试论现代电子文件档案管理与传统档案管理

张元科

摘 要：随着我国科学技术的不断发展，电子文件档案管理方式逐渐被社会各界的企业所广泛推崇应用，但由于我国电子文件档案管理工作依然处于发展中阶段，所以就形成了当前新旧档案管理方式并存的局面，为了能够促进新旧两种档案管理模式不断磨合发展，则需要企业与档案管理工作人员能够加强探索和创新，所以本文针对电子文件档案管理与传统档案管理的不同特点进行分析，通过比对其中优劣势，寻找二者差异性和共通性，为健全档案管理现代化工作模式提供参考。

关键词：电子文件;档案管理;区别

社会经济的进步与发展为电子信息化技术提供了良好的发展空间和机遇，办公室工作逐渐趋向自动化、信息化发展，不仅为工作人员减轻了工作压力，更加提高了企业的工作效率，对于企业档案管理工作来说，电子文件档案形式逐渐取代了传统繁琐复杂的办公文件，日常工作与档案的记录管理直接利用计算机所记载储存，虽然相比于传统档案管理工作优势明显，但其中诸如网络安全等问题却逐步暴露，针对于此，则需要对新旧档案管理工作进行整合优化，提高档案管理工作实际水平。

1 电子文件档案管理与传统档案管理的归档时限区别

以目前实际情况来看，电子文件档案管理与传统档案管理工作当中，归档时限具有明显的差异性，其中传统档案管理工作的归档时间，主要是指在完成了所有的档案资料后，由档案管理工作人员对档案进行统一收集整理，进而合理地进行归档和存储，而电子文件档案管理工作开展当中，相比于传统方式更加具有灵活性的特点，更加易于进行复制和调配阅读，并且在归档后，不会对相关部门查找和利用档案资料产生明显的影响。所以通过对电子文件档案管理与传统档案管理工作的比对后可以发现，电子文件档案管理的归档时间更加灵活可控，并且归档时间不用延长。

2 电子文件档案管理与传统档案管理的归档区别

电子文件档案管理方式更加趋向现代化、科学化，所实行的管理工作也主要由管理部门对档案统一进行规划，其中管理工作的开展具有社会化、自动化、标准化和网络化等特点，所以相比于传统档案管理工作具有明显的差异。

2.1 归档时间

电子文件档案管理工作当中，归档时间可以是文件办理结案后，也可以是在阶段性工作周期当中定时归档，在各级部门的电子文件档案形成后，通过网络传输给档案管理部门，并用电子数码签名封签认证，由档案管理工作人员接收并登记，按照事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，进而实现用户的随时调取和访问。电子文件档案归档方式具有两方面优势，其一，由于档案归档较为灵活便利，所以则有助于档案的健全稳定，有效减少由于文件丢失而影响的档案真实性，其二，档案完全电子化、数据化，管理人员仅需要通过计算机进行操作，即可实现对文件的调取和摆放，所以相对工作更加便捷高效，有助于提高管理工作效率。在传统档案管理工作开展当中，归档工作主要由档案管理部门统一搜集表格和报告，所以工作周期较长，在进行实际的统计时，还需要以纸质材料作为依托，所以相对工作进展缓慢，归档时间较为局限。

2.2 归档方式

电子文件档案主要采用电子编码技术，所以一旦在工作当中发生修改和删除，则难以发现痕迹，并且由于电子文件依托硬件设备进行储存，在硬件的移动当中，文件的真实性无法得到保障，所以为了提高电子文件档案的可靠性，则需要在文件的形成和传输过程中，随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，而反观传统档案管理归档方式，主要以采用纸质材料为主，虽然对原始文件难以进行改动，但如果材料发生更换，同样会影响档案的真实性。

3 电子文件档案与传统档案管理的载体区别

传统的档案多数为纸质材料，企业在进行档案管理工作时，则需要建设档案室，通过工作人员的整理和摆放，实现对档案的归类，以便于调取应用，其优势在于档案具有绝对的真实性和可靠性，但其劣势同样明显，主要体现在由于档案室的建设，占据企业内部大量空间，并且在企业长期的经营和发展当中，档案势必逐渐增加，为了能够进行储存摆放，则需要不断扩大档案室的规模，除此之外，在传统档案的管理工作当中，为了避免纸质文件遭受破坏，还需要结合防护措施和防火措施的建设，所以也会耗费大量的人力物力。电子文件档案主要依靠计算机技术与网络技术作为支持，在工作当中，通过电子文档的记载，在硬件设备中进行保存，所以相比于传统档案管理工作更加高效便捷，在当前时期下，企业为了实现电子化、信息化档案管理工作的转型，在前期则需要大量的时间和精力对原有档案进行整理，录入到计算机等设备当中。总体来看，电子文件档案管理方式相比于传统档案管理工作所具有的优势主要体现在档案的记录和传输方面，但在档案的储存方面同样具有一定风險，由于网络空间存在大量风险和安全隐患，以及硬件设备本身容易受到外界环境因素干扰，所以管理工作的开展同样需要加强防护措施建设。

4 传统档案管理与电子档案管理的融合

传统档案管理与电子档案管理工作分别具有不同的优势和劣势，在当前新旧管理模式并存的背景下，则需要加强二者的融合，提高企业档案管理工作的效率与质量，具体措施如以下：首先，原有纸质档案基数较大，所以如果仅通过人工进行记录和储存势必造成浪费情况发生，为了解决这种情况，可以通过拍照、复印和扫描等处理方式，将其转化成为电子材料。其次，在二者的融合当中，企业档案管理工作人员应当尽可能地调取和审阅电子档案，避免对纸质材料的磨损。最后，应当将两种档案形式进行展示，以便于用户结合自身实际需求进行选择，提高档案的利用率。

5 结语

在当前时期下，企业档案管理工作面临着优化与转型，所以管理人员则应当能够正确认知两种管理方式的特点，并掌握操作方式，促进两种管理方式的融合，推动管理工作水平提高，为企业发展提供有效助力。

参考文献

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