信息化背景下文书档案管理工作的创新探究

胡景梅

摘 要：近年来，随着我国信息技术的发展，使信息化技术广泛地应用于各个领域中，充分发挥着自身的重要作用，促进各领域的稳定发展。尤其是在文书档案管理工作中，能够考虑到文书档案管理工作的性质与特点，优化管理理念、创新管理模式，制定完善的管理制度，全面落实到位文书档案管理够工作中，能够及时地发现所存在的问题，具有针对性地分析与解决，从而确保文书档案管理工作的稳定性。在此基础上，对信息化技术的应用，对管理模式的创新，需要交流到信息化技术的特点，使文书档案管理工作能够向开放性、规范性、共享性等方面创新发展。

关键词：信息化;文书档案管理;创新模式

文书档案工作，主要是对已经发生过的事件进行详细的记录，而所应用的领域却比较多，是知识传播的重要载体。在现代化社会的发展中，文书档案管理工作同样具有重要的地位与作用，信息化技术的应用，不会对文书档案管理工作造成负面的影响，更重要的是对文书档案管理工作模式的创新，使其能够随着时代的发展不断地优化，确保档案信息数据的完整性、真实性，使文书档案管理工作能够充分发挥出自身的重要价值。

1 信息化背景下文书档案管理工作的特点

1.1 共享性特点

传统的文书档案管理模式，主要是以表格、照片、文件等形式为主，会对纸质文件的保存，而对信息数据的传输与应用，还需要依靠人工操作，不可避免地会受到人为失误、传输过程的复杂等因素影响，无法确保信息共享效率。而对信息化技术的应用，是对信息化技术优势与文书档案管理工作要求的综合分析，创新出多样化的信息共享渠道[1]。能够把文书档案管理共享的信息进行处理，在信息化平台上进行传输、管理等，在查阅与使用的过程中，只需要满足平台权限就能正常使用。而针对一些私密性的文件，需要有一定的使用权限才能访问。既加强对档案的保护与管理，又提高信息共享效率。

1.2 便于查询特点

在以往的管理模式中，对档案内容的查询，都需要到馆藏进行纸质文件的查询，不仅需要花费大量的时间，而且整体的效率还比较低。针对众多的纸质文件查找，需要不断地翻阅，很容易造成纸质文件的损坏、丢失等情况。而对信息化技术的應用，能够以电子形式对档案信息的存储，只需要在相应的功能中，输入关键词，就可以快速地查询到具体的资料[2]。

1.3 核查信息特点

对文书档案的管理，主要的核心就是对信息的管理与应用，必须保证文书档案信息的真实性与可靠性。传统的管理模式，会在文书档案记录的过程中造成重要信息的丢失，人为因素的影响，无法确保信息数据的记录准时、准确，最终影响到档案管理事件的完整性[3]。而对信息化技术的应用，能够确保相关管理人员及时地把项信息数据上传，保存到系统平台内，该系统内的各部门都负责着明确的工作内容，根据划分的工作内容对其进行审核，从而确保档案信息的完整性与真实性。

2 信息化背景下文书档案管理工作的创新

2.1 合理应用信息化技术，提高文书档案管理重视度

在现代化社会的发展中，加强对文书档案的管理，能够结合具体的管理要求，应用信息化技术为其提供良好的安全保障。传统的管理模式与理念，已经无法满足现代化文书档案管理工作的发展需求，需要结合具体情况，对其不断地优化与创新，全方面、多角度的分析，加强对其的安全管理，促进其信息化的发展。在文书档案管理内部的发展中，加强对软件、硬件、管理环境等的保护，加大各方面的投资力度，确保信息化文书档案管理工作的顺利开展与实施[4]。通过信息化技术优势分析，使文书档案管理工作的特点全面展现，制定完善的管理制度与体系，全面落实到文书档案管理工作中，确保各项工作能够严格地按照相关标准和制度规范性实施，让文书档案信息能够充分发挥出自身的重要价值。

2.2 制定完善的管理机制

对信息化技术的应用，促进文书档案管理工作的智能化、信息化发展，不仅是对管理模式的创新，还需要结合文书档案管理工作对管理机制的完善，制定出一套完整、符合文书档案管理工作发展需求的信息化体系，为文书档案管理工作信息化的发展奠定良好的基础，使信息化技术能够在文书档案管理工作中，充分发挥出自身的优势与特征。针对文书档案管理工作内容的分析，所涉及到的档案内容是多样化、专业化的，需要具备完善的管理制度与体系，为文书档案管理工作的发展提供支持[5]。对此，就需要对信息化技术合理地融合，根据文书档案管理工作的标准，对信息化技术的引进应用，优化管理思想，确保文书档案信息化管理体系的完善与规范，从而全面提升文书档案管理工作水平与质量。

2.3 加大专业性管理队伍的建设力度

专业性的档案人员与队伍，是确保文书档案管理工作稳定发展的重要基础。由此，对相关管理工作人员提出了更高的要求，详细掌握信息化技术特点与优势，了解文书档案管理工作的具体内容，把具体的工作内容与职责明确地划分，确保各工作环节都有专业的人员管理，提高人员的认知度，以信息化的管理思维对文书档案的科学管理，对于现存的文书档案管理工作中存在的问题和不足进行解决。加大对人员的培训力度，结合具体的工作内容，制定出完善的培训计划与方案，不仅能够帮助人员解决日常管理中的相关问题，而且还能够提高管理人员的意识，能够在自身的岗位工作中，以恪尽职守、认真负责的工作态度，正确地对文书档案的管理，从而确保档案管理工作的规范性[6]。

2.4 加强基础设施的投资力度

加强对基础设施的投资力度，主要针对硬件与软件的投资。能够结合文书档案管理工作的特点，引进先进的信息化技术，满足文书档案管理的发展需求，为文书档案管理工作信息化、智能化提供有利的基础条件。除此之外，文书档案管理部门还需对档案管理工作进行实时调查，把相关信息数据详细记录，分析文书档案管理工作存在的不足，有针对性地解决问题，并为信息化技术的应用，储备足够的基础设施，供文书档案管理工作使用。对软件、硬件的投资，需要适应文书档案管理工作的发展要求，对信息化管理平台进行适时优化，增加系统功能，确保各项业务的稳定发展，使文书档案的内容更加真实、准确，能够满足各领域的应用需求，能够随着时代的发展共同进步。

3 结束语

综上所述，在信息化背景的发展下，对文书档案管理工作的优化与创新，主要是对信息化技术的优势与文书档案管理工作的特征全面分析，制定完善的管理制度与体系，全面落实到文书档案管理工作中，能够及时地发现管理过程中所存在的问题，具有针对性分析与解决，确保文书档案管理工作的稳定发展，发挥出信息化技术的优势，全面提升文书档案管理工作效率与质量。

参考文献

[1]黄莹.信息化背景下事业单位档案管理工作创新[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2019（01）：15-16.

[2]孟蓉.浅析信息化背景下的文书档案管理创新[J].中国管理信息化，2018，21（24）：185-186.

[3]冯静程，李增睿.信息化背景下文书档案管理工作初探[J].城市建设理论研究（电子版），2018（22）：196-197.

[4]伍永红.基于信息化背景的文书档案管理工作创新研究[J].城建档案，2019（01）：64-65.

[5]刘兆丽.信息化背景下行政事业单位档案管理工作创新探索[J].科技风，2019（13）：221.

[6]王洋.基于信息化背景的文书档案管理工作创新研究[J].现代商贸工业，2019，40（19）：60.