坚持和实施纸质档案和电子档案双轨制管理

摘 要：当前高校档案管理工作中存在两种偏向：一、忽视了电子档案的作用和建设。二、忽视了纸质档案地位和作用。这两种偏向都不利于高校档案工作的正常开展。其实，纸质档案和电子档案各自的优势和劣势已经决定了档案管理的双轨制管理方向。做好档案双轨制管理工作，首先要正确处理好纸质档案和电子档案的关系，增强双规制管理的观念，要切实做好双轨制管理过程中规范整理，融合统一和科技支撑三项基本工作，尤其要做好档案工作的人才素质培养工作。

关键词：纸质档案;电子档案;优势;劣势;双轨制;措施

随着我国信息化时代的到来，全国各大高校的管理都在向着数字化、科学化、信息化的方向进军。于是，新型电子档案在高校应运而生。[1]电子档案信息的承载介质发生了根本变化，能集成多元信息，做到图文并茂，三维立体显示，使当时的活动真实地再现出来。这些电子档案信息给档案管理工作带来了新的生机。电子档案以其存储信息量大，传输快，查阅方便等优点给传统纸质档案注入新的活力，而纸质档案也以其原始真实性，稳定性和隐私性等优势更是电子档案一时不能取代。因此，在相当的时间内，高校档案管理还需要纸质档案和电子档案并存共处，双轨运行。

1 当前我国高校档案管理工作的现状

当前，高校档案管理工作仍存在两种偏向：其一，偏重于传统纸质档案的管理途径和方法。大数据时代的趋势越来越明显，而一些高校的档案管理工作却缺乏信息化处理的意识，使得管理呈现单一化弊端。有的學校虽然开始尝试信息化档案管理建设，但缺乏完善的信息化基础配套，无法实现信息化资源共享，给档案资料检索和利用带来困难。同时，一些学校档案员素质偏低，他们面对信息化的到来束手无策，无法把信息技术与传统档案有机融合起来。其二，忽视传统纸质档案管理的地位和作用。一些学校领导或档案管理工作者只看重电子档案的优势和地位，他们喜新厌旧，把纸质档案视为麻烦的包袱，一门心思搞档案的信息化建设，认为只要信息上机储存就万事大吉，不想再做那些收集、分类、编目、装订和维护等项麻烦工作，基本无视纸质档案的存在。以上两种偏向都不利于高校档案工作的有序开展。

2 纸质档案和电子档案各自优势和劣势决定了档案的双轨制管理方向

纸质档案和电子文档由于各自特点、优势和劣势，要求档案管理必须对具有同一信息内容的文件施行纸质档案与电子档案并存管理的双轨制管理。

1）纸质档案的优势是具有真实的原始性。[2]所谓真实性，则是因为在传统记录方式中，记载信息的原件上，需要具有法律效力的印章和签字，并且还需要特定的作者在特殊条件下制作完成的一种实体纸质材料，只有满足以上所有条件，才可以确定其真实性。纸质档案的原始价值的原始文稿即原稿，是当事人经过审阅修改，最后生成的有效的文稿。原始文稿作为重要原始文本，它用文字或符号的方式真实记录了当事人此情、此景和此想，体现了文件生成的思想和意图，较之于电子档案，这种纸质档案的原始性显得尤为珍贵。同时，由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现有技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件，必须以纸质形式保存，还需要采取以纸质档案为主、电子档案为辅的做法来存。此外，纸质档案还有很强的稳定性和隐私性，这些特性都是电子档案不具有的优势，也是纸质档案的生命力所在。

2）电子档案也有自己的优势。首先，电子档案储存量大，传输快。电子档案可将档案通过计算机方法快捷地进行储存归档。电子档案无论是存储的形式还是存储文件信息类型都更加多样化，可以存储图像、文字、视频和声音等多种类型的信息数据。在存储媒介上有很大优势，通过硬盘、光盘、胶卷等电子储备，可以将文件收取、存储、分类、统计和访问。电子档案储存器虽小，但信息量特别大，这些优势是需要太大储存空间的纸质档案无法相比的。电子档案作为一种数据构成其无论是传递还是转换，其速度都远高于纸质档案，不仅可以解决传统档案利用方式在时间、空间上存在的局限性，而且还能达到多人在多台计算机上查阅同一份档案信息的目标。同时，电子档案为档案文件的查阅提供更加方便高效的方式和手段。

3 实施档案双轨制管理的措施和对策。

1）增强双轨制档案管理的理念。首先要提高学校领导和档案工作者的思想认识，充分认识纸质档案和电子档案各自特点，正确处理二者关系，既要看到二者相对的独立性，又要看到二者相互补漏、相互依存、相互促进的统一性。在同一个档案室里，对同一件档案信息归档管理时，既要保存好纸质档案，还要保存好电子档案，要全面研究二者的特点、优势和缺陷，做到同筹兼顾，双向推进。

2）做好双轨管理过程中的“三步走”工作。第一步：规范整理。要对馆（室）藏档案进行全面清理，剔除那些重份和无查考利用价值的文件和资料，然后按照管理规范和科学方法重新分类、组卷、编目、撰写案卷标题等，以达到纸质档案和电子档案标准化和规范化的管理要求。第二步：融合统一。把纸质档和电子档有机融合，规范管理流程，统一执行标准和口径，明确从电子文件到纸质档案转换接口的唯一性。以确保电子文件的真实可用及与纸质档案的一一对应，以达到纸质档案与电子档案科学统一的标准。第三步：科技支撑。要加强硬件和软件建设，完善信息化基础配套，运用科学技术手段，保证纸质档案与电子档案之间的动态链接，通过数据库和网络技术的结合为大量电子档以及纸质档存储条目提供快捷的全文检索或是条目寻找，从技术上确保电子文件输出的纸质档案与实物完全相符。

3）加强人才队伍建设工作。档案的双轨制管理对档案员的素质提出了新的挑战。首先，档案员在做好纸质档案工作的同时，还要运用大量现代科学信息技术去完成电子档案工作，这就要求档案工作者不仅要学习和掌握纸质档案手工操作的方法和经验，还要求他们积极学习和掌握现代科学信息技术，要学会电脑打字、网络设置、网络搜索、网络传输、网络下载、网络储存、网络阅览等方面的知识和技能，从而全面提高业务素质。同时，面对“双轨制”管理，档案员迎来了双重工作任务，这无疑加大了工作量，这对档案员职业道德素质又是一个更大的挑战。档案工作者只有坚守职业道德、爱岗敬业、高度负责，才能真正担当起双轨制下档案工作的重任。

参考文献

[1]白鹏.科技应用背景下档案信息安全的哲学思考[D].太原科技大学，2014.

[2]陈招娣.电子文件管理的几点思考[J].兰台世界，2011（9）：15.

作者简介

胡洁东（1986-），女，汉，河南省南阳人，助理馆员，从事档案管理工作。