大数据背景下企业档案管理工作分析

唐雅薇

摘 要：档案文件管理已经成为社会信息最重要的组成部分，随着大数据时代的到来，企业档案管理工作变得尤为重要。随着互联网时代的到来，如何去利用大数据去对企业档案管理工作进行优化是非常重要的。本文通过阐述大数据时代下企业档案管理工作的意义出发，分析了目前我国企业档案管理工作所存在的问题，并提出了对应的解决方案。

关键词：大数据;企业档案管理;工作分析

1 大数据背景下企业档案管理的重要意义

大数据时代背景下对企业档案管理工作进行有效的研究能够进一步的提高企业的服务能力。通过对企业档案管理的研究能够促进档案管理的改革工作，使得企业档案的管理与现代的信息化社会发展达到同步。经过对企业档案管理工作的研究可以使得企业档案管理人员学习到新的企业档案管理的技术，促进企业档案管理进一步完善，提升企业档案管理的工作效率。在大数据时代，企业档案的信息化管理优化改革能够使得企业在面对新的发展形式时能够有的放矢。

2 我国企业档案管理工作存在的问题

1）企业档案管理意识不强。目前市场经济占主导地位，随着市场经济的不断发展，一些企业的管理人员对企业档案疏于管理，企业档案管理意识不强。一些企业虽然有档案管理的目标，但是时间一长企业档案管理工作并不能按照计划进行，没有意识对企业档案管理工作进行优化，甚至故步自封放任自流。一些企业领导对档案管理工作的监督不力，使得在企业管理的过程中往往领导只在嘴上说，却没有去监督执行，当工作繁忙时根本对档案管理工作不闻不问。由于企业的目标时实现经济收益，很多企业对待企业发展立足与经济指标是否完成，而不去长远的考虑企业的命运，在档案管理工作上并不愿意多去投资。企业档案管理工作在很多企业地位很低，档案管理机构职能被削弱，档案管理工作的命运和前景令人担忧。

2）档案管理缺乏专业性。目前在很多企业中，档案管理工作仅仅局限于对档案的收发整理和保管，尽管会有一些信息化管理的行为，但是并没有将信息化的内容利用起来，对档案管理工作进行优化。这其中主要的问题是档案管理人员对工作的重视程度不够，而且由于企业领导的不重视导致档案管理工作人员的工作积极性不高，很多企业的档案管理人员都是非专业人员，大部分的工作只是按时完成领导布置的简单任务就可以了，这样的行为严重阻碍了档案管理工作的长期发展。

3）缺乏档案管理体制。随着我国经济的进一步发展，市场经济改革的步伐进一步加快，在不断的改革过程中很多企业内部发生了巨大的变化。例如领导关系的变化，以前企业的档案管理工作由主抓技术的领导来负责，而目前多数是由行政领导来负责，而且负责的机构发生了变化，以前的企业里有档案处，档案由档案处管理形成了管理体系，部门设立相对比较齐全。而目前企业档案的管理通常只有一個部门全权在管理，管理工作做的不细致。目前我国的民营企业以及各种外资合资企业对档案的管理并没有形成相应的管理模式，缺乏管理体制，使得档案管理问题频发。

4）不能满足用户信息需求。企业档案管理的核心功能就是要实现档案的检索，查阅数字化档案原件等等。目前在互联网时代，用户对于档案的信息检索和内容查阅要求越来越高，需要在便捷的基础上准确和全面，而这一点很多企业做不到。目前我国的企业数字档案处于相对比较独立的状态，资源服务很难满足用户的信息需求，而且数字档案管理不善很难实现知识的转化，所以很难满足广大档案用户的信息需求。

3 大数据背景下企业档案管理工作优化

1）实行文档一体化管理。目前数字档案的建立以及取得了不错的成果，在现代企业档案管理工作中加快实现企业档案管理与企业一体化信息平台的对接，使得各类信息数据归档管理，提高利用效率。在平台上可以将收发文模块按照流程进行分块处理，达到最好的共享效果。在企业档案管理过程中，使用电子软件进行相应的对接时需要注重档案管理系统和一体化信息平台的优化，需要将对应的电子文件管理嵌入到办公系统之中，实现电子文件的周期性管理，达到比较好的档案管理效果。在档案管理的过程中实现文档一体化管理，为企业的档案信息化建设提供保障。

2）做好数字档案建设。企业的档案管理是企业发展的历史记录，在企业发展的过程中各种各样的数据都会被记录下来，而企业档案的管理也是企业变革的数据基础，对于企业的未来有着非常重要的参考价值。对企业档案工作进行数字档案建立对于企业而言是非常重要的，在完成数字化建设之后要不断加强对数字化档案的检查，提高数字化工作的质量，保证数字档案资源可以利用。

3）提高信息化服务水平。经过数字化档案资源的管理整合，通过互联网大数据技术可以将同一个工程或者与之相关的项目进行数字化的整合，在整合之后为不同的用户来提供不同的资源，根据需求不同，利用数据挖掘技术将数字资源进行组织和开发，优化档案的信息服务方式。目前基于云技术的发展，可以统一搭建统一的云服务平台，可以保证用户随时随地的查阅档案资源，为用户提供全方位的信息。

4）加强档案安全风险控制。在大数据时代，虽然企业档案管理工作更加方便快捷，但是与此同时企业档案信息内容风险也相对比较大。因此在企业档案数字化管理时需要确保数字档案完整性，确保数字化档案的资源不能泄露，更不能丢失。目前很多档案在服务的过程中在互联网端，因此必须做好对应的安全控制，要防范网络入侵，与此同时要对开放的数字资源做好用户权限的设置。在进行档案储存时要留有备份，确保档案能够长期储存。

5）提高档案管理工作者职业素养。在档案管理工作中，传统的档案管理工作中档案管理者在扮演着践行者和推动者的双重角色，而大数据时代档案管理者的工作内容发生了很大的变化，档案管理者需要不断地加强信息处理的能力以及主动服务的意识，全面提高职业素养。企业对档案管理者应该定期地组织培训学习工作，有条件的需要开展一些专题讲座以及合作研究，同岗位交流等等，通过这些内容使得档案管理人员不断学习到新的档案管理知识，提高档案管理水平，逐步优化档案管理人才队伍。

4 结语

随着经济不断发展，大数据时代的到来，企业档案管理也迎来了巨大的挑战，在市场竞争激烈的今天，信息管理已经势在必行。通过对企业档案资源的深度挖掘能够不断优化企业工作内容，为企业未来发展打下坚实的基础。通过对企业档案信息的深度开发，结合企业的实际情况，充分的利用大数据进行分析总结，推进企业的不断向前发展。企业档案管理工作中要不断提高管理者的专业素质，只有通过不断的培训学习，不断对档案信息化管理内容进行研究才能真正做好档案管理工作。

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