水电工程勘察设计电子档案的管理探析

孟莉莉

摘 要：在科技的引领下，信息化成为趋势，影响力遍及各行各业，水电工程勘察设计行业也参与其中，电子档案成为核心档案模式，其价值性更加突出。基于此，要结合水电工程勘察设计领域发展实际，以信息化为背景，对电子档案管理进行深入探讨，掌握档案基本特点，分析存在的问题，制定科学高效的管理方略，以更换提升管理效率与质量，为档案价值的发挥创造条件，以便更好服务于水电工程勘察设计单位的长远发展。

关键词：水电工程勘察设计;电子档案;管理

对于水电工程，勘察设计档案是管理领域不可忽视的内容，实现对水利工程发展情况信息的全面收录，通常以文本、图形图表以及音频视频等方式进行呈现。在信息技术的支持下，电子档案成为水利工程勘察设计档案的主要载体，依托信息系统，实现数据信息的高效存储、管理以及应用，信息管理方式的作用更加突出，成为制约新时期档案管理效果的关键因素。基于此，要以水电工程勘察设计的电子档案为切入点，对其管理工作进行系统分析。

1 准确掌握水电工程勘察设计电子档案的特点

1.1 档案类型凸显多元化，全面性成为管理基本要求

鉴于水电工程的特殊性，其于诸多行业关系紧密，如机电、建筑、农业以及通信等领域，这是决定水电工程勘察设计电子档案形式多样的根本原因。因此，在进行电子档案收集的时候，需要以全面性为基本原则，力求严谨性与仔细性，避免出现遗漏问题，维护电子档案资源的完整性。

1.2 档案管理深受成套性、阶段性与长期性的制约

对于水电工程勘察设计档案，成套性的特征十分显著，主要是指独立工程需要全面而系统的档案资源，精准性更高。工程档案涉及的全部文件都是档案的一部分。勘察设计单位的档案在进行收集与整理的过程中，成套性不容忽视，其管理过程深受这一要求的制约;水电工程勘察设计档案是整个水电工程档案重要组成部分，其收集归档渗透在整个工程项目全流程，贯穿在项目立项、可行性调查、方案设计、施工准备以及建设竣工全过程。纵观整个流程，在进行归档管理的时候，需要以时间与环节为依据，落实阶段性管理;水电工程通常需要经历较长的时间，投资巨大，档案管理也横跨工程立项到竣工各个环节，渗透在各个流程之中。

2 深入剖析水电工程勘察设计电子档案管理中存在的不足

2.1 缺乏完善与规范的档案管理模式，制约电子档案优势的发挥

立足水电工程勘察设计领域，电子档案引入时间不长，尚未构建统一与标准的档案管理模式，电子档案管理内容与新时期水利水电工程设计行业档案管理标准存在差距。尽管电子档案管理模式得到行业肯定，也运行了相关系统，但是，缺乏对功能的全面应用，电子档案的优势尚未得到真正意义上的实现，档案管理方式尚未健全，无法有力维护电子档案应用过程中真实性与完整性，诱发档案破损与泄密问题。

2.2 档案管理人员观念滞后，档案信息化素养严重不足

在电子档案管理中，对人员要求有别于纸质档案，对档案管理知识以及信息技术能力要求较高。但在水利水电工程勘察设计领域，电子档案管理人员知识存在滞后性，信息素质与技能水平不高，较多依赖传统档案管理方式，对档案信息化建设认识不到位。另外，管理人员信息技术掌握水平不高，对电子档案管理系统应用不熟练，很难将技术优势发挥在档案管理工作之中，档案管理效率不高，电子档案发展受到阻碍。

2.3 档案管理缺乏系统性，与工程项目相脱节，威胁电子档案完整性

水利工程勘察设计自身特征鲜明，与其它行业的工程设计存在较大差异，囊括勘测、规划、施工图设计以及竣工图设计等，项目持续时间较长，与工程项目全过程息息相关，系统性尤其较强。但是，在电子档案管理实践中，档案管理工作被设置在工程完结之后，与整个项目过程存在脱节现象，尤其是很难保证与工程环节的同步进行，出现档案积压、遗漏、不完整等现象。

