档案工作中大数据框架构建及应用思考

薛晓歌

摘 要：现代信息技术的快速普及使得信息化已经成为档案管理工作新趋势，随着大数据技术的推广应用，要求进一步转变档案管理工作方式。本文主要分析大数据时代档案管理工作方法，着力构建新型档案管理工作体系，从而提高档案管理的有效性，解决以往档案管理工作的主要问题。

关键词：大数据;档案管理;框架构建

本文围绕大数据时代档案管理特征，简要分析构建大数据时代档案管理框架，明确开展大数据档案管理的条件，从提升档案服务质量，构建档案管理云平台，提高数据信息应用效率构建档案管理实施路径。

1 档案工作中大数据框架的特征

1.1 数据体量大

档案电子化使得档案数据巨量增长，目前大型档案馆的数据以PB计算，未来档案数据会发展到EB级别。随着信息技术的不断普及，大数据技术的日渐成熟，各大档案馆更注重构建基于大数据的档案管理框架，越来越多的档案馆向着大数据方向进行升级，档案资料的统一化管理是应对海量数据管理的必然要求，开发共享有的档案信息平台，可以提升档案管理工作的便利性。

1.2 档案价值高

档案记录着丰富的历史信息，档案是人类社会宝贵财富，档案必须得到有效保护。目前档案在实际运用中的利用率较低，高价值信息的密度较低，要将高价值的信息加以利用需要建立完善的信息挖掘与检索机制。实现数据信息技术与人力资源的有效配合，提高档案数据的检索质量，才能满足未来档案管理工作的需要，全面提高档案管理的科学性，解决以往档案管理工作问题。

1.3 资源种类多

电子信息技术实现了各种类型档案的有效存储，不仅传统的文本可以有效存储，还有音频、视频、图片信息也可以得到有效存储。甚至大量的网页或日志文件也可以存储。大量数据信息具有非结构化的特征，数据信息可以转化为多种类型进行存储，结构化与非结构数据信息转化使得数据信息具备了有效存储的必要条件，各类型的数据信息可以有效及时的存储到数据库当中。

1.4 处理速度快

运用大数据处理档案可以提高数据的运行速度。档案管理工作应当提高档案处置的灵活性，注重以主动方式进行档案处置，要求突破传统纸质档案管理的限制。在大数据时代可以提高档案的共享性，做到准确的管理档案信息，提高档案主动服务效能，并且对档案数据进行有效预测分析，发挥档案的辅助决策价值。

2 建立与完善大数据时代档案管理的措施

2.1 大数据运用可行性分析

应用大数据进行档案管理的技术较为复杂，涉及的准备工作较多，前期的资金投入相对较大，对技术人才有一定要求，需要加大大数据技术应用的可行性分析，构建可行的档案数据管理框架，有效克服档案管理工作大数据化运营的难题。首先，实施大数据档案管理应当进行可行性分析，基于数据信息质量、应用技术方法与技术手段的成熟来判断相关工作是否可以开展。保证满足技术、人才、设备等方面的条件。其次，保证档案管理大数据化具有足够的数据信息支持，有迫切的采用大数据档案管理的需要。还要明确大数据化档案管理的推动力量，确定大数据运用的方向与目标。第三，档案数据化应当保证所有馆藏电子化，建立主动档案服务理念，提高数据信息使用的洞察力，提升数据信息供给的成熟度，同时开展好服务试点工作。

2.2 打造优质数据共享平台

建立统一的信息管理平台，可能提高数据信息服务共享性，更好的保证数据信息在安全的环境下运行。首先，建立一个统一的数据信息连接工作平台，保证档案管理相关各方与使用方可以在该平台进行有效的数据信息交换。基于数据管理系统软件实现相关管理人员的有效对接。其次，还要引进先进的信息化管理软件，建立大数据化的信息共享平台，开发各种辅助数据信息运行与共享的模块，提高信息共享平台功能的有效性，第三，解决数据信息管理安全性不足的问题，有效应对信息化时代网络使用存在的挑战，建立更为优质的网络安全控制机制，避免因为外部因素造成设备操作失误带来的风险，提高平台的监控能力，减少平台档案丢失的问题。只有提高平台安全控制水平，才能保证信息安全有序共享，体现大数据管理的应用价值。

2.3 完善数据信息监管机制

大数据环境下档案信息可以广泛有序收集，数据档案的数量不断增加，数据档案传输的速度也相应加快，在提高档案应用效率的同时还要加强档案应用的监管，尤其注重涉密档案的监管，防止数据信息泄露的风险隐患。首先，加快信息技术设备的更新力度，围绕着先进的存储设备，优质发的数据库系统，智能化的操作平台进行更新，围绕着大数据技术应用驱使提高设备监控的有效性。其次，对平台数据信息流进行实时监控，采用智能人化设备分析可能导致档案异常流动的风险。第三，强加专业技术人员的培训工作，促进相关技术人员掌握使用大数据档案管理方法，构建专业的档案管理工作体系，进一步提高数据信息共享使用的有效性。

2.4 强化档案管理机制

大数据框架下应当有效的解决档案数据信息失真问题，重点防止档案造假问题，保证档案数据信息的真实有效性。首先，应当建立档案数据信息的考核机制，加大档案数据信息真伪辨别，档案管理部门应当建立档案管理责任制，及时的追究档案管理的问题，明确档案管理人员的责任。其次，建立良好的档案管理责任分工机制，有效预防档案遭受的病毒攻击问题。第三，还要形成层次管控机制，明确各层级人员对档案数据的监管重点，进一步从专业角度保证档案有效性。第三，加大云环境下数据信息分析力度。

2.5 建立云服务资源体系

大数据时代档案管理的重要特征是发挥云技术的价值，云计算是档案管理工作的重要方式，可以考虑建立全国性的档案管理云，实现区域内档案资源的有效共享，达到集中进行档案管理的目标。首先，加大电子文件、数字档案的存储，确定各级部门档案资源链接上传的有效地址。其次，有效的借助外部力量维护云存储体系，形成各级档案馆共同配合的数据信息存储机制，实现各种数据信息的有效调取，围绕着核心任务目标对多个部门的档案数据信息进行高度共享。

3 结论

当代档案管理工作的关键在于发挥信息技术的价值，注重消除以往纸质档案管理工作存在的问题，全面提高数据信息管理控制的针对性，保证在大数据理念下加快档案管理设施设备与软件系统的升级，构建新型的档案管理工作框架，实现數据信息的广泛共享，提高档案管理工作的科学性。

参考文献

[1]杨丹.大数据时代档案管理提升措施探究[J].办公室业务，2014（9S）：49.

[2]张欣.解读大数据时代下档案管理的价值提升[J].理论观察，2014（1）：108-109