化建设工作，全面提高人事档案管理工作的信息化水平，积极促进人事档案信息的共享，为人才服务水平的提升打下坚实的基础。

关键词：人事档案;电子化;人才服务;建设;意义;途径

人才服务工作是实现人才优化配置的重要前提和基础。在当前社会发展过程中，对于人才服务工作越来越重视，并积极构建完善的人才服务体系，加快打造人才信息平台。在这种大背景下，需要加快推进人事档案电子化建设，全面提高人才档案信息化管理水平，这不仅有利于降低人事档案管理成本，而且对于促进人才服务中心各项工作的有序开展也具有积极意义。

1 开展人事档案电子化建设工作的重要意义

1.1 人才服务中心信息化建设的重要内容

人事档案电子化建设作为当前人才服务中心信息化建设的重要内容，可以有效地提升档案管理服务水平，进一步促进人事档案管理服务的优化。在当前人才强国战略和就业优势战略实施过程中，将政府服务与“互联网+”深度融合，并以为用人单位和流动人员提供优势服务为宗旨，全面推进人事档案与先进技术的结合发展，实现人事档案电子化转化，进一步提升人事档案服务效率和服务质量，充分地发挥出人事档案为人才服务的重要作用。

1.2 简化流动人员的人事档案管理工作

在当前市场经济环境下，人才流动更加频繁，这也增加了人事档案管理的难度。目前各人才市场托管的人事档案呈现出不断增长的态势，这也导致档案管理和查阅难度增加。基于纸质档案信息的弊端，通过将现存纸质人事档案全部转化为电子档案，并处用人事档案电子化扫描查询系统，为流动人员和企业提供网上档案信息的查询和借阅服务，进一步简化了人事档案管理工作的流程，全面提升了人事档案利用效率和服务水平。

1.3 促进人才服务与互联网技术的深入融合

当前人才服务的变化与互联网的发展具有较大的关联性，特别是各种先进技术的应用，这也加快推动了人才服务内容的创新。目前各人才网的人才数据库无论是人才简历、招聘单位的招聘信息及查询人才信息数量都达到一个庞大的数字，这也表明数字化人力资源时代的来临，而且人才服务呈现出移去化、云端化和智能化的发展趋势。这就需要不断强化人事档案电子化的建设，使人事档案能够更好的服务于人才管理工作。

1.4 有利用推动人才服务的共享

目前，在人力资源管理工作中，企业找不到合适人才，人才找不到合适企业是较普遍存在的现象，导致这种情况发生的主要原因来源于信息的不对称。通过开展人事档案电子化建设工作，充分的运用先进技术、数据分析和信息共享等手段，通过搭建共享平台，促进人力资源信息的共享，实现供求双方信息的对称性，用人单位和流动人员能够精准进行对接，这必然会全面促进人才服务质量和水平的提升。

2 基于人才服务的人事檔案电子化建设的途径

2.1 构建人事档案管理服务信息化格局

针对于人事档案电子化建设过程中，宜制定统一的人事档案电子化建设标准，并统筹进行推进，通过梳理人事档案管理服务机构，进一步对档案公共服务流程进行细化，从而实现人事档案服务的统一化和标准化。在人事档案信息采集工作 ，还要采用统一的采集规范标准，对采集项目、指标体系和代码等进行统一，从而打造规范的人事档案电子化资源库，建立统一的人事档案信息系统，实现人事档案信息的统一管理。人才服务中心使用的人事档案管理软件要做到统一性，这样可能实现人事档案信息的实时归集，为实现全面服务打下良好的数据基础。同时还要建立全国人事档案管理服务平台，为流动人员及用人单位提供存档信息网上查询服务，并采用跨区域网上远程服务模式，打造全国一体化的服务格局。

2.2 完善人事档案电子数据库建设

人事档案电子化建设离不开数据库的支持，通过对人事档案信息进行收集和整合，统一纳入人事档案电子数据库中，集中对人事档案电子信息进行管理。在人事档案电子数据库建设过程中，为了保证数据库内容的完整性，需要各单位人员要真实填写个人档案信息，全面提高档案信息的真实性和完整性，针对个人档案信息有变化的情况，需要及时进行补充和更新。另外，人事档案管理人员在实际工作中还要重视对当事人各种证明材料的收集，进一步确保人事档案信息数据的真实性和完整性。

2.3 发掘人才服务管理信息系统的大数据化潜力

人事档案电子化系统通过与大数据技术和人工智能相结合，可以为人才服务工作提供重要的支持。在人事档案管理工作中，利用大数据技术能够获取到更广泛的流动人员数据动态，并针对这些数据信息进行深入挖掘，可以统计分析流动人员数量、结构、分布和流向，为人力资源管理者快速筛选和匹配适宜的人才。初次面试工作还可以利人工智能机器人帮助人力资源管理者完成具体的工作。而且在人事档案电子化建设工作不断深入的情况下，大数据技术还会对人力资源管理者和求职者面对面互动和评价分析工作中发挥出重要作用，基于软性因素上来评价和筛选求职者。

人事档案电子化还可能在培训服务工作中发挥重要作用，人力资源管理者通过档案电子化数据能够实现对员工的精准分析，并针对员工学习需求、学习行为和学习模式进行准确识别，以此为依据制定科学的培训策略，全面提高员工培训的个性化和智能化水平。另外，在人才测评领域人事档案电子化具有较好的应用，其能够针对流动人员的相关信息进行统计分析，并利用大数据技术深入挖掘人事档案电子化数据中隐藏的信息，全面提升人才测试的实效性。

2.4 保障人事档案电子信息的安全

电子化的人事档案信息有利于提高人事档案管理水平，促进人事档案信息资源的开发利用。但相较于纸质档案信息，电子化的档案信息存在安全性问题。因此需要重视对电子化人事档案信息的安全管理。具体宜采取专门的信息传输通道，实现电子化人事档案信息的密闭保存，针对于存储涉密信息的电脑，不宜与外网相连。数据传输过程中要采取加密技术。档案管理人员也要具备较强的信息安全意识，在实际工作中实时将信息保密和安全放在首位，有效的保证电子化人事档案信息的安全。

3 结束语

在信息化时代背景下，人事档案电子化建设为人才服务行业的发展注入了新的动力。因此在实际工作中需要重视现代化观念和技术的应用，加快构建全国性的人事档案电子化信息库，实现数据信息的互联互通，更好地发挥出人事档案的价值，为人才服务水平的提升打下坚实的基础。

参考文献

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