如何加强高校科研档案数字化管理的策略

鄢滔

摘 要：基于分析如何加强高校科研档案数字化管理的策略。首先分析出高校科研档案数字化管理的意义。其次分析出高校科研档案数字化管理的有效策略，通过加强数字化档案管理的重视;拟定标准的数字化档案业务标准;增强档案管理人员的综合素质三种方式。最后分析出高校科研档案的数字化管理，能够有效地保障了档案管理的安全和实效。

关键词：档案管理;数字化管理;科研档案

在目前信息化发展的背景下，使得高校的科研档案管理模式也发生了转变。现阶段，大部分高校的科研档案管理，仍旧以传统的管理模式为主，不仅管理的实际效率较低，还要用大量的空间去储存档案，需要更多的管理人员去共同完成，导致档案管理的成本很高。而数字化模式的应用，能够有效地代替纸质的文件材料，实现科研档案管理的规范化，增强科研档案管理的质量和实际效率。从而，促使科研档案在最大程度上的开发和利用，有助于科研档案管理工作效果得到提升。

1 高校科研档案数字化管理的意义

科研档案数字化管理，就是借助信息化技术，通过互联网和计算机作为载体，实现档案的储存、传输和共享。因此，在高校科研档案的数字化管理，能够节省很多人工的成本的时间，只需要建立电子档案的数据库，运用计算机进行数据的录入，在储存到硬盘中，这样不仅可以减少了档案的实地占用空间，还方便各个部门之间的档案调阅，实现了更为快捷便利的档案管理服务。

并且，传统的纸质档案管理模式，需要在后期对档案进行维护，并且要注意防火、防潮等问题，管理起来十分复杂。但是数字化的档案管理，就有效地避免了这些问题的发生，可以利用计算机去自动地进行数据的分类和储存，并没有较为高要求的档案保存环境，能够在极大程度上减少档案的丢失和破损等情况产生[1]。而且，各个部门之间可以通过互联网，去完成档案的传输。从而，有效地延长了档案资料的时间，确保档案资料的無限循环利用，实现了最佳的档案管理效果。

2 高校科研档案数字化管理的有效策略

2.1 加强数字化档案管理的重视

在高校的科研档案数字化管理阶段，需要高校要高度的重视数字化的档案管理模式。由于数字化档案的建设是一项比较复杂且循序渐进的工程。因此，高校要树立以科研事业，发展高等教育的理念，正确的认识数字化档案管理的思想，并将其纳入到重要的工作中，确保高校科研档案的数字化管理质量。

首先，在数字化档案管理的建设中，需要得到高校领导者的重视，让科研人员具有更高的工作动力和热情，促使各个部门的对此支持，有效的推进科研档案数字化管理工作的效率，保障了科研档案数字化建设的质量。其次，科研档案管理部门，应为数字化档案的建设，提出长期合理的建议，能够不断的优化其数字化档案管理的质量[2]。同时，在保证纸质档案的有效管理下，可以建立完整的数字化科研档案管理制度，包括对工作人员的工作内容、目标、要求等方面，确保数字化科研档案管理的规范化。

2.2 拟定标准的数字化档案业务标准

高校科研档案数字化管理的业务标准，是作为数字化建设的参考依据。因此，相关的档案管理部门，应根据科研档案的特点和保密规定，按照科研档案的具体形式和内容，来拟定出较为标准的数字化档案管理的业务标准。主要包括对档案资源的标识;档案资料的介绍、存储和保管，以及交换和调阅等方面内容，来更好地进行档案数字化的管理。

首先，数字化的管理标准规范，需要对科研档案管理人员、数字化设备的使用等进行具体的规定。同时，对于数字化的业务标准，主要是对业务的流程、数字化语言、电子档案管理的标准等进行规

范[3]。其次，在对科研档案的数字化管理中，需要一定的数字化技术，所以对其的规范标准，包含了数据的存储技术、网络的格式传输、数据的管理技术等技术标准，都需要有严格的要求。从而，有效地增强了高校科研档案数字化管理工作的安全高效。

2.3 增强档案管理人员的综合素质

在高校的科研档案数字化管理中，需要打造出一支高素质且专业化的档案管理队伍。首先，高校应对现有的档案管理人员，进行计算机、多媒体、网络设备等方面的专业培训，使其能够具备高水平的数字化管理技术，能够增强自身的工作水准，更好地适应数字化的档案管理模式。其次，高校可以聘请专业的数字化档案管理人员，让档案管理人员充分地认识到数字化档案管理的重要性，促使其能够不断的优化自我。从而，逐渐促使高校的科研档案数字化管理团队，是一批既有专业业务能力和知识，又能熟练运用信息技术的综合型人才，来推动高校科研档案数字化管理的发展。

3 结束语

综上所述，高校科研档案的数字化管理，能够有效的保障了档案管理的安全和实效。通过对科研档案进行数字化的管理建设，来节省更多的人工成本和时间，减少档案的丢失和破损等情况产生，确保了延长了档案资料的时间，确保档案资料的无限循环利用，实现了更为快捷便利的档案管理服务。从而，在很大程度上增强了数字化科研档案管理的质量，保证其管理的规范化。

参考文献

[1]马国胜，李高峰，王文慧.高校科研档案数字化策略与措施研究[J].兰台世界，2018.

[2]张蕾.新时代高校档案数字化管理的问题与对策[J].咸阳师范学院学报，2017（06）：124-126.

[3]姜霁纯.基于新形势下科研单位档案数字化管理存在的问题与对策[J].兰台内外，2019，241（04）：4-5.