3 如何全面坚强水电工程勘察设计电子档案管理工作

3.1 做好电子档案管理准备工作，将档案管理贯彻在水电工程项目全过程

1）重视落实电子档案管理前期准备工作。针对水电工程电子档案管理，收集是首要任务，其于档案信息化与现代化关系紧密。首先，将电子档案控制工作落到实处，以完整性与可靠性为目标，尤其关注可读性特征。电子文件管理系统对信息技术具有较强的依赖性，易逝特质较强，因此，水电工程勘察设计电子档案收集工作需要做好准备，力求提前做好全面落实，凸显档案管理运行控制的功能，以维护整个档案收集按部就班地进行，维护资料的真实性与可靠性。

2）以电子档案完整性、系统性以及可读性为基本指导。为了维护水电工程勘察设计档案的真实性，需要重点对其形成与处理环节进行控制，保证原始记录收录完整，为未来认证工作奠定基础。针对完整性，主要是将工程勘察设计档案的管理工作贯彻在整个项目开展全过程，对所有设计性资料电子档案进行归档，保证全面性，防止出现任何资料遗漏现象，切实维护档案的连续性与系统性。电子档案的可读性特征极具复杂性，其可读性的实现也要以档案收集的全面性为前提。

3.2 依托职能鉴定法，强化电子档案内容形式及技术的鉴定

在水电工程勘察过程中，电子档案规模较大，需要落实鉴定工作，即确定档案的价值性，这项工作适用于纸质档案以及电子档案两种形式。但是，电子档案除了要进行内容评定之外，还需要进行技术鉴定，目的是保证其内容、形式以及技术特征的价值水平。因此，鉴定法的选择至关重要，一般以职能鉴定法为核心，以便结合档案形成机构以及个人的职能性质进行电子档案价值的准确判断。

3.3 重视电子档案保管，力求及时性与安全性

针对水电工程勘察设计电子档案，其在保管方面有别于纸质档案，复杂性更强。电子档案以计算机系统为存储载体，对其依赖性较强，但是，能够满足随时随地存储与利用的目的。另外，还需要对存储环节进行关注，尤其重视载体材质选择与应用。在电子档案保管中，安全性十分重要，是不容忽视的内容，更是重中之重，需要引起高度重视。

3.4 合理进行水利水电工程勘察设计电子档案的应用

立足水电工程勘察设计档案管理实践，电子档案的出现为其高效利用提供条件，同时，档案利用也凸显新特点，既能有效服务于技术人员，也能以系统为载体，实现档案信息更大范围上的检索与利用。具体讲，依托电子档案管理模式，支持多种终端使用，突破时空限制，档案检索、查询以及应用效率大大提升。其次，在电子档案应用过程中，能够结合档案资料内容，进行针对性分析，而后实现人机交互，互动性更强，档案价值发挥得更加全面，档案利用率显著提升。再次，电子档案支持多种形式，融文本、图表、视频以及音频等多种方式于一体，能够更好服务于档案的利用。

4 结束语

在信息技术的影响下，水电工程勘察设计进入现代化发展阶段，要结合新时期水电工程勘察设计行业发展实际，分析其独有特征，明确发展中存在的不足，以电子档案管理基本原则为前提，将电子档案管理工作落到实处，加快构建现代化的档案管理制度，以信息化平台与系统为方式，在高素质人才的支持下，切实提升水电工程勘察设计电子档案管理水平，以期为水电事业可持续发展奠定坚实的基础。

参考文献

[1]陈秀丽.信息化手段在水电工程档案管理中的应用[J].城建档案，2019（08）：32-33.

[2]成丽.浅谈新形势下如何加强水利档案信息的开发利用[J].现代经济信息，2019（13）：128.

[3]刘思宇.浅谈水利水电工程檔案管理工作[J].水利科学与寒区工程，2019，2（03）：116-118.