高校档案管理信息化建设实现路径探索

卫恒

摘 要：信息化时代下档案管理工作与信息化技术的融合已成发展趋势。随着高校档案管理工作涉及到的范围逐步扩大及其复杂程度不断提高，高校档案管理部门也开始重视通过信息化建设去提高档案管理水平，助力档案资源得到良好管理且充分开发利用其价值。当然，目前高校档案管理信息化建设中还存在一定的不足，文章主要针对其中的问题以及具体的信息化建设实现路径展开探索，以期为相关从业者提供参考。

关键词：高校;档案管理;信息化建设;路径

高校档案资料中对学校的科研活动、教学活动、职能活动、师生资料等信息有着详细记录，是高校管理与发展的基础依据，在高校教育管理体系中占据着战略性地位。针对高校档案展开的管理工作需要顺应时代发展潮流，保证档案资源价值得以更好地开发与利用。在信息化技术广泛应用于各领域的背景下，高校档案管理也应当积极探索其信息化建设道路，推动档案管理工作朝着集成化、系统化、信息化的方向发展，从而进一步提高高校管理水平以及推动档案事业的稳健发展[1]。

1 高校档案管理信息化建设的重要意义

信息化时代的来临也促使高校档案管理工作逐渐重视信息化建设的推进，所以在时代发展的大趋势下，高校方面需要高度重视档案管理信息化建设的重要意义。

1.1 有助于推动高校可持续发展

高校档案管理工作的主要目的在于为高校未来的发展提供决策支持，所以从这方面来看加快档案管理的信息化建设进程显得尤为必要。通过实现档案信息化管理去推动高校的深化改革，从而提高高校的办学效率，更有助于高校在如今信息化时代大环境中更好地面对社会新问题、新需求，从而推动高校的可持续发展。

1.2 有助于提高高校档案管理服务质量

在过去的高校档案管理工作中，更多是以人工操作的方式对纸质化档案文件进行收集、整理、分类、编目、保管、查询等，不难看出这一工作非常繁琐且量大，档案管理工作者应付日常工作已非常疲惫，则会忽视对档案信息的提炼与加工处理[2]。此外，在人工操作下档案质量难有十足保障，具有明显的不确定性，而且繁杂的档案管理手续会导致工作效率非常低。所以，为了顺应时代潮流去不断提高高校档案管理服务质量，则需要对其展开改革与创新，而日渐发展成熟的信息化技术便为高校档案管理的改革创新提供了技术层面的支持。借助信息化技术能够大大提高档案信息检索查询的便捷性，也节省了大量档案管理需要投入的人力、物力与财力，还能有效缩短档案资料收集、加工、储存、传送等周期时间，在高校档案管理工作效率与服务水平方面有明显提升。

1.3 有助于高校档案信息资源的开发利用

随着信息化时代的来临，档案信息资源的价值性受到了全社会的广泛关注，而且现代社会对档案信息的依赖程度也不断提高，尤其是经过科学整理与系统加工的档案信息，在各行各业的决策制定中起到关键性的指导作用，由此可见对档案管理进行信息化建设推进是社会时代发展的不可逆趋势。为了紧随国家信息化建设的进程以及推动档案事业的稳健发展，不同行业领域都应紧握发展机遇其积极拥抱时代变化，从而争夺发展的主动权。而高校作为社会大家庭的重要一分子，更是新思想、新技术、新事物的融合之地，是引领社会变革的主阵地，所以工作在其中的档案管理部门更要积极探索可行的信息化建设道路，从过去的纸质化档案管理向电子化档案管理迈进，革新档案工作方式，基于信息化技术针对档案信息资源进行开发利用，充分发挥其价值性。

