大数据时代高校电子档案管理模式研究

丁小珈

摘 要：当今社会已经大数据时代，高校档案也已经逐步进入“电子档案时代”，成为了高校档案管理的重要方式。大数据时代对档案管理带来机遇的同时也带来了诸多挑战，传统的档案管理模式必须作出调整。本文结合大数据理论，针对纸质档案管理和电子档案的不同特点，对大数据时代高校电子档案的管理现状进行集中梳理，剖析管理中遇到的挑战，提出可行而有效的应对挑战之策。

关键词：大数据;电子档案;挑战;管理

在如今这个大数据时代，电子档案已经在我们生活的方方面面得到应用，成为了大数据时代的一个重要组成部分。高校作为素质教育的重要阵地，有很多关于高校教育历史的档案，其中记录着全校师生教学和学习活动，因此，高校档案的管理十分重要。随着数字化、网络化和信息化的发展，高校档案管理逐渐从“纸质档案”转向“电子档案”，并且电子档案日益成为高校档案管理的重要部分。电子档案的管理实践中面临诸多挑战，急需不断创新电子档案管理模式，从而顺应时代的发展。

1 概念释义

1）大数据。国外对大数据的界定是：“超出传统数据库软件工具能力的大规模数据获取、存储、管理和分析的数据集合，不仅数据量大，传输速度快，而且数据类型十分丰富。”从宏观上来看，大数据搜集到的信息包括了很多方面，并且分为不同的層次;从微观上来看，大数据是从不同的终端搜集到的每一个不同的个体构成的。大数据首先是数据规模庞大，其次是数据来源综合了全方位不同角度，再次，大数据的准确性不足，具有随机性特点。

2）电子档案。电子档案是指通过电子设备如计算机形成的不同形式的各种信息资料的记录，包括文字、图片、影像等形式。电子档案是信息时代的必然产物，其不需要纸张来登记，而是需要电子设备阅读和传输。电子档案携带十分方便，并且不受时空的影响可以随时传递;此外，电子档案的存储十分方便，对存储环境的要求也非常低。电子档案不仅能够提高档案管理的工作效率，而且能够使档案管理的严谨性和真实性更高，提高了其利用率，此外，电子档案的建立管理成本与纸质档案的管理相比成本更低。

2 高校电子档案的管理现状

1）电子档案管理理念较为落后。由于高校的电子档案管理工作起步相对较晚，高校领导和基层组织电子档案管理理念较为落后。一些高校不能按照《档案法》以及相关法律法规对电子档案进行管理，也没有对电子档案管理的全面规划。一些单位的领导认为，只要安排一个专门负责档案管理的工作人员，有一个电子档案管理系统就可以完成管理工作，未将电子档案管理工作纳入到学校的整体规划中来。此外，电子档案未充分发挥其有效价值，为教学服务，为决策服务，未能从大数据思维发挥电子档案的积极作用。落后的理念势必会影响电子档案的管理。

2）电子档案管理制度尚不完善。大数据时代对电子档案的应用范围越来越广，国家档案局出台的《电子文件归档与电子档案管理办法》对电子档案管理提出了宏观要求，但高校电子档案管理还存在诸多问题。比如，高校各部门对电子档案的管理要求不一致，使电子档案的标准化管理难以实施;同时，高校之间由于未使用统一的管理系统，不能实现系统之间的信息共享;此外，部分高校不重视档案制度建设，未建立完善的档案安全管理制度。

3）电子档案的安全保护措施有待加强。大数据时代的电子档案已经逐步在一定的领域实现共享，满足不同用户的需求。但在共享的过程中可能存在安全隐患，如果不经过特殊存储措施或者安全保密措施，就会导致档案信息的泄露。同时，电子档案的保存还可能会因为硬件的故障或者人为损坏导致数据丢失，这些都需要引起电子档案管理者的重视。

4）电子档案管理人才相对匮乏。高校的电子档案管理一般属于教辅部门或后勤支撑部门负责，档案管理人员很多为老师兼职，没有熟练掌握专业知识和电子信息处理技能的档案管理人员，很少有专业的档案管理人员。此外，高校档案管理人员的编制问题也制约了人才的引进。高校的员工编制多为教学岗位的老师安排，档案管理人员的编制少之又少，并且没有正常的晋升渠道。而大数据时代对高校档案管理人员提出了较高的要求，必须具有专业的档案管理知识，熟练运用计算机、网络、信息技术，才能适应高校档案管理的现实需求。

3 大数据时代高校电子档案管理模式的创新性建议

1）不断更新电子档案管理理念。大数据时代对高校电子档案管理提出了新的要求，面对电子档案管理挑战必须不断更新管理理念，形成符合时代潮流的现代化电子档案管理意识。

高校领导首先要增强电子档案管理工作的使命感，搭建由分管领导负责，不同院系领导参与，具体岗位专业人员执行的专业队伍，确保电子档案管理工作具有较强的组织保障。此外，要将电子档案管理工作纳入到学校的常规管理日程中，编入学校的总体工作规划中，与日常工作同步管理。

2）建立科学的电子档案管理制度。科学的制度是一切工作的基础，电子档案管理工作也不例外。高校应结合学校实际，通过“座谈会”或“调查问卷”等不同形式对不同的系部及机关单位进行电子档案管理问题调查，了解当前电子档案管理工作中存在的问题，挖掘电子档案管理的现实需求，为制定完善的电子档案管理制度提供依据。

电子档案管理制度必须高度重视电子档案的安全性，多措施确保电子档案的安全。一是确保电子档案在恒温恒湿的环境中，保障电子档案存储设备的安全;二是通过设置访问密码、安装杀毒软件等方式确保电子档案使用安全;三是备份电子档案数据，以防丢失。

制定详细的制度落实方案。制度制定出来要能够严格执行才能发挥制度的作用，因此要进一步细化电子档案管理制度的落实方案，从而为管理工作提供保障。

3）加强电子档案的安全保护。一是采取安全有效的保存方式。明确电子档案的保管期限并录入磁、光记录介质上，在脱机状态下保存;将电子档案压缩后存档;备份后存储。二是电子档案与纸质档案同步保存。将电子档案与纸质档案进行同步归档，形成双重备份，从而解决电子档案易修改的问题，既不影响电子档案的应用，又确保其安全性。三是处理好共享与保密的关系。电子档案能够同时给多人共享使用，但必须设立权限，在访问系统中设置加密机制和分级权限控制，并记录访问者的使用轨迹。除了采取防火墙技术保证电子档案的安全性，电子档案的管理部门还可以健全电子档案管理体制，将校园局域网和外网隔离，确保校园网安全来保证电子档案的安全。

4）多措并举，培养和引进电子档案管理人才。大数据时代高校电子档案管理对人才的需求十分迫切。高校一方面要大力引进电子档案管理的专业人才，减少兼职工作人员的编制，尤其是要加强对档案管理专业硕士及以上学历人才的引进;对引进的人才在技术津贴、职称评定等方面予以照顾;此外，单位内部要加强对现有电子档案管理工作人员的专业知识培训，提升现有管理人员的技能，对具有电子档案专业知识的其他岗位的工作人员可以实行转岗，从而提高管理队伍的整体水平。

参考文献

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