浅谈信息时代下档案管理工作的创新

仇智霞

摘 要：随着社会的不断进步和发展，人们越来越重视档案管理工作的时效性和安全性，这样就对目前的档案管理工作提出了更高的要求。本文首先介绍了在信息时代下档案管理工作创新的必要性，然后详细分析了目前档案管理工作存在的问题，最后针对档案管理工作的问题探讨了信息时代下档案管理工作应对措施，为今后的档案管理工作提供借鉴。

关键词：信息时代;档案管理;创新

信息时代下的档案管理工作需要打破传统档案管理的工作模式，通过创新的技术手段来正面迎接新的挑战。增强档案管理工作的效率将会在一定程度上极大地提高档案的应用价值。随着现代科学技术的不断创新和发展，档案管理工作在未来的发展进程中也需要进一步实现现代化信息管理，从而实现管理的时效性[1]。

1 信息时代下创新档案管理工作的必要性

随着科学技术的不断创新和发展，档案管理工作正在逐漸向信息迈进。将现代化的信息技术融合在档案管理工作中，能够在一定程度上实现现代化的技术管理，降低相关管理人员的工作强度，提高档案管理工作的效率。在信息时代的档案管理工作中，借助大数据技术就能够将传统的文化进行数字化转换，从而实现文本文档的自动归档，当今后需要查询该文档时，能够在第一时间获取文档的相关信息，节约文档使用者的宝贵时间。

信息时代的到来意味着信息传输速度的加快，需求者能够在第一时间内根据自己的实际需求获取相应的数据信息，掌握第一手的数据信息就意味着占据了主动地位[2]。与此同时，科学技术的不断发展带动社会的进步，人们对于信息的需求也在不断增加，对于信息的实时性要求也越来越高，在这种发展趋势下，档案管理工作的创新性变得更加重要。信息时代下的档案管理将具备海量的资源存储，将在一定程度上为人们提供全面、及时的数据信息资源，实现资源共享。

2 信息时代基础下档案管理

2.1 档案管理创新意识不强

在信息时代的不断发展前提下，部分企业、事业单位对档案管理工作缺乏创新意识，在管理档案的过程中采用的仍然是较为传统的管理模式。

对于传统的档案管理工作而言，其在管理过程中更加重视对实物的保存，这样虽然在一定程度上能够确保档案数据资源的安全性，但却需要大量的人力成本，工作强度较大，未能发挥档案管理的基本功能，造成档案仅作为单纯的信息载体。现代化的信息档案管理模式不仅能够保证信息的安全性，还能够通过信息技术手段实现档案管理，从而有效的激发档案管理的各种功能，增强档案管理工作的效率，因此，在档案管理过程中需求加强相关管理人员的创新意识。

2.2 档案管理体系结构薄弱

与信息化的档案管理工作模式相比较而言，传统的档案管理工作在管理方法和管理手段上比较落后，大部分都是采用纯人工的方法进行档案的编辑和整理，这种传统的档案管理模式将在很大程度上制约了档案管理的发展。若是需要归档的档案数量较大，那么相关管理人员在进行档案编辑和整理的过程中，就不能及时地将相关的信息进行更新。与此同时，在进行档案管理信息确认和查询的过程中效率相对不高，在一定的区域范围内不能确保档案管理信息功能的应用。

2.3 档案管理制度不健全

对于目前的档案管理工作而言，其管理的规章制度及管理模式不健全。在档案管理工作过程中，对其管理工作的外在影响因素有很多，档案数据信息的管理工作将会在某种情况下受到区域位置和时间的影响。与此同时，在进行档案管理工作创新基础上，需要将创新的管理模式与传统管理方式中的优势相结合，这样才能实现档案管理的最终目的，但在传统管理模式向创新管理模式过渡的过程中，会存在相关管理人员工作态度不端正、积极性较差的情况，这些因素都是阻碍档案管理工作的发展。

3 信息时代创新档案管理工作措施

3.1 提高档案管理理念的创新

在进行档案管理工作创新的过程中，首先需要对其基本的管理理念进行创新，在此阶段需要优化档案管理的基本功能，使档案管理中不同组成部分都发挥自身的优势，在一定程度上提高档案管理工作的时效性。其次需要增强对档案管理工作的重视，只有将更多的关注力放在档案管理工作上，才能更好地进行创新。最后需要改善档案管理相关工作人员的综合能力和素质，提高管理人员的意识，在实现档案管理效率的基础上保证质量，档案管理工作对管理人才的综合素质要求更高，要求相关人员不能仅转注于其中一点内容，需要全方位、多角度的发展，进而通过教育培训和自学不断提升自己的档案管理工作能力。从而使得档案管理工作朝着稳定创新的方向发展。

3.2 加强档案信息数据管理系统

在信息时代背景下，档案信息数据管理系统对于档案的管理工作至关重要。在进行档案管理工作的过程中，需要结合档案的实际情况，为档案管理建立新模式的网络服务体系结构，且将该结构作为确保档案管理工作有效运行的基础，为档案管理工作的信息化建设打下坚实的基石。

针对传统的档案管理工作而言，需要在传统的基础上进行改革创新，有效的改善传统的手工编辑模式，采用数据信息化的编辑将档案信息放置于档案信息数据管理系统中，这样的话能够有效地缩减档案的审批流程，当在提取档案时不再需要不同层次的管理部门层层审批才能获取相应的权限，在一定程度上节约了审批的步骤，提高了工作的时效性。档案信息数据管理系统的建立能够在今后的具体应用过程中，实现资源的跨区域或跨市区的共享，无论今后工作、生活在何地，都能够通过档案信息数据管理系统查询需要的个人信息。

3.3 建立完善的档案数据信息资源库

目前有部分企业、事业单位在档案管理工作的信息化改革中正处过渡阶段，在此过程中需要建立完善的档案数据信息资源库。由于档案数据信息资源库能够存储海量的数据信息，那么在建设的过程中可能会花费一定的时间，因此在档案数据信息资源库建设期间需要重视档案管理的过渡情况，相关单位、部门之间应该随时沟通和交流，发现问题，及时解决问题，这样的话将会在一定程度上提高工作效率，使档案管理工作能够落实到位。

在档案管理工作的安全防护上需要从根源杜绝潜在的隐患因素，要比较严格的检查档案保存的相关数据信息内容，保证档案长期存储的安全系数。在建立档案数据信息资源库期间，需要根据档案的基本情况进行详细的规划，以便按照科学合理的方式对存储在档案数据信息资源库中的信息进行划分，在划分完成后需要根据档案的具体类型建立综合的档案数据信息资源库的管理目录，这样的话在今后应用档案数据信息资源库进行资料查询时，能够更加便捷和快速。

4 结束语

社会是一个与时俱进的社会，档案管理工作在今后的发展过程中，也同样需要顺应时代的潮流积极地参与到创新改革工作中。信息时代下档案管理工作的创新，将有利于促进管理工作的前进，为档案管理工作提供动力。在档案管理工作的具体创新发展进程中，需要对档案管理的基本意识进行创新，突破传统管理模式的束缚，采用创新技术手段促进档案管理工作的现代化。只有这样，才能在未来的发展进程中促进档案管理工作的创新，从而实现资源共享，为社会发展贡献力量。

参考文献

[1]张慧.浅谈信息时代办公室档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务，2019，23（16）：56-57.

[2]王阁.信息化时代下档案管理的创新及发展[J].长江丛刊，2018，9（20）：98-99.