融媒体时期的档案管理信息化

李晓璇

摘 要：实现档案信息化管理，无论对于研究地区、城市发展还是广播电视生产都具有极其重要的价值。广播电视档案管理必须适应当前社会网络化、数字化发展的需要，通过档案管理信息化建设，既满足广电部门的生产需要，又可以向社会各方面提供独具特色的信息服务，通过有效措施把广播电视音像档案管理系统接入公共信息平台，实现档案信息资源共享效益的最大化。

关键词：广播电视;档案管理;信息化

1 档案信息化管理的优势

1.1 提高工作效率

广播电视台每天产生的影像、文字、图片等信息资料，需要保存归档工作量极大。以湖南广播电视台为例，收集、整编、管理资料档案，以前主要靠档案管理员手工操作，效率低。实施档案信息化管理后，管理员利用信息化平台，从繁杂的档案整理工作中解脱出来，大大提高了档案管理工作的时效性和准确性。

1.2 提高存储完整性

广播电视台是丰富的信息资源库，其产生涉及各部门，档案资料产生、收集、保存环节多。如联播部、栏目组拍摄的影像资料移交编排中心，而文字报告类资料留存所在部门，由于部分采编人员档案意识不强，往往不按时移交或者资料备注残缺，严重影响了档案归档的完整性。实施档案信息化管理后，只需将各类资料扫描或者数据录入计算机储存、备份，便将档案及时归档，方便了以后的查找和利用。

1.3 提高查阅便捷性

传统档案查阅，档案管理员要从一本一本的目錄中找出所需要的档案编号，再到档案资料室库房内查找。档案管理信息后，查阅档案只要检索出所需要档案信息，就可以方便地获取。同时，由于可以设置开放权限，在档案信息管理平台上让用户查阅、共享，十分便捷。

1.4 提高档案的再利用价值

档案收集、保管的最终目的在于利用。广播电视台的新闻宣传档案，可利用价值较高。由于图片、音像等档案需要反复查阅使用，不可避免地存在原件受损或者遗失，给档案资料的保管和利用带来管理上的困扰。档案管理实现信息化后，将原文件复制转为电子文档，存入信息库，就可反复利用。

由此可见，广播电视台加强档案信息化建设与应用，是完善广播电视台档案存储、降低档案人员管理成本、提高查阅利用档案效能的必由之路。

2 现阶段存在问题

2.1 投入较少

地方广播电视台是传媒单位，大部分地方台对于广播电视宣传设备、传播技术的应用较为重视，投入较多。但对于档案信息化建设投入相对较少，文书、影像等档案信息管理的软硬件设施落后，数字化、网络化程度较低，防病毒、防攻击、防篡改等安全防范设备不齐全，这都直接影响了地方广播电视台档案信息化建设与管理。

2.2 利用率不高

一些地方广播电视台虽然建设了办公业务网、新闻采编网络业务系统、档案管理平台，但是存在着“重建设轻应用”现象，对应用信息化管理档案意识淡薄，网上档案台较多用于登记、编撰档案文件目录等事务，网上查询、借阅等功能应用率不高，削弱了档案信息化建设与管理的效能。

2.3 多头管理

广播电视台的档案种类很多，有新闻、专题片影像档案、文书档案、财会档案、人事档案、设备档案等，但各类档案分属各个业务部门管理。由于没有建立起一个完整的统筹管理档案的体制，无法实现全台信息数据共享，台内形成诸多部门分头管理档案的格局，不利于档案管理标准化、规范化、自动化和信息化。

2.4 人员素质弱

由于部分编辑、记者对日益发展的信息化技术熟悉度不够，操作应用技能偏弱，在一定程度上影响了广播电视档案信息化管理。例如，在数据导入等应用过程中，部分编辑缺乏档案信息处理技能，对新闻影像资料有时忘记输入关键词，给信息资料的查询、检索、借阅、利用等带来困难。

3 采取的措施

2002年，中央电视台斥巨资建成亚洲规模最大、技术最先进的音像资料馆，库存节目资料过百万盘，2004年底又率先实现了音像档案媒体资产管理系统。湖南广播电视台于2013年底完成了文字档案、音像档案的数字化改造，实现了档案管理信息化。

3.1 存储数字化

传统的纸质档案，以文字存储在纸质上，容易受潮、长虫;传统的音像档案，以模拟信号存储在磁性材料媒体上，录音、录像本身质地脆弱，受光、热、污物等环境因素的影响较大。无论是纸质档案还是音像档案，都对保存环境的温度和湿度有严格的要求，其寿命随着使用次数的增加而减少;同时不同规格、不同介质同时存在，也给档案的存放、管理和调用带来了很大的不便。实现档案的存储数字化，尤其是对于音像资料的数字化存储，不仅存储量大、安全性高、格式统一、便于查询等优势，更有利于迅速检索并下载需要的任何镜头或片段，提高了业务部门工作效率，大大增加了节目资料的价值。如英国BBC电视台在购买纪录片《故宫》后，将片中画面打散，按“门窗”“房柱”“庭院”等不同主题分门别类，放在“艺术画廊”网站上销售，价格比成品节目高出数倍。

3.2 传输网络化

对于广播电视机构的生产运营来说，档案资料的信息化功能不仅局限于资料的存储，更重要的是为电视节目制作和社会服务。电视媒体档案管理系统必须是一个能与节目制作网相关联、全面的网络管理体系。美国CNN新闻网通过档案管理信息化，实现了管理、访问、发送的数字化、网络化，重新开发利用具有历史价值的档案，大大推动了节目在线采集制作、硬盘播出、数字化管理的进程。

3.3 人员专业化

设置专门的档案管理部门和岗位，引进相关专业人才，改善管理人才结构，提高整体素质，尤其是重视档案编研人员和开发队伍的建设，建立完善培训、考评、上岗机制，通过学习、交流等多种方式提高档案管理人员业务技能，统一操作规范，确保熟练掌握档案业务规范标准和管理方法，及时、准确地为业务部门提供必要的咨询服务。同时加强业务部门人员培训，提高档案信息处理技能，使其能够借助档案信息平台及时、准确储存和利用档案信息。

3.4 共享最大化

实现档案信息化管理，无论对于研究地区、城市发展还是广播电视生产都具有极其重要的价值。广播电视档案管理必须适应当前社会网络化、数字化发展的需要，通过档案管理信息化建设，既满足广电部门的生产需要，又可以向社会各方面提供独具特色的信息服务，通过有效措施把广播电视音像档案管理系统接入公共信息平台，实现档案信息资源共享效益的最大化。