数字化背景下科研单位科研档案管理创新的必要性和策略

摘 要：当今数字信息技术大发展的背景下，科研单位也需要适应市场化的需求，实现管理由“行政化”转为“市场化”，提高科研单位整体的创新能力和效率。然而，科研单位档案管理作为重要的组织部分，也需改变传统工作模式和管理理念。因此，本文探究科研单位科研档案管理的痛点，有针对性地提出管理科研档案的具体创新策略。

关键词：科研单位;科研档案;管理创新;数字化

1 科研单位科研档案管理的现状分析

1）档案管理意识相对薄弱。在掌握信息资源就掌握了主导权的今日，一些科研单位认为提升科研质量是重要工作，只要科研精深其他工作无关紧要。所以，一些科研单位忽视了档案管理工作的重要性，把档案工作视为“冷门”岗位，人员配置缺乏科学性。这些错误理念造成部分档案管理人员思想观念陈旧，认为档案只要保存起来就行了，缺乏创新与发展意识。但随着人们对信息资源的重视，档案价值也逐渐被认同，社会公众对档案资源的需求不断增加。但科研单位的档案管理部门受传统封闭思想影响，存在“保密保险”的错误观念，使得档案资源难以被开发利用，导致科研单位工作人员缺乏利用档案资源服务于科研单位建设的意识。

2）管理制度落实不到位。目前，部分科研单位的科研档案管理机制相对落后，缺乏先进的管理理念。在机构设置方面，有的科研档案管理部门被设置为某个职能部下属机构，有的则不设置专门的机构，而是把管理职能和人员下派于各个部门分散开展工作，或者由各个部门的人员负责档案管理工作。在管理制度方面，科研单位缺乏对科研档案管理的考核机制。落后的管理机制直接影响着管理工作的活力，导致档案管理人员缺乏执行力、积极性和创造性等，使得科研档案管理工作停滞不前。在管理模式上，科研单位仍沿用传统管理模式，主要包括对资料的收集、整理、归档和开发利用等环节，工作任务量大，但因方式落后完成每项工作都需要耗费大量人力物力。

3）专业管理人才相对匮乏。科研档案管理属于专业技术类工作，这就需要具备档案管理专业知识和技能的人员来进行管理，如非本专业人员进行管理容易影响档案的开发利用。另外，科研档案管理是一项相对枯燥的工作，时间一长就会 感觉乏味，所以档案管理人员不仅要具备较强的专业素质，还要有良好的职业素质和心理素质。但目前来看，档案管理类专业在人才培养中。就目前而言，档案管理类在人才培养中占比较少，造成专业人才相对匮乏，严重影响了科研单位档案管理队伍的建设，造成管理队伍的人才结构不合理，专业配比不合理、工作能力较弱等问题。

2 科研单位科研档案管理创新的必要性

1）保障科研單位管理工作和科研工作的开展。数字化信息及时能更好地实现高效的科研档案管理服务，进而为科研单位顺利开展工作提供支撑。科研档案是科学研究的产物，记录了科研活动的过程，进而服务于科研单位各个研究领域的科研和建设活动，并有较高的专业性和准确性要求。科研档案在科研单位整体工作中占有重要位置，其记录了科研单位的发展过程，是开展科研管理工作的重要依据。所以，对科研单位的科研档案进行创新管理，高效地获取相关档案信息、充分实现档案的利用价值，能为科研单位的研究人员开展科研立项、研究过程、科研评价等提供最优的原始凭证。同时，科研单位通过查阅科研档案能够了解本单位的科研现状，再结合了解内容制定科研活动方案。

2）确保科研单位的发展及科研质量的有效提升。科研单位的科研档案具有关联性，是围绕一个科研活主题所形成的相关资料，记录科研工作的思路、方法和过程，如立项情况说明、调研方案、阶段报告、成果鉴定等。这就需要创新档案管理模式，运用数字信息技术改变原有档案分布的分散性和静态性，让各类信息获取在网络中融为一体，使得项目信息、成果查询、数据交流等能有效集成，利于科研单位依据档案信息更好地来开展工作，同时科研人员也能够回顾和收集相关科研信息来提升自身的科研质量，推出更多的高质量成果。

