电子档案与纸质档案双轨化管理工作探讨

刘海英

摘 要：在信息化技术的渗透下，电子档案管理已经变得相当的普遍，这确实极大地提高了档案管理工作的质量和效果，不过即使是如此，传统的纸质档案依然具有其自身的优势和存在的价值，不可能就此淘汰。为此，我们需要重视并切实做好对电子档案与纸质档案的双轨化管理工作，不能顾此失彼，使其能够齐头并进，全面提升档案管理工作成效。本文基于作者自身的实际工作经验与学习认识，首先简单分析了电子档案与纸质档案双轨化管理的必要性，然后主要就电子档案与纸质档案的双轨化管理策略，提出了部分探讨性建议，以期能为相关的工作实践，提供参考。

关键词：电子档案;纸质档案;双轨化管理

在如今的档案管理工作当中，我们必须要将电子档案与纸质档案的双轨化管理作为一个关键课题，积极加强相关的研究、探讨与实践，客观认识到双轨化管理的必要性，并采取科学、合理的双轨化管理策略，从而保证档案管理工作能够取得更高的成效。

1 电子档案与纸质档案双轨化管理的必要性

信息化已然成为当前整个时代、整个社会的发展趋势，不论在哪个行业、领域当中，都已经较为深入地渗透了对信息化技术的应用，这确实对传统的各项工作带来了极大的便利，提高了工作的效率与质量，在档案管理领域当中也是这样。就水利方面的档案管理工作来说，其对于信息化技术的应用已经基本起步，构建起了电子档案管理平台，信息化技术在档案管理工作中的作用、优势开始初步的显现了出来，例如其极大地压缩了档案存储空间，提高了档案管理的效率和质量，降低了人的劳动力投入，促进了档案资源的共享、利用等等，不过即使是如此，传统的纸质档案依然不能就此淘汰，其依然具有自身的优势和存在的价值[1]。

例如，纸质档案是一种“习惯”，这种习惯在我国延续了已经上千年，即使是有了其他的信息存储媒介，大多数的人依然习惯于使用纸质档案，尤其是在一些特殊的工作当中，唯有纸质档案的使用，才能更加的便捷，例如水利水电勘测设计方面的设计图纸，在工作现场，纸质档案相比电子档案，往往显得更具实用性;再者是虽然无纸化办公在国内、外已经推行了多年，但是各类纸质文书的产生，依然是不能完全避免的，而且其中大多数文书都具有存档的价值，能够在后期发挥出作用，因此有必要对其进行档案收集与管理;最后是在安全性方面，电子档案与纸质档案各有优势、特点，虽然和电子档案相比，纸质档案在物理方面存在的安全隐患更多，如水、火、虫、潮湿、氧化等，都会对其造成损坏，但是其并不会如电子档案那般，容易遭到盗窃、篡改，因此在很多情况下，我们依然需要以纸质档案为底稿[2]。由此可见，实施电子档案与纸质档案的双轨化管理，是具有高度必要性的。

2 电子档案与纸质档案的双轨化管理策略

2.1 健全双轨化管理基本条件建设

电子档案与纸质档案的双轨化管理，对于工作环境、条件具有各自的要求，这就需要我们加强各自的基本条件建设。如在电子档案管理的基本条件建设方面，应当进一步完善电子档案管理工作平台，扩展其功能，配备性能优良的服务器、终端PC、专用网络、扫描仪，这些都是电子档案管理工作开展的必要条件。在纸质档案管理基本条件的建设方面，则应当在以往工作条件的基础上，做出优化与更新，使之能够更加适应当前的档案管理工作需求，体现出对纸质档案管理的重视力度。

2.2 落实电子档案与纸质档案双轨回收与电子化转换

如上所述，虽然无纸化办公已经较为普及，大部分的工作信息都以电子化的形式存在，但依然有不少的信息，须得通过纸质媒介来记录和传递，可能会产生不少的纸质档案，对此我们应当重视档案信息的双轨回收与电子化转换。也就是说，要收集电子档案信息的同时，也要注重传统纸质档案信息的收集，同样要保证收集的及时、全面，避免发生遗漏，而且在收集到位后，要快速、无误的将这些纸质档案信息转换为电子化形式，以便于后期的电子化管理，例如可以通过扫描或是人工录入的方式，来实现档案信息存储形式的转换，在转换过程当中，依然需要注意准确性的问题，不能出现错误[3]。