2 目前高校档案管理信息化建设存在的问题

2.1 建设投入力度较小

从当前现状来看，高校方面对档案管理工作的重视度还有待提高，所以在档案管理信息化建设中还存在投入力度偏小的不足，进而导致信息化建设所必需的软硬件設施有所缺失。目前还有部分高校档案管理工作还处在纸质化资料的收集与归档层面，与当前的数字化、信息化要求不相符，存在一定的滞后性。正因为投入力度的不足，还有许多高校并未构建起档案数据库，再加上软硬件的短缺，信息化建设则流于形式而沦为空谈，与传统的档案管理工作模式相差无几，难以适应现代社会的发展趋势。

2.2 档案安全存在风险

高校档案管理的信息化建设便是要推进档案资料的电子化、网络化，但从目前现状来看，高校在电子文件归档方面还存在程序化意识缺乏的情况，从而造成少部分高校的电子档案信息归档混乱，真正要用到档案资源时则难以快速检索到电子档案，不仅浪费查阅时间，也无形中提高了档案丢失的风险概率。此外，部分工作人员对电子档案的存储管理重视度不足，未意识到数字化方面的安全性，比如高校请科技公司为档案管理设计信息化管理系统，却未考虑实际情况而未对文件进行加密，一旦出现系统问题或遭到病毒入侵，也会导致档案信息的丢失。

2.3 人员综合素养偏低

目前有许多高校档案管理工作者并非专业出身，即便有些工作人员有着专业的档案管理知识，但是在信息化建设推进中却对实用计算机进行档案管理的实际操作并不熟悉，而且档案管理思维尚停留在传统阶段，一定程度上对信息化进程有所阻滞。此外，部分人员虽然信息化素养较高，但是对档案管理专业知识却知之甚少，实际工作者也很难将档案管理与计算机信息技术联系在一起。

3 高校档案管理信息化建设的实现路径

通过上述分析可知，目前高校档案管理信息化建设工作中还存在着一定的问题，要想实现真正的档案管理信息化建设，则一定要找准路径去进一步完善，才能够助力高校档案管理水平的提高，充分发挥出档案管理工作实效。

3.1 提高档案管理信息化建设意识

在推进高校档案管理信息化建设的过程中，一方面需要全面提高相关人员的思想觉悟，纠正他们对信息化建设的片面认知以及跳脱出传统的档案管理思维模式，从而为高校档案管理信息化建设奠定良好基础。唯有从思想层面去引导档案管理者意识到信息化建设能够对高校各项决策制定提供更科学的依据，才能够真正实现思想理念的转变，在工作中才会积极配合;另一方面高校还要对档案管理的信息化建设应用原理及流程有清晰把握，并且将公共服务意识以及专业素养融入到信息化建设当中，明确档案管理信息化建设的目的在于全面整个高校教育教学及科研等活动的各项信息资源，成为全校师生均可接收和利用的资源，通过档案信息资源的共享去提高档案管理工作的服务水平。

3.2 完善档案信息数据库设计

随着大数据技术的高速发展及其在各行各业中的有效应用，也为档案的信息化建设提供了技术支持，为确保档案管理的精细化与合理化，要提高对信息数据库建设工作的重视度。而高校档案信息数据库的建设首先要有足量的档案信息资源作为基础，否则便犹如无源之水，得不到实质成果。利用大数据分析技术在海量数据中去构建信息关联，基于不同维度去实现档案数据的自动化分类，为用户的档案信息获取带来便捷。同时，在完善高校档案信息数据库设计工作中，要尽可能地将非结构化的数据项结构化或是半结构化的方向转变，如此一来能够保证用户档案信息获取的精准度。此外，还应利用可视化技术以图像的方式形象直观地将档案信息数据库中检索到的结果呈现出来，完成档案资源的显性转变。