3）确保科研单位开展科研管理工作的顺利完成。在当下的数字信息时代，科研档案也需跟紧步伐，实现科研档案的数字化、信息化和规模化。要不断创新科研档案的管理方式，针对自身的管理机制进行不断革新，完善和规范档案管理机制。只有树立标准化的档案管理指导，进而推动科研档案管理机制的规模化发展，为科研单位有效完成科研管理工作作出贡献。科研单位的档案内容主要是科研项目开展所形成的材料，包括文字材料、经费使用情况、财务账目等，这些都是科研单位开展科研管理工作的重要凭证。科研单位进行科研管理，需要对科研活动的前期材料、中期材料及后期材料进行整合，进而制定相关的工作方案，确保管理工作能顺利进行。

3 数字化背景下科研单位科研档案管理的创新思考

针对科研单位科研管理痛点的深入剖析，当前科研单位的科研档案管理的创新迫在眉睫。所以，笔者结合自身从事科研档案管理工作的实际情况出发，对管理理念、管理机制和方法等几个层面着手，提出创新科研单位科研档案管理工作的几点思考。

1）转变思想观念，提升管理创新意识。无论从科研单位的管理层，还是到科研档案的工作人员都需要积极转变管理理念，这是创新科研档案管理工作的前提。一要树立“以人为本”的工作理念，把服务和推进科研单位的发展作为档案管理工作的首要任务。二要不断转变思想认识，高校档案管理人员要转变“保密保险”“等客上门”等观念，正确树立档案资源“合理开发、安全利用”的管理理念。三要高度重视档案管理工作，把档案管理工作纳入科研单位的重点工作之中，进行科学化的布局规划，对档案管理投入更多的资金，不断更新技术和设备，推升科研档案管理的数字化水平。

2）优化管理体系，创新管理模式。推进科研档案管理工作的数字化建设是优化管理体系和创新管理模式的基础，是实现科研档案管理创新和发展的根本保障。积极引进网络技术和软件技术的数字化管理体系，能够对纸质的科研资料进行数字化处理，健全和完善资源的信息化体系，使得管理模式实现“纸质化”向“智能化”的转变，提升管理工作的准确性和有效性，进而提升工作的效率，使得档案工作能够更好地服务于科研工作。

3）健全管理机制，创新管理制度。科研单位要合理、科学的设置管理机构，设置独立的档案管理部门以及服务于各个部门的机构，并由科研单位的管理层直接负责，不断增加资金方面的支持，优化人员的配置，不断激发工作活力。当前，科研单位在科研档案管理过程中，仅仅注重科研活动和科研项目的部分内容进行记录和归档，对社会实践活动和科研应用转化情况等内容的记录和归档则较少，所以，在制定归档制度时，也要结合考评制度，真正激发管理人员收集和归档科研资料的主动行，确保科研档案建设的整体性。

4）加大人才引进力度，创新档案管理队伍建设。抓好科研档案管理队伍建设是科研单位创新与发展档案管理工作的基础。所以，科研单位要有针对性地做好队伍建设工作。从人才培养层面，要顺应数字化的时代要求，要培养掌握多种技能的复合型人才，并能对新技术和理论有出色的学习和运用能力。科研单位要有计划地建立一套完备的档案管理人员业务培训体系，使得他们具备创新的工作方法、高水准的开发能力、较强的信息意识，进而能为科研人员及时提供档案资料。从提高待遇层面，要设立科学合理的激励机制，在薪酬分配、绩效考核和职称评定等方面来调动工作人员的积极性和主动性，从而提升科研档案的管理水平。另外，科研单位要引进和招聘优秀人才充实到档案管理部门，完善工作人员的梯队，优化人才队伍结构。

总之，科研单位的科研档案管理是不断发展和进步的工作，它的创新与发展影响着科研单位的科研、管理等整体建设。目前，作为科研单位的管理者和档案工作人员，要把握数字化技术的发展趋势，不断改革和创新科研档案的管理技术、管理理念和管理模式，以全面提升档案管理服务为目标，更好地位科研单位的各项工作做好服务和保障支撑。

参考文献

[1]吕晓庆.“三个体系”对档案收集工作的指导浅谈[J].哈尔滨职业技术学院学报，2017（1）.

[2]彭柳.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].城建档案，2017（1）.

作者简介

张玲（1983-），女，汉族，大学本科，档案馆员，主要从事畜牧业科研单位档案管理工作。