2.3 完善电子档案与纸质档案双轨管理制度

除了应落实电子档案与纸质档案双轨回收与电子化转换外，我们还需要完善电子档案与纸质档案双轨管理制度。根据电子档案管理、纸质档案管理的不同特点，制定具有操作性、合理性、有效性的规章制度，为双轨化管理的实施，提供依据和约束。如要参考和依据国家的相关法律、政策，如《档案法》《标准档案管理办法》《电子公文归档管理暂行办法》等，另一方面又要切实迎合自身的双轨化档案管理工作需求，细化双轨化档案管理的具体条例，突出电子档案管理、纸质档案管理的相关特点、需求，严防工作当中可能出现的各种问题。如各管理岗位的岗位制度、档案双轨管理的索引归档制度、档案双轨备份保存制度、电子档案管理用户权限制度、档案双轨保密及销毁制度等，保证电子档案与纸质档案双轨管理的有序推进[4]。

2.4 确立电子档案与纸质档案双轨管理责任体系

在双轨化管理的推进过程当中，应当根据双轨管理中各个档案管理工作的岗位设置，合理划分为其工作内容，以及工作责、权，并编制成明确的工作手册，为双轨档案管理工作的实践，提供基本指导。纸质档案管理责任体系现目前已经较为成熟，重点是要在电子档案管理方面，完善相关工作，如需要在电子档案管理系统平台的建设中，合理的划分系统权限的设置，保证权限分配与其工作需求相适应即可，避免系统权限的粗放式分配，否则在后期可能引起诸多的混乱，并且不利于责任的追究。所有的电子档案管理工作人员都只能够通过自己的账号、密码登录系统，禁止相互之间交换、交叉使用系统账号，因为这样的情况在档案管理工作当中可能会引起混乱，而且存在安全方面的隐患，必须要着力避免。

2.5 做好对电子档案的分析与挖掘工作

不可否认，电子档案在信息化技术的帮助下，确实能够使档案信息得到更大的作用、价值体现，所以在双轨化管理中，我们应重点做好对电子档案的分析与挖掘工作。因为虽然编撰后的档案信息具有了一定的有序性，但是在有用信息的提取方面，依然存在很大的难度，单凭人力来说，很难从中获取到有价值的信息。而在信息化、电子化的技术条件下，我们则可以更好地挖掘、利用档案信息。如要借助于大数据、人工智能等先进的技术，从大量的档案信息中，进行深入的、全面的信息挖掘、利用，从中提取出有参考、指导价值的数据信息。当然，为了使档案管理能够发挥出更大的作用、价值，我们还应当积极的开放、共享，与档案管理局、上下级单位以及可形成合作的单位，建立起电子档案查询、共享、利用渠道。

3 结语

除了上面所提到的几点之外，在电子檔案与纸质档案的双轨管理工作当中，我们还必须要加强档案安全方面的建设。对于纸质档案，应当从物理环境方面着手，重点预防水、火、虫等方面的灾害，而对于电子档案，则需要完善技术方面的措施，如应用专门的物理防火墙技术，抵御外部入侵，应用专门的病毒查杀软件，对病毒、木马等进行定期查杀，定期对电子档案进行异地备份等等。

参考文献

[1]庞新林.浅谈档案数字化的必要性及解决主要问题的对策[J].中国管理信息化，2019（07）：147-148.

[2]吴敏.电子办公环境下的文书档案管理分析[J].科技资讯，2019（09）：242-244.

[3]佟大欣.工程技术档案现代化管理与信息化建设探析[J].居舍，2019（01）：162-163.

[4]林蕴妍.水利工程档案“纸质化”与“电子化”的交融共存[J].城建档案，2018（04）：89-90.