办公室文书档案收集与归档工作管理的实践探讨

何蔚玲

摘 要：随着经济水平的提高，社会各个领域都在不断发展，文书档案是一种记录事情的发生、过程以及结果的科学记载方式，作为单位管理中的重要一环，在行政单位与事业单位中，办公室文书档案的收集与管理的作用日益增长，在这个有了信息就有了价值资源的时代，其对单位与企业的影响也越来越大。本文对办公室文书档案收集与归档工作管理工作进行研究分析，探讨了文书档案收集与归档工作管理工作在整个企业单位管理中的重要性，对文书档案收集与归档工作管理工作中存在的问题进行分析，并针对这些问题提出一些解决方案，为提高文书档案收集与归档工作管理水平提供一点帮助，提高单位的管理水平。

关键词：办公室;文书档案收集;归档工作管理

实践各种事业单位、企业的运转枢纽都是办公室，办公室是整个事业单位管理信息、处理信息以及交流信息的中心，其作用不可忽视。办公室文书档案收集与归档工作通常是指记录、收集归档、管理以及维护重要数据与事项文件的工作，做好这项工作可以为企业单位的运转决策提供很多帮助，但是由于随着时间积累，工作量不断增加，并且随着科学技术的不断发展，互联网信息技术的普及，收集信息的渠道也更加丰富多样。因此新时代的办公室文书档案收集与归档工作相比于传统的办公室文书档案收集与归档工作更加具有挑战性。办公室文书档案收集与归档工作管理工作直接关系到整个企业单位的工作效率与质量，所以我们要从不同方面入手来提高办公室文书档案收集与归档工作的效率与质量。本文对办公室文书档案收集与归档工作管理工作进行研究分析，探讨了文书档案收集与归档工作管理工作在整个企业单位管理中的重要性，对文书档案收集与归档工作管理工作中存在的问题进行分析，并针对这些问题提出一些解决方案，为提高文书档案收集与归档工作管理水平做一点贡献。

1 办公室文书档案收集与归档工作的重要性

根据大量企业单位的发展情况来看，其中办公室文书档案收集与归档工作对其有非常重要的作用，是一个企业单位是否健康、可持续发展的关键。办公室文书档案收集与归档工作的重要性主要体现在3个方面。首先企业单位开展后续工作的基础就是办公室文书档案收集与归档工作，在实际工作中，只有先开展文书档案收集与归档工作，然后才能根据其结果来开展下一步工作。所以开展文书档案收集与归档工作是非常有必要的;其次，文书档案收集与归档工作是企业单位发展的总结与记录，比较重要的活动历程都会记录在册，这样有利于建设企业自身的文化;最后，要想提高企业单位的工作效率就必须提高文书档案收集与归档工作水平，因为办公室文书档案收集与归档工作作为企业单位开展工作的基础，可以将信息收集、整理难度有效降低，使企业单位更好开展工作。要想使文书档案的价值可以得到最大程度的利用就必须提高对文书档案的管理水平，但是目前在很多单位内都并没有重视办公室文书档案管理，因为文书档案管理工作的技术性与专业性，随着时代发展会在企业单位中发挥更大的作用，提高文书档案的收集管理工作水平，不仅可以提高企业单位的管理水平，更有利于整个社会的持续发展呢。办公室文书档案收集与归档工作的有效开展在一定程度上可以使企业单位的运转更加合理、有效，所以在企业管理中一定要重视办公室文书档案收集与归档工作。

2 办公室文书档案收集与归档工作存在的问题

2.1 开展工作力度小

近年来虽然大部分的企业单位都开始重视起办公室文书档案收集与归檔工作，然而在实际管理工作中，办公室文书档案收集与归档工作管理力度还是较小，还有部分企业单位都只是开展了文书档案的工作，但是却没有一个科学合理的监督体系与操作规范。这样不仅会造成办公室文书档案收集与归档工作只是表面工作，还会使文书档案缺乏管理出现损伤。在办公室文书档案收集与归档工作开展中，难免会出现错误，但是由于缺乏相关的监督管理体系，不能够及时发现问题进行调整。

2.2 企业单位不够重视

目前在办公室文书档案收集与归档工作开展中，还有部分企业单位不够重视，很多企业的管理层都认为办公室文书档案收集与归档工作不重要，在提高企业单位的工作效率上作用不够明显，并且需要耗费大量的时间与人力。多种因素的影响下导致办公室文书档案收集与归档工作效率大幅度降低，基层工作人员也会更加不重视办公室文书档案收集与归档工作，这样在很大程度上限制了企业的自身发展。

2.3 缺乏现代化管理

随着科学技术的进步，信息技术与互联网技术已经在越来越多的领域开始应用，但是在文书档案管理中，大部分的企业单位仍然使用的纸质档案，不能够完全实施电子档案管理。在办公室文书档案收集与归档工作中实施科学合理的信息化管理，可以提高工作效率与工作质量，但是如果使用不恰当时，就会给办公室文书档案收集与归档工作带来不便。

3 改善办公室文书档案收集与归档工作的建议

3.1 加大工作开展力度

办公室文书档案收集与归档工作有各种各样的管理方式，但是要实现高效的管理文书档案就需要一个规范的管理体系。只有将办公室文书档案收集与归档工作规范化，这样才能使文书档案管理人员按照规定的流程开展工作，对重要的文书档案可以进行及时收集、整理，将办公室文书档案收集与归档工作质量进一步提高。办公室文书档案收集与归档工作的专业性较强，所以就需要专业人员来进行管理，并且文书档案管理工作比较繁琐，要求工作人员需要耐心与责任心，这样才能有效地对文书档案进行管理。所以企业要积极培养这方面的人才，提高文书档案管理人员的专业性、耐心与责任心。

3.2 加强工作重视

办公室文书档案都包括着企业单位的重要发展历程、管理条例以及相关规定，在很大程度上，办公室文书档案都会对企业的运行发展产生很大影响。因此企业单位管理层要加强对办公室文书档案收集与归档工作的重视。比如可以通过员工培训、开展文书管理活动等来提高企业单位对办公室文书档案收集与归档工作的重视。在开展相关活动的同时还有利于企业培养积极向上的企业文化。

3.3 实现信息化管理

目前，人们生活的方方面面都已经离不开互联网与信息技术，可以为人们的生活带来非常大的便利。在信息的传输、处理以及管理上信息技术可以非常高效地完成，所以将办公室文书档案收集与归档工作与信息化技术进行结合，可以大幅度提高办公室文书档案收集与归档工作的效率与质量。企业单位在实际管理中可以建立办公室文书档案收集与归档工作平台，在网上进行文书档案的管理工作，进一步提高工作效率。

4 结语

社会活动、企业单位活动等在很大程度上都可以在办公室文书档案上真实的反映出来，办公室文书档案收集与归档工作作为企业发展的基础，其有效开展可以提高整个企业单位的可持续发展。本文对办公室文书档案收集与归档工作管理工作进行研究分析，对办公室文书档案收集与归档工作在整个企业单位管理中的重要性进行探讨，分析了办公室文书档案收集与归档工作管理工作中存在的问题，并针对这些问题提出一些解决措施，促进我国文书档案收集与归档工作管理水平有效提高

参考文献

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