3.3 重视档案管理信息化系统开发

对高校档案信息数据库的设计需要建立在适用且完善的档案管理信息系统之上，从而带来丰富的功能模块、匹配的技术环节以及规范的技术标准。从实际工作来看，开发高校档案管理信息化系统属于复杂且全面的工程，要用到各种信息化技术，如信息存储与压缩技术、计算机网络安全技术、人机交互技术以及分类索引工具与平台的研发技术等等，而且各项技术都对档案信息化系统的开发至关重要。此外，还要对档案管理信息化系统想要实现的功能进行综合分析，选用更加成熟、扩展性更强以及符合行业标准的数据库技术，保证数据库功能模块能够满足目标用户的使用需求。此外，高校档案管理信息化系统还应重视其兼容性及后续的扩展性，不仅要对各种格式基础数据库有所兼容，还要能够顺应信息技术发展升级趋势去实现良好扩展，保证其使用寿命，更好地为高校教研工作服务。

3.4 构建档案信息安全保障体系

完善的档案信息安全保障体系主要是通过对文件归档展开监督与指导，确保电子档案的真实性与完整性。为确保高校档案管理信息化建设能够有效推进，在安全保障体系构建中要加大人员与资金的支持力度，对档案管理人员要加强教育，避免出现违规操作行为，提高档案管理安全性。同时，针对高校档案管理信息化系统还要重视防御软件的使用，且做好相应的安全隔离防范措施，以免不法分子或是木马病毒的侵入。此外，在电子档案管理中还可尝试利用区域链技术，不仅能够通过提供信息录入平台去提高传统纸质档案的数据化转化效率，保证数据环境与管理模式相融合而提高档案传输效率，而且还可借助区域链概念去构建更完善的管理制度，以更精细的管理模式去提高档案管理工作水平。

3.5 加大资金与技术的投入

高校档案管理的信息化建设需要重视资金与技术方面的投入，否则即便是档案管理者拥有再先进的工作理念与思想意识，但如果基础条件都无法得到保障，也会显得无能为力，所以在高校档案管理信息化建设中要加大对资金与技术的投入力度[3]。一方面，要重视硬件方面设备设施投入，其中包含档案管理信息化建设要用到的数据存储服务器、图文扫描设备、数码相机等等，这些都需要在资金方面加大投入，尽可能配备更先进的设备，才能确保档案管理信息化水平;另一方面，在完善档案管理信息系统时还要引入更为先进的云计算、大数据等技术手段，不仅能够提供数据精准性与检索时效性，同时也能为档案资源的价值开发提供帮助，从而提高档案管理工作效率。

3.6 做好信息化管理人才培养工作

高校档案管理工作具有明显的专业性與系统性，在信息化建设推进过程中一定要重视档案工作者自身的知识结构与业务能力等表现，确保其综合素养的提高，满足高校档案管理信息化建设的需求。处在当今的信息化时代环境中，高校档案管理工作者不仅要对档案学专业知识有全面掌握，同时还应不断提高自身的数据库技术、网络技术等，能够将信息化技术与专业的档案管理相融合。为了提高档案信息化建设进程，高校方面需要重视信息化管理人才队伍的建设，通过引进更为专业的复合型人才以及加强内部工作人员的培训教育，全方位打造更优秀的档案管理队伍。同时，还应制定合理的考评机制与激励机制，调动档案管理工作人员的工作积极性，为高校档案管理信息化建设增添助力。

4 结束语

综上所述，高校档案管理工作作为学校教育管理及各项决策制定的关键参考依据，应当紧握信息时代发展脉搏，加强档案管理的信息化建设，全面提高档案管理工作水平。尽管在高校的档案管理信息化建设当中会因为诸多因素的影响而面临一些问题，但只要相关人员认准目标不放松，合理采取各项有效措施，构建先进的档案管理模式以及应用信息化技术，那么高校档案管理信息化建设目标一定能够实现。

参考文献

[1]董传芳.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].兰台内外，2019（30）：31-32.

[2]张玉龙.高校档案管理信息化建设路径研究[J].办公室业务，2019（19）：82-83.

[3]邓婷.浅议高校档案信息化建设与公共服务能力[J].办公室业务，2019（18）